Apostila Arquivologia - Darlan Eterno

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POLÍCIA FEDERAL ARQUIVOLOGIA Prof. Darlan Eterno

POLÍCIA FEDERAL

ARQUIVOLOGIA Prof. Darlan Eterno

POLÍCIA FEDERAL Edital

ARQUIVOLOGIA: 1 Arquivística: princípios e conceitos. 2 Gestão da informação e de documentos. 2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 4 Preservação e conservação de documentos de arquivo. 5 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. BANCA: CESPE CARGO: Escrivão

POLÍCIA FEDERAL Sumário

1. Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09 2. Arquivos – Conceitos e Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09 3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 4. Classificação dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5. Teoria das Três Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 7. Empréstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 8. Arquivos Intermediários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 9. Arquivos Permanentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 10. Preservação de Documentos Digitais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 11. Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 12. Órgãos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 13. Recortes da Legislação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Questões. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Arquivologia

ARQUIVOLOGIA 1. INTRODUÇÃO A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas procuravam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc. Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de reprodução e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, influenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivística cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

2. ARQUIVOS – CONCEITOS E DEFINIÇÕES Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91). Assim sendo, pode-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características: Características dos documentos de arquivo

Definição

Naturalidade

os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

Imparcialidade

está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Segundo essa característica, os documentos de arquivo não nascem da vontade humana, mas sim da imposição administrativa que motiva a sua criação

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Autenticidade

os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. Refere-se a qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade está relacionada aos aspectos formais de criação e manutenção dos documentos.

Inter-relacionamento

os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de um conjunto orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

Unicidade

cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em provas, quais sejam: a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos. Exemplo: estantes e armários. b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo. Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas; c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos; Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba Arquivo Público do Estado de Goiás e Arquivo Nacional.

2.1. Finalidade dos Arquivos Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.

2.2. Função dos Arquivos A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

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2.3. Classificação dos Arquivos a) Natureza dos documentos Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

b) Extensão Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

c) Estágios de evolução Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira: a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em: a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

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Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também podem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arquivos, segue abaixo, quadro resumo:

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos Classificações dos arquivos

Definição/Exemplos

Entidade Mantenedora

Publico ou Privados

Estágios de Evolução

Corrente Intermediário Permanente

Extensão ou Abrangência

Setorial ou Central/Geral

Natureza dos Documentos

Especial Especializado

2.4. Princípios Arquivísticos A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.

(A) Princípio da organicidade A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais.

(B) Princípio da unicidade Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

(C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos) Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

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(D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade) Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

(E) Princípio da pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

(F) Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.

(G) Territorialidade (Proveniência Territorial) Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos

3. ARQUIVOS X BIBLIOTECAS Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:

Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca Características

Arquivo

Biblioteca

Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares

Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Ou seja, em regra os documentos de arquivos possuem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas nesta operação.

Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exemplares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.

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Entrada de documentos

Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição.

Os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta e doação.

Tipo de conjunto

Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem.

Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo.

Finalidade (origem)

funcional, administrativa

cultural, técnica e científica.

Tipo de Classificação

Baseia-se nas atividades da instituição

Utiliza-se de procedimentos predeterminados

4. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gênero: •• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios; •• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: cd’s de música, fitas K7; •• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis; •• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas videomagnéticas; •• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos; •• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela; •• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

b) Quanto à natureza do assunto: •• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso. •• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

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c) Quanto à espécie: Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.

d) Quanto ao tipo (tipologia) De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo: Espécie Documental Documental

Função (Atividade)

Tipologia

Boletim

Ocorrência

Boletim de Ocorrência

Certidão

Nascimento

Certidão de Nascimento

5. TEORIA DAS TRÊS IDADES É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

Valores Documentais O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).

