Módulo I - Curso Assistente Virtual

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Curso online Como Ser Assistente Virtual Módulo I Criado por Camile Just

Sua Nova Profissão

Nesse primeiro capítulo vamos falar sobre o mercado de assistência virtual e  as áreas de atuação. E também já começar a criar seu novo trabalho, olhando de perto as habilidades e recursos necessários para trabalhar como assistente virtual. É importante que você, durante ou após a leitura, faça os exercícios e utilize o material de apoio que está na área de membros.  É mão na massa para fazer acontecer! E lembre-se que temos um encontro semanal para que eu te acompanhe e ajude nessa caminhada!   Um abraço,  Camile.

MERCADO MERCADO EE ATUAÇÃO ATUAÇÃO Um Assistente Virtual é um profissional que presta serviços administrativos, financeiros, comerciais e de secretariado, dando apoio técnico aos donos de empresas, empresários e outros profissionais ocupados. Os Assistentes Virtuais trabalham em seus próprios escritórios e com seus próprios equipamentos e ferramentas. Ele pode ajudar com qualquer tarefa ou projeto que é feito geralmente por profissionais internos, com a vantagem de que estará totalmente focado na demanda do cliente, sempre atualizado e utilizando as ferramentas mais eficientes para cada tarefa. Além disso, o cliente paga pelo serviço contratado, sem gastos e riscos trabalhistas.

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A terceirização de tarefas administrativas está se tornando uma ótima alternativa para as pequenas e médias empresas. Além de economizar em encargos trabalhistas, benefícios e no próprio espaço de trabalho, as empresas estão cada vez mais em busca da otimização de recursos. O Brasil está vivendo um boom de empreendedorismo. São muitas pessoas deixando o mercado de trabalho tradicional e abrindo seus negócios. Todas elas precisam de apoio administrativo e de outros tipos.  Além das pequenas e médias empresas e empreendedores individuais, os profissionais liberais como arquitetos, médicos, blogueiros e youtubers também precisam de apoio para o seu trabalho e sua vida pessoal.

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Quais as razões do crescimento desse mercado? Contratando um Assistente Virtual não se tem gastos com estrutura de trabalho, equipamentos e treinamentos. Não se tem gastos com encargos e benefícios trabalhistas. Além de pagar exatamente pelo serviço contratado, se tem um profissional focado e comprometido com a demanda. Não é preciso se preocupar com horário de trabalho, atrasos e produtividade, uma vez que terceirizando os serviços se combinam as datas e formas de entrega de cada trabalho.

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Como um Assistente Virtual pode ajudar empresas e empreendedores?

Trabalhando em seus escritórios baseados em casa ou coworkings e fazendo uso da Internet, Assistentes Virtuais são capazes de oferecer às pequenas e médias empresas uma qualidade de suporte administrativo com estrutura de grandes empresas, o que transmite confiança para parceiros, clientes e fornecedores.  Os Assistentes Virtuais podem assumir aquelas tarefas que consomem muito tempo do empreendedor por serem muito operacionais, por não serem o forte dele ou mesmo por ele não gostar de fazê-las, desse modo essas tarefas são transferidas para um profissional com o conhecimento e as habilidades necessárias para entregar resultados com agilidade e eficácia. Assim, o empreendedor ganha mais tempo e tranquilidade para focar na essência do seu negócio e nas tarefas que realmente vão contribuir para atingir  suas metas. Todos o direitos reservados / Como Ser Assistente Virtual

Vou dar alguns exemplos reais de clientes meus, assim fica mais claro! Loja de Empadas: Eram duas sócias, uma delas cuidava da cozinha e a outra do atendimento. Não tinham a menor ideia de quanto gastavam e se estavam mesmo tendo lucros. Me contrataram para fazer o controle financeiro. Eu colocava em um sistema todos os gastos, controlava os recebimentos de cartão e a cada semana enviava um relatório geral sobre o desempenho do negócio. 

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E-commerce: Minha cliente tinha um ecommerce de brinquedos e estava cansada de contratar funcionárias, dar todo o treinamento e depois ter problemas de comprometimento e produtividade - isso se repetiu várias vezes.  Me contratou e eu entrava os novos produtos, colocava as ofertas no ar e respondia os comentários de clientes. 

Consultor do Sebrae: Meu cliente fez uma pesquisa para o Sebrae e não queria gastar o tempo dele subindo os dados para o sistema. Me contratou e eu entrei todos os dados da pesquisa pra ele. Todos o direitos reservados / Como Ser Assistente Virtual

Marca de cosméticos: Dois sócios criaram uma marca de cosméticos masculinos, nenhum deles tinha talento para vendas. Eu fazia ligações para as lojas que onde eles queriam vender, marcava reuniões e mandava por e-mail uma apresentação dos produtos.  

