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COMO A UTILIZAÇÃO DO EXCEL SE ENCAIXA NAS EXIGÊNCIAS PARA O MERCADO DE TRABALHO?

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO............................................................................................................. 3 A EXIGÊNCIA DO EXCEL NA CONTRATAÇÃO.................................................. 5 AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO EXCEL................................................................ 8 AS PLANILHAS NO AMBIENTE DE TRABALHO............................................11 ALGUMAS FUNÇÕES QUE VOCÊ PRECISA DOMINAR.............................. 14 A MANEIRA DE SE TORNAR UM EXPERT EM EXCEL................................. 19 CONCLUSÃO............................................................................................................. 22 SOBRE O GRUPO IMPACTA TECNOLOGIA.................................................... 24

INTRODUÇÃO

INTRODUÇÃO

Outra competência bastante exigida pelos empregadores, e que pode ser o diferencial na hora da seleção de emprego, é a habilidade no uso do Excel. O software da Microsoft é tão conhecido e valorizado no ambiente empresarial que mesmo que você não saiba usá-lo, com certeza já ouviu falar nele!

INTRODUÇÃO Hoje em dia, para conseguir uma boa oportunidade no mercado de trabalho, você já sabe que precisa atender a alguns pré-requisitos gerais, como ter fluência em segunda língua, ser proativo e ter muita dedicação no que faz, por exemplo.

Nós sabemos da importância do domínio dessa ferramenta para entrar ou mesmo permanecer no mercado de trabalho. Por isso, preparamos este e-book com tudo o que você precisa saber sobre o Microsoft Office Excel, incluindo: dicas de uso, principais funções e como o programa pode contribuir para o trabalho de empresas e pessoas em todo o mundo. Esperamos que seja útil para você! 4

A EXIGÊNCIA DO EXCEL NA CONTRATAÇÃO

A EXIGÊNCIA DO EXCEL NA CONTRATAÇÃO

A EXIGÊNCIA DO EXCEL NA CONTRATAÇÃO Não é segredo para ninguém que o cenário de mercado exige cada vez mais eficiência, precisão e agilidade das empresas nos processos internos. Por isso, mesmo as empresas que utilizam softwares mais complexos no ambiente de trabalho acabam fazendo uso do pacote Office, e especificamente do Excel, para organizar, controlar e armazenar informações sobre atividades essenciais aos negócios.

E não é para menos, já que o Excel é um programa voltado para a criação e para a edição de planilhas eletrônicas — ou seja, tabelas —, que podem facilitar e muito operações mais complicadas de uma empresa. Em vez de resolver operações gigantes na calculadora, ou mesmo com lápis e papel, é possível encaminhar cálculos complexos no Excel em uma questão de segundos! Daí que o domínio do Excel acaba sendo prérequisito para a inserção no mercado de trabalho, não apenas no setor financeiro (embora também seja muito útil nessa área), mas em oficinas, consultórios, vendas por atacado, academias, escolas, escritórios e estabelecimentos dos mais variados portes. Mas não se engane: qualquer pessoa pode fazer uma planilha básica no Excel, mesmo com pouca ou nenhuma experiência no assunto. Ao exigir o domínio do programa, os empregadores esperam um profissional atento, meticuloso, dinâmico, organizado e que dê valor aos detalhes. 6

A EXIGÊNCIA DO EXCEL NA CONTRATAÇÃO Por outro lado, de nada adianta desenvolver o seu pensamento analítico se você não conhece todas as funcionalidades do Excel e quais são as suas contribuições para o ambiente de trabalho. Mas calma: vamos falar mais sobre isso a seguir.

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AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO EXCEL

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO EXCEL A tela principal do Excel, a exemplo das tabelas tradicionais, é formada por linhas (numeradas de 1 até infinito) e colunas (que vão de A a Z, e em seguida de AA a ZZ). Aos quadrados da tabela dá-se o nome de célula, e cada célula é nomeada de acordo com a linha e com a coluna onde se encontra. Por exemplo, uma célula que está na junção da coluna F com a linha 9 recebe o nome de “F9”.