Idades Documentais a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros setores da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

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b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por documentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente. c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documentos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor histórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os documentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo – Teoria das Três Idades Valor Secundário

Valor Primário

Arquivo Corrente

*Transferência

Arquivo Intermediário

*Recolhimento

Arquivo Permanente

*Recolhimento

Operações de destinação: *transferência: passagem de documentos à fase intermediária *recolhimento: passagem de documentos à fase permanente

6. ARQUIVOS CORRENTES Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.

6.1. Protocolo Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.

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6.1.1. Rotinas de Protocolo Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades: •• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. •• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. •• autuação: refere-se a criação de processo. •• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento. •• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos. •• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.

6.1.2. Procedimentos Administrativos Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada correspondência.

6.1.2.1. Processo 6.1.2.1.1. Definição Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

6.1.2.1.2. Abertura (atuação) Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos

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e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas. A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado.

6.1.2.1.3 Operações A) Desentranhamento É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho, para registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

B) Desmembramento É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.

C) Juntada È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação. Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios. No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

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Processo Principal

Processo Acessório

Aquisição de Material

Prestação de Contas

Licença sem vencimentos

Cancelamento de Licença

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Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.

D) Desapensação Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).

6.2. Classificação Arquivística A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.

Plano de classificação Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação. Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal Modelo de Plano de Classificação 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

6.3. Arquivamento O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem.

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Operações de Arquivamento Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento: •• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento. •• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante. •• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados. •• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores. •• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos. •• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Métodos de Arquivamento Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos. Pode-se dividi-los em duas classes: a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abordará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros.. •• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras recebe uma cor específica. Ex: sequência a,b,c,d,.............prata sequência e,f,g,h,..............ouro b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. •• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.

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•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade. •• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal. os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

Simples Cronológico

utiliza número e data como forma de localização da informação. os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

Dígito-terminal

•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-se em: •• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica. Dicionário

Enciclopédico

•• Assuntos isolados são dispostos alfabe- •• Assuntos correlatos são agrupados sob ticamente conforme a seqüência das letítulos gerais e dispostos alfabeticamentras te. Exemplo: Sistemas de arquivos Sistemas de biblioteca Sistemas de processamento de dados Venda de publicações

Exemplo: Sistemas de arquivos de bibliotecas de processamento de dados Venda de publicações

•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo. Decimal •• Expansão limitada de classes (10),

Duplex •• Expansão ilimitada de classes,

•• As subdivisões são representadas por •• As subdivisões são representadas por “pontos”. “traços”. Ex: 211 Cursos 211.1 Extensão 211.2 Formação

Ex: 2-1-1 Cursos 2-1-1-1 Extensão 2-1-1-2 Formação

•• Unitermo Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada.

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Sistemas de Busca A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxiliares. Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos. Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método alfanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.

6.4. Avaliação de Documentos Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos. A avaliação é uma atividade essencial para a gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. É o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da administração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessário. A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação

Tabela de Temporalidade Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de temporalidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte.

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A tabela de temporalidade possui as seguinte características:. •• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais documentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição; •• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores responsáveis pelos setores da instituição. •• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autoridade competente. •• ao prazos se baseiam na legislação em vigor. Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos.

Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO

DESTINAÇÃO FINAL

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIÁRIA

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

5 anos

9 anos

Guarda permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

OBSERVAÇÕES

7. EMPRÉSTIMO No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pastas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquivamento de documentos.

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8. ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumuladora; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produzidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazenamento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres.

Atividades Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades: •• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos enviados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas: •• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados •• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destinação estabelecida. •• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente •• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

9. ARQUIVOS PERMANENTES Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arquivístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos

Atividades Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanentes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são:

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•• •• •• •• ••

Arranjo Descrição Publicação Conservação Referência.

Arranjo Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura administrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quanto à sua forma, origem funcional e conteúdo

Descrição Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as informações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes instrumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo. Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o índice. •• guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Permite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta; •• inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica; •• catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação; •• catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geográfico. •• edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns documentos do fundo de arquivo. •• índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.