Dona de casa: Aos 70 anos minha cliente diz que já não tem paciência e energia para algumas coisas. Então faço pra ela: mudança de plano de telefonia, recuperação de senha de aplicativos, orçamentos para compra de materiais da reforma da casa, configuração de email, facebook e outras redes sociais. 

No Módulo 03 do curso vamos ver em detalhe como e com quais ferramentas eu faço cada um desses processos! Todos o direitos reservados / Como Ser Assistente Virtual

ÁREAS ÁREAS DE DE ATUAÇÃO: ATUAÇÃO: SERVIÇOS SERVIÇOS QUE QUE VOCÊ VOCÊ PODE PODE PRESTAR PRESTAR COMO COMO ASSISTENTE ASSISTENTE VIRTUAL VIRTUAL São muitos os serviços que você pode oferecer aos seus clientes. Na hora de escolher quais serviços prestar é importante levar em conta suas habilidades, seu conhecimento e seu gosto pessoal. Vou colocar aqui alguns exemplos, mas as possibilidades são infinitas.

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Administrativos e Financeiros

Prospecção, follow up de clientes e pósvenda, gestão de clientes e fornecedores, criação de apresentações em Power Point, cadastro de clientes, análise de crédito e documentação, higienização de dados, mala direta, planejamento de eventos, agendamento de reuniões, consultas, compromissos, compras...

Alimentação de sistemas, e-commerce, planilhas, controle financeiro, fluxo de caixa, contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, pesquisas em geral, confirmação de presença e RVSP, gestão de e-mails, mídias sociais, acompanhamento de entregas, solicitação de fretes, análise de perdas, avarias, transcrição e legenda de Webnários, revisão de textos entre outros.

Comerciais e Relacionamento Todos o direitos reservados / Como Ser Assistente Virtual

Assistente Pessoal Assistência pessoal para organização e execução de tarefas diversas como agendamentos, lembrete de compromissos e datas especiais, organização de contas pessoais (a pagar e a receber), atualização e cancelamento de serviços como telefonia e internet, TV a cabo, companhias aéreas, seguros. Orçamento, reserva e compra de passagens, hotéis, restaurantes e outros, controle de milhagens, locação de carros, auxílio na busca e contratação de serviços domésticos como eletricista, encanador, jardineiro e paisagista, lavanderia e limpeza.

Serviços de marketing digital Responder comentários de redes sociais, realizar contatos com prospects no WhatsApp, agendar publicações no Facebook e Instagram, editar vídeos para as redes sociais, cirar conteúdos para as redes sociais, criar roteiros para vídeos, procurar parceiros estratégicos para redes sociais, responder e-mails.

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EXERCÍCIO EXERCÍCIO Observando essas sugestões, faça uma lista de serviços que gostaria de prestar:

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Recursos Recursos ee Habilidades Habilidades Para começar a trabalhar como Assistente Virtual você não precisa fazer grandes investimentos. Aliás, o básico você já deve até ter: computador, internet e telefone.Outros recursos necessários (mas não essenciais) são cartão de visitas, e-mail corporativo, impressora, scanner, site, softwares, plataformas e programas de apoio para prestar seus serviços. Por enquanto foque nos recursos que você já tem. Os demais você vai conseguindo de acordo com as necessidades de cada momento.

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Olhando para si mesmo: comportamentos e habilidades

Para trabalhar como Assistente Virtual é preciso ter algumas habilidades comportamentais, independente dos serviços você irá oferecer, mas não se preocupe se você ainda não possui algumas delas, pois o importante é reconhecer os pontos que você precisa trabalhar para desenvolvê-las.  Com esforço e dedicação você poderá melhorar seus pontos fracos e alcançar a excelência!  Vamos a elas:

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ORGANIZAÇÃO

É uma habilidade importantíssima para um Assistente Virtual. Você precisa ser capaz de gerir o seu tempo e organizar sua agenda já que para que o seu negócio seja bem sucedido  você normalmente vai trabalhar para mais de um cliente. Assim, você precisa ser capaz de gerenciar suas tarefas de forma adequada porque não tem apenas uma pessoa a quem se reportar, você tem várias e todas elas estão te pagando para você fazer o seu trabalho. Mantenha uma lista de tarefas dos projetos em que está trabalhando e agende um intervalo de tempo para cada uma delas. Também não esqueça de agendar tempo para divulgar o seu negócio, criar relacionamento com possíveis clientes, além de manter os antigos. Você deve tratar o seu negócio como se fosse um de seus clientes!! Para nossa sorte, existem várias ferramentas (muitas gratuitas) que nos auxiliam nessa gestão. Consulte o material de apoio na área de membros.