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO EXCEL Muito bem. Você já sabe que o Microsoft Office Excel é um programa do Pacote Office que permite criar e editar planilhas eletrônicas dos mais variados tamanhos.

Até aqui, o Excel não é muito diferente das planilhas que você já tenha visto. A diferença está nas ferramentas que o programa traz com ele, e que permitem desde cálculos simples, como soma e subtração automáticas, até operações mais complexas, como desenho de gráficos e conversão rápida de valores. Justamente por todas as suas funcionalidades, o Excel é considerado um programa bastante versátil, podendo servir como calculadora, ferramenta para criação de gráficos a partir de informações existentes, conversor de valores e principalmente como banco de dados para gestão de aspectos financeiros e operacionais de um negócio. 9

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO EXCEL

Veja abaixo outras funções práticas do Excel: »»

Visualizar mais de uma planilha simultaneamente;

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 riar ranking de valores — muito útil caso você queira descobrir quais produtos venderam C mais ou foram mais bem avaliados pelos clientes, por exemplo;

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Criar painéis de gráficos (Dashboards) que se atualizam automaticamente;

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 fetuar cálculos financeiros complexos — com o Excel, é possível calcular o Valor Presente E Líquido (VPL) e até mesmo o tempo de retorno de investimento (Payback);

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Gravar funções recorrentes para que sejam executadas de forma automática. Agora que você já conhece o programa e tem uma ideia das suas funções principais, fica mais fácil entender como ele pode contribuir para a organização e para o desempenho dos processos de uma empresa, certo? No tópico a seguir, vamos explicar em detalhes como utilizar o Excel para otimizar o ambiente de trabalho.

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AS PLANILHAS NO AMBIENTE DE TRABALHO

AS PLANILHAS NO AMBIENTE DE TRABALHO

AS PLANILHAS NO AMBIENTE DE TRABALHO De modo geral, montar planilhas bem estruturadas facilita muito na organização, no controle e na interpretação dos dados referentes a um negócio. Por isso mesmo, o Excel é muito utilizado na gestão financeira e operacional de empresas de todos os portes, facilitando processos, reduzindo chances de erro e aumentando a produtividade do ambiente de trabalho.

Um estabelecimento que trabalha com a comercialização de produtos ou serviços pode desenvolver planilhas com dados sobre a mercadoria em estoque, vencimento dos prazos de entrega, avaliação dos clientes, fluxo de caixa, validade de produtos e cadastro de fornecedores e clientes, por exemplo. Bastante prático, não acha? Seguindo a linha de gestão de pessoas, uma outra ideia é montar planilhas que organizem os funcionários por categorias, como gênero, faixa etária, remuneração, férias, benefícios, ou mesmo criar um ranking de cada departamento da empresa de acordo com seu desempenho. Na área de finanças, o Excel pode ser um verdadeiro facilitador na hora de calcular os impostos, mapear e controlar os gastos, evitar dívidas, registrar e gerenciar o fluxo de caixa, fazer projeções de pagamentos e otimizar ainda mais o gerenciamento financeiro de uma empresa. Ufa! 12

AS PLANILHAS NO AMBIENTE DE TRABALHO Já viu que são muitas as aplicações do Excel no ambiente empresarial, não é? Na sequência, vamos ensinar quais são as funções que você precisa dominar para utilizar o programa com eficiência no seu trabalho.

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ALGUMAS FUNÇÕES QUE VOCÊ PRECISA DOMINAR

ALGUMAS FUNÇÕES QUE VOCÊ PRECISA DOMINAR

SOMA Vamos supor que você queira somar todos os valores da planilha entre B1 e B13. Nesse caso, comece clicando em uma célula à sua escolha, que vai exibir o valor total, digite o sinal de igual (=) e então a palavra “SOMA”. Na sequência, entre parênteses, digite os valores a serem somados, divididos por dois pontos (:). A fórmula vai ficar desse jeito:

ALGUMAS FUNÇÕES QUE VOCÊ PRECISA DOMINAR Agora vamos ao que interessa: como montar planilhas organizadas, precisas e eficientes no Microsoft Office Excel! Para isso, você vai precisar dominar bem algumas das principais funções do programa. São elas:

=SOMA(B1:B13) Com essa fórmula, o Excel vai somar automaticamente todos os valores contidos entre B1 e B13. Claro, também é possível realizar essa conta manualmente, digitando no espaço superior do programa todas as células a serem somadas — ou seja, “=B1+B2+B3...” — mas isso pode ser bastante trabalhoso no caso de operações maiores. Já pensou se você tiver que somar diversos valores de uma só vez? 15

ALGUMAS FUNÇÕES QUE VOCÊ PRECISA DOMINAR Você também pode selecionar todas as células a serem somadas manualmente, mas não esqueça de incluir o símbolo de igual (=) no campo superior.

Da mesma forma, caso queira dividir o valor de B1 por B13, troque o asterisco (*) pelo sinal de divisão (/). Nesse caso, a fórmula será:

SUBTRAÇÃO, MULTIPLICAÇÃO E DIVISÃO

=(B1/B13)

A função de subtração segue a mesma lógica que a anterior, mas com uma pequena alteração na fórmula. Retire a palavra “SOMA” e, em vez dos dois pontos (:), adicione o sinal de subtração (-) entre as células a serem subtraídas. Ou seja, se você quiser subtrair o valor de B13 da célula B1, você vai montar a fórmula dessa maneira: =(B1 - B13) O mesmo raciocínio é aplicado às funções de multiplicação e de divisão. Se você quiser multiplicar as células B1 e B13, por exemplo, basta substituir o sinal de subtração (-) pelo asterisco (*). A fórmula fica assim: =(B1*B13)

MÉDIA Em algum momento, você pode precisar fazer a média entre dois ou mais valores contidos na sua planilha. Antes de gastar tempo somando e dividindo todas as células, saiba que existe uma função específica para isso! Seguindo os exemplos anteriores, vamos supor que você queira fazer a média dos valores contidos entre B1 e B13. Nesse caso, você só precisa digitar o sinal de igual (=), a palavra “MÉDIA” e então selecionar a primeira e a última célula do intervalo a ser calculado (nesse caso, B1 e B13), dividindo os nomes com dois pontos (:). A fórmula fica assim: =MÉDIA(B1:B13) 16

ALGUMAS FUNÇÕES QUE VOCÊ PRECISA DOMINAR Tal como na fórmula de soma, é possível adicionar todas as células envolvidas na média manualmente, digitando os valores no campo superior — por exemplo, “=MÉDIA(B1;B2;B3...)” —, mas isso é bastante desvantajoso caso você queira calcular a média de um grande intervalo de valores.

MÁXIMO E MÍNIMO Máximo é uma função utilizada para determinar qual é o maior valor entre todos os que estão contidos em um determinado intervalo de números. Como exemplo, vamos usar o intervalo entre B1 e B13. Para isso, você vai precisar da fórmula: =MÁXIMO(B1:B13) ou =MAX(B1:B13) Essa função pode ser aplicada em uma planilha

de vendas, por exemplo, para identificar qual foi o produto mais comprado pelos clientes. Mas caso você queira descobrir qual foi o produto menos comprado, vai precisar de uma função chamada Mínimo... Então, se você quiser determinar qual é o menor valor contido no intervalo numérico entre B1 e B13, deve usar a fórmula: =MÍNIMO(B1:B13) ou =MIN(B1:B13)

CONTAR VALORES Em se tratando de Excel, é bastante comum que você se depare com planilhas imensas, como as que catalogam todos os produtos vendidos por um estabelecimento. Mas e se você quisesse descobrir qual é o total de produtos vendidos, de um intervalo de milhares? 17

ALGUMAS FUNÇÕES QUE VOCÊ PRECISA DOMINAR

ALGUNS ATALHOS ÚTEIS É simples: basta utilizar a função de Contar Valores e determinar quantos valores estão contidos em determinado intervalo (ou seja, seguindo o exemplo, todos os produtos vendidos pelo estabelecimento). O detalhe é que essa função considera como valores qualquer conteúdo contido pelas células, seja ele texto ou número. Para seguir os exemplos anteriores, vamos imaginar que os produtos vendidos pelo estabelecimento estão na coluna B da planilha. A fórmula então seria a seguinte: =CONT.VALORES(B1:BN) Assim, “BN” corresponde à última célula disponível na coluna selecionada, ou seja, o último da lista total de produtos vendidos pelo estabelecimento.