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As principais normas de descrição arquivística são: •• NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística •• ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística

Publicação Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessados e consultados pelo público.

Conservação de Documentos São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causados aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação. Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em: a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de insetos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos. Tipos de suportes Fotografias em preto e branco Fotografias em cor Registros magnéticos

Condições ambientais T 12°C +/- 1°C e UR 35% +/- 5% T 5°C +/- 1°C e UR 35% +/- 5% T 18°C +/- 1°C e UR 40% +/- 5%

b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (clipes, grampos e hastes de metal). c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros. Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.

Acondicionamento/Armazenamento de Documentos Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão as principais formas de se acondicionar tais documentos

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Acondicionamento e Armazenamento de Documentos Fotografias

Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico

Negativo

Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno

Documentos Convencionais (em papel)

Acondicionados em caixas e invólucros de papel neutro ou alcalino que devem corresponder às expectativas de preservação dos documentos.

Fita magnética (Áudio e vídeo)

Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em que são armazenados — de pé — e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina. Acondicionados em embalagens feitas com materiais que absorvam os choques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados. Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura e umidade O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático

Documentos de grandes formatos (mapas, plantas e cartazes)

Os documentos em grandes formatos devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados em tubos confeccionados em cartão alcalino e armazenados em armários ou gavetas As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação.

Técnicas de Conservação As principais técnicas de conservação são : a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó de borracha, pinceis e escovas macios. c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação. d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:

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•• encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração. •• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de celulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas. •• reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel; •• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.

Referência Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Entende-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros. A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realização de atividades culturais como cursos e palestras.

10.AUTOMAÇÃO 10.1 Alteração do suporte a) Microfilmagem É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como a preservação dos documentos originais. O microfilme, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos jurídicos do documento originalmente microfilmado, desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que “regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências”. Para serem microfilmados, os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe ressaltar que é obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. Estes exemplares serão mantidos em local distinto.

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Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, exceto aqueles considerados de valor permanente. Estes deverão ser mantidos no arquivo após passarem por esta alteração do suporte.

b) Digitalização A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas, reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execução das atividades administrativas. O processo constitui na captura de imagens analógicas para a conversão em formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na internet e intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários. Segundo a lei nº 12.682/2012 o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

10.2 Preservação de Documentos Digitais Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utilizados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses. Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar: a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original. b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa (atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois. c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.

10.3 e-ARQ Brasil O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/ recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Entende-se por SIGAD o um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

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O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. Segundo resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, um SIGAD deve ser caracterizado pelos seguintes requisitos: a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de b) documentos arquivísticos; c) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa; d) gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; e) implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);(...)

11. GESTÃO DE DOCUMENTOS A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for corretamente disponibilizado à administração que o produziu. A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos mesmos. A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas: •• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio. •• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recuperação da informação. •• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.

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Objetivos da Gestão de Documentos Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos, 1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos: •• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; •• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos; •• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; •• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico; •• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor •• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação

12. ÓRGÃOS /SISTEMAS DE ARQUIVO De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/sistemas de arquivo: a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal. “Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)” b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR. “O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. (Art. 1º do Decreto 4073/2002)” c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02. “O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)”

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13. RECORTES DA LEGISLAÇÃO

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e

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municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis

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DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

CAPÍTULO III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..) III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV – produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.

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RESOLUÇÃO Nº 40, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. RESOLVE: Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução. Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 5º A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida. § 1º A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento. § 2º A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

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LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO

III – registros das despesas; IV – informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI – respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I – gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III – proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. § 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo: I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II – registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros;

Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I – criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I DO PEDIDO DE ACESSO Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido con-

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ter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.

requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. (...)

§ 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet. § 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. § 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I – comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II – indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III – comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. § 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente. § 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio

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Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se: I – o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado; II – a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; III – os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV – estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. § 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias. § 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.

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§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35.