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CONHECIMENTO É muito importante! Você precisa realmente conhecer e ter habilidade para os serviços que está oferecendo. Se tiver experiência e vivência com trabalhos administrativos, financeiros e comerciais, melhor ainda. Se não tiver nem experiência, nem conhecimento, vai ter que correr atrás para se especializar nos serviços que quer prestar. O sucesso do seu negócio depende disso. Você precisa entregar o que promete!  No caso de querer entrar nesse ramo sem ter conhecimento prévio, recomendo que você se capacite nas áreas que quer trabalhar e comece prestando serviços para amigos e conhecidos,  cobrando pouco ou mesmo nada, pois isso vai te trazer experiência e segurança. 

Você pode ser um Assistente Virtual generalista ou oferecer serviços especializados, realmente não importa, porque desde que você trabalhe com tarefas em que você é hábil, todos estarão felizes. Muitas pessoas têm mais habilidades em sua “caixa de ferramentas” do que percebem. Na área de membros você vai encontrar algumas ferramentas para mapear suas habilidades e conhecimentos. Use essas ferramentas para perceber os pontos que você precisa desenvolver. Planeje-se e programe um tempo na sua agenda para o seu desenvolvimento, para estudar processos e conhecer ferramentas que facilitem seu trabalho! Também no anexo há uma lista com várias ferramentas que utilizo e muitas outras para você conhecer. Todos o direitos reservados / Como Ser Assistente Virtual

DISCIPLINA E LIMITES Quanta autodisciplina você tem? Você será seu próprio chefe, literalmente. Você precisará definir seus horários e cumpri-los. Você poderá trabalhar em torno de sua programação familiar, mas precisará ter certeza de que seus compromissos pessoais não vão  interferir no seu negócio e na relação com seus clientes. Você também precisará definir limites para si mesmo, sua família e seus clientes. Deverá cuidar para não se distrair enquanto faz networking ou pesquisas pela internet….quando menos perceber você poderá estar curtindo as fotos de parentes no facebook ou lendo matérias que não tem a ver com o seu trabalho, ou seja, perdendo tempo do seu dia. Como já falei, é importante separar um horário para fazer seu negócio crescer, mas é preciso ter muito cuidado com as armadilhas. Todos o direitos reservados / Como Ser Assistente Virtual

CONTROLE FINANCEIRO Controle Financeiro: Você precisará se acostumar a ter planejamento e controle do seu dinheiro.  Seguem algumas perguntas básicas: Qual o mínimo que você precisa ganhar?   Por quanto tempo você consegue se manter até seu negócio engrenar?   Quanto você quer ganhar por mês? Essa pergunta vai te ajudar a precificar seus serviços.  Quanto você pode investir?   Desde o início do seu trabalho como Assistente Virtual é preciso acostumar-se a anotar suas despesas com o trabalho e separar os gastos pessoais.  É interessante estipular metas, tanto de receitas quanto de gastos e analisar como está indo com relação às mesmas.

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ATITUDE PROATIVA Essencial tanto para você conseguir novos clientes como para manter os que já possui.  Ser um Assistente Virtual proativo é entender que o sucesso dos negócios dos seus clientes é também o sucesso do seu negócio! É agir como parceiro, não como um simples contratado. Aos poucos, através de networking (presencial ou online) você irá criando uma rede de pessoas ao seu redor. Sempre que possível faça conexões entre essas pessoas. Apresente quem você acha que pode ser útil, um potencial cliente ou ainda você pode precisar dos serviços de alguém.  Ao tomar uma atitude proativa e olhar para o crescimento dos negócios dos seus clientes e parceiros você estará aumentando sua reputação e fazendo seu próprio negócio prosperar. Se você é reativo em vez de proativo, você está agindo como um empregado. Esta é uma mudança de mentalidade que precisa ocorrer quando iniciar o seu negócio: você está sendo pago, mas não é um empregado.  Você é um empresário e um parceiro dos seus clientes. Faça essas perguntas a si mesmo: Quais são os seus pontos fortes? Onde você poderia usá-los? Seja honesto consigo mesmo. Todos o direitos reservados / Como Ser Assistente Virtual

I MPORTANTE: É imprescindível que você interaja na área de membros do curso e participem dos encontros online semanais. Isso torna maior seu aproveitamento do curso, fazendo com que seja ainda mais completo e satisfatório. Não deixe de nos acompanhar nas mídias:

@comoserassistentevirtual