CTRL + ( — Este comando permite ocultar linhas selecionadas. Serve para visualizar dados afastados na planilha, por exemplo; CTRL + ) — Semelhante ao atalho explicado acima. Mas nesse caso, o comando oculta colunas, e não linhas; CTRL + SHIFT + $ — Este atalho permite que você coloque determinado valor em formato de moeda. Ou seja, aplica o símbolo escolhido (nesse caso, $) e adiciona duas casas decimais ao valor selecionado; CTRL + D — Faz com que todas as células de uma linha apresentem o mesmo valor. Para isso, basta selecionar a célula que contém o valor a ser repetido, as células vazias e digitar o comando; CTRL+SHIFT+ # — Com este comando, você adiciona data ao arquivo (dia, mês e ano).

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A MANEIRA DE SE TORNAR UM EXPERT EM EXCEL

A MANEIRA DE SE TORNAR UM EXPERT EM EXCEL Após muito tempo de uso, treinamento constante e estudo das funcionalidades do programa, você certamente vai desenvolver bastante habilidade no uso do Excel. Mas lembre-se que o domínio do Pacote Office, e especificamente do Microsoft Office Excel, é um dos principais pré-requisitos para a maioria das vagas no mercado de trabalho. Então, se você ainda não aprendeu como usá-lo, está na hora de resolver isso!

A MANEIRA DE SE TORNAR UM EXPERT EM EXCEL Após muito tempo de uso, treinamento constante e estudo das funcionalidades do programa, você certamente vai desenvolver bastante habilidade no uso do Excel.

Uma solução prática, imediata e eficiente é optar por cursos de formação voltados para o uso do Excel, com currículos que abordem desde os tópicos mais básicos, como criação de planilhas, gráficos e fórmulas, até aspectos mais avançados, como conceitos de programação, lógica e manipulação de Dashboards. A principal vantagem dos cursos de formação específicos em relação ao aprendizado individual é que eles podem apresentar o conhecimento de forma integrada e prática, com especialistas no assunto orientando o uso do programa de acordo com as suas necessidades. 20

A MANEIRA DE SE TORNAR UM EXPERT EM EXCEL Além disso, você vai ter como comprovar que tem domínio no uso do Excel — o que vai valorizar o seu currículo e abrir uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes em qualquer processo de seleção no mercado de trabalho. Vale a pena considerar esse investimento, não acha?

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CONCLUSÃO

CONCLUSÃO E não se esqueça: os empregadores não buscam apenas domínio técnico e teórico em um profissional, mas também a capacidade de organização, de análise, de flexibilidade e de dinamismo na realização das tarefas essenciais. Bom estudo!

CONCLUSÃO Com a leitura desse e-book, esperamos que você já compreenda o básico sobre o uso do Microsoft Office Excel, suas funções e utilidades no ambiente de trabalho. Agora é com você: estude as fórmulas, funções e atalhos (são mais de trezentos!) e exercite constantemente a sua aplicação nos diversos contextos do dia a dia e da sua profissão. 23

SOBRE O GRUPO IMPACTA TECNOLOGIA

Conhecimento sem limites: desde 1988, essa é a mentalidade que rege a missão do Grupo Impacta Tecnologia no treinamento de profissionais especializados e preparados para assumir posições de liderança nos mercados de TI, Gestão e Design. Oferecemos mais de 300 treinamentos e 40 certificações, que formam o portfólio de cursos especializados em tecnologia e mercado digital mais completo da América Latina, fundamentado na expertise de um grupo educacional pioneiro e instrutores altamente qualificados. A Editora Impacta, que produz todo material didático dos cursos, desenvolvido e atualizado constantemente em parceria com profissionais atuantes no mercado, é responsável por uma metodologia de ensino considerada como referência pela ABTD e entidades de Recursos Humanos. Saiba mais em www.impacta.com.br.