Seção II DA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO QUANTO AO GRAU E PRAZOS DE SIGILO Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I – pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; IV – oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII – pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII – comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II – secreta: 15 (quinze) anos; e III – reservada: 5 (cinco) anos. § 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. § 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação. § 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público. § 5º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: I – a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e II – o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em

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Seção IV DOS PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO, RECLASSIFICAÇÃO E DESCLASSIFICAÇÃO Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência: I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;

Seção V DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

CAPÍTULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 35. (revogado) (apenas o caput) § 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para: I – requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação; II – rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e III – prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24. § 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.

§ 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I – terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e (...)

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Questões

1. (CESPE – DPF – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo ( ) Certo   ( ) Errado

6. (CESPE – DPF – 2014) A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material de testemunhar as atividades que lhe deram origem. ( ) Certo   ( ) Errado

2. (CESPE – MI – 2013) O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo. ( ) Certo   ( ) Errado

7. (CESPE – STM – 2018) Os objetos encontrados nos arquivos são de vários tipos, incluindo os tridimensionais, que servem para entretenimento. ( ) Certo   ( ) Errado

3. (CESPE – TRE-PB – 2018 – ADAPTADA) Considera-se arquivo um conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de das atividades realizadas por pessoas físicas ou jurídicas. ( ) Certo   ( ) Errado

8. (CESPE – IBAMA – 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. ( ) Certo   ( ) Errado

4. (CESPE – ABIN – 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. ( ) Certo   ( ) Errado 5. (CESPE – TJ-RR – 2012) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes.

9. (Cespe – 2009 – DPF – Escrivão) As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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10. (CESPE – MDIC – 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes. ( ) Certo   ( ) Errado 11. (CESPE – CNJ – 2013) Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado. ( ) Certo   ( ) Errado 12. (CESPE – MI – 2013) Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de arquivo. ( ) Certo   ( ) Errado

15. (CESPE – MPU – 2013) Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras. ( ) Certo   ( ) Errado 16. (CESPE – MPU – 2010) Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras ( ) Certo   ( ) Errado 17. (CESPE – CADE – 2014) A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros.

13. (CESPE – EBC – 2011) Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado.

( ) Certo   ( ) Errado 18. (CESPE – ABIN – 2010)

( ) Certo   ( ) Errado 14. (Cespe – 2013 – PF – Escrivão) O arquivo do Departamento de Polícia Federal é constituído de todos os documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da missão institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com as orientações do Conselho Nacional de Arquivos. ( ) Certo   ( ) Errado

Classificação dos Documentos de Arquivo

Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. ( ) Certo   ( ) Errado 19. (CESPE – TJ-RR – 2012) Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. ( ) Certo   ( ) Errado

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20. (CESPE – DPU – 2016) Formulário é exemplo de tipo documental. ( ) Certo   ( ) Errado

Assertiva: Nessa situação, a criação desse arquivo geral deu-se em função da classificação dos arquivos pela natureza dos documentos ( ) Certo   ( ) Errado

21. (CESPE – MPU – 2013) A junção de uma espécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental. ( ) Certo   ( ) Errado

26. (CESPE – STF – 2013) Fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. ( ) Certo   ( ) Errado

22. (CESPE – MPE-PI – 2012) O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia. ( ) Certo   ( ) Errado 23. (CESPE – SEDF – 2017) As plantas arquitetônicas de um edifício mantidas em arquivo são consideradas documentos cartográficos de acordo com a classificação quanto ao gênero ( ) Certo   ( ) Errado 24. (CESPE – SEE-DF – 2017) Documentos de um acervo que podem ser amplamente divulgados à sociedade são considerados ostensivos quanto à natureza do assunto. ( ) Certo   ( ) Errado

Arquivo x Biblioteca 27. (CESPE – SERPRO – 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias ( ) Certo   ( ) Errado 28. (CESPE – DPF-ESCRIVÃO – 2009) O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. ( ) Certo   ( ) Errado 29. (CESPE – DPU – 2016) Os documentos de arquivo são classificados por meio de métodos predeterminados.

25. (CESPE – FUB – 2015)

( ) Certo   ( ) Errado

Situação hipotética: Uma instituição de ensino, com unidades em várias regiões do país, possui um arquivo geral que centraliza os documentos de todas as suas unidades vinculadas.

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30. (CESPE – MDIC – 2014)

36. (CESPE – MPU – 2010)

Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos.

Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

31. (CESPE – TJ-RR – 2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo ( ) Certo   ( ) Errado

Princípios Arquivísticos 37. (CESPE – CNJ – 2013)

32. (CESPE – DPF – 2014) Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. ( ) Certo   ( ) Errado

A manutenção de documentos agrupados de acordo com sua origem ou proveniência, medida essa que garante o potencial informativo dos arquivos, é resultado da aplicação do conceito das três idades documentais ( ) Certo   ( ) Errado

33. (CESPE – MDIC – 2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser considerados como arquivos. ( ) Certo   ( ) Errado 34. (CESPE – DRPF – 2012) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional. ( ) Certo   ( ) Errado

38. (CESPE – SEDF – 2017) O princípio da procedência, também chamado de princípio do respeito aos fundos, dispõe que tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos fundos de outras entidades produtoras. ( ) Certo   ( ) Errado 39. (CESPE – ANCINE – 2012) O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais

35. (CESPE – STF – 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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Órgãos/Sistemas de Arquivo

40. (CESPE – DPU – 2016) Havendo necessidade de reversão de procedimento ou de tratamento empreendido em determinado arquivo, aplica-se o princípio da pertinência. ( ) Certo   ( ) Errado 41. (CESPE – TELEBRÁS – 2015)

46. (CESPE – ANCINE – 2012) A ANCINE, por ser uma agência reguladora, não precisa seguir as orientações do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) ( ) Certo   ( ) Errado

O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumulados. ( ) Certo   ( ) Errado

47. (CESPE – MPU – 2013) Não compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementação da politica nacional de arquivos privados. ( ) Certo   ( ) Errado

42. (CESPE – STM – 2018) O princípio da ordem original, utilizado na organização interna de um fundo de arquivo, determina que os documentos devam ser reclassificados por assunto. ( ) Certo   ( ) Errado

48. (CESPE – FUB – 2015) Uma das finalidades do Arquivo Nacional é implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental ( ) Certo   ( ) Errado

43. (CESPE – STM – 2018) Na organização de arquivos, o princípio da proveniência fundamenta os principais procedimentos. ( ) Certo   ( ) Errado

49. (CESPE – ANATEL – 2012) De acordo com legislação, os documentos permanentes das agências reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. ( ) Certo   ( ) Errado

44. (CESPE – TCDF – 2014) O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. ( ) Certo   ( ) Errado

50. (CESPE – ANAC – 2012) Os documentos da ANAC considerados de valor permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. ( ) Certo   ( ) Errado

45. (CESPE – DPRF – 2013) O princípio arquivístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos. ( ) Certo   ( ) Errado

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51. (CESPE – MPU – 2013)

56. (CESPE – SERPRO – 2013)

Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados. ( ) Certo   ( ) Errado

Ao se implantar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor. ( ) Certo   ( ) Errado 57. (CESPE – ANS – 2013)

52. (CESPE – MPE – PI – 2012) Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário em âmbito federal. ( ) Certo   ( ) Errado

Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo. ( ) Certo   ( ) Errado 58. (CESPE – MTE – 2014) Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.

Teoria das Três Idades

( ) Certo   ( ) Errado 53. (Cespe – 2009 – DPF – Escrivão)

59. (CESPE – TRE-MA – 2009)

Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado 60. (CESPE – FUB – 2015)

54. (CESPE – MS – 2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido juntos aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. ( ) Certo   ( ) Errado

Documentos pertencentes aos arquivos permanentes podem retornar à fase corrente. ( ) Certo   ( ) Errado 61. (CESPE – TCE-RS – 2013)

55. (CESPE – ANTT – 2013) Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis. ( ) Certo   ( ) Errado

Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.

O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico. ( ) Certo   ( ) Errado

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62. (CESPE – ME – 2008)

68. (CESPE – DPU – 2010)

Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos dos usuários diretos.

Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, são constituídos por documentos de valor administrativo.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

63. (CESPE – MPU – 2010)

69. (CESPE – MPU – 2013)

O arquivo permanente é uma extensão do arquivo intermediário, tendo este último a única função de evitar a transferência prematura de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente. ( ) Certo   ( ) Errado

Os documentos intermediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente. ( ) Certo   ( ) Errado 70. (CESPE – DPU – 2016)

64. (CESPE – ANP – 2012) Quando o documento de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como documento do arquivo corrente. ( ) Certo   ( ) Errado

O acesso aos documentos no arquivo intermediário ainda é restrito aos acumuladores ou àqueles que receberam autorização do setor que os acumulou. ( ) Certo   ( ) Errado 71. (CESPE – MPU 2010)

65. (CESPE – SERPRO – 2013) O arquivamento de documentos no tipo horizontal é recomendado para arquivos correntes. ( ) Certo   ( ) Errado

Dada a importância da preservação dos documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor. ( ) Certo   ( ) Errado

66. (CESPE – EBC – 2011) A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência. ( ) Certo   ( ) Errado 67. (CESPE – MPU – 2010)

72. (CESPE – CNJ – 2013) A organização dos documentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase intermediária. Essa diferença é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas duas fases. ( ) Certo   ( ) Errado

O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente. ( ) Certo   ( ) Errado

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73. (CESPE – DPF – 2014)

78. (CESPE – BACEN – 2013)

A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

Instrumentos de Gestão

79. (CESPE – DPU – 2010)

74. (CESPE – ANCINE – 2012) A exemplo das demais agências reguladoras, a ANCINE é responsável pela elaboração de suas próprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio. ( ) Certo   ( ) Errado 75. (CESPE – MTE – 2014) Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um documento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis. ( ) Certo   ( ) Errado

A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e intermediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos. ( ) Certo   ( ) Errado

a) b) c) d) e)

descarte. retenção. arquivamento. avaliação. classificação

80. (CESPE – STM – 2011) Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos.

81. (CESPE – MPU – 2010) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas. ( ) Certo   ( ) Errado 82. (CESPE – CNPQ – 2011)

77. (CESPE – IBRAM – 2009) Os documentos públicos,em suporte papel, destinados à eliminação, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de documentos, devem ser incinerados.

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O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de

( ) Certo   ( ) Errado

76. (CESPE – CNJ – 2013)

( ) Certo   ( ) Errado

A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição

O processo de elaboração do código de classificação de documentos de arquivo estabelece relação direta com as funções e as atividades desenvolvidas no órgão ou na empresa. ( ) Certo   ( ) Errado

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83. (CESPE – CNPQ -2011)

89. (CESPE – TRE- MS – 2013)

O código de classificação de documentos de arquivo é aplicado a partir da transferência do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário ( ) Certo   ( ) Errado 84. (CESPE – CNPQ – 2011) A tabela de temporalidade de documentos independe da realização de classificação para avaliar os documentos de arquivo. ( ) Certo   ( ) Errado 85. (Cespe – 2013 – DPF – Escrivão) O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de destinação de documentos. ( ) Certo   ( ) Errado

Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a a) b) c) d) e)

avaliação. codificação. classificação. descrição. indexação

90. (CESPE – STF – 2013) De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digitalização. ( ) Certo   ( ) Errado 91. (CESPE – MMA – 2009) O código de classificação deve ser anotado na primeira folha do documento.

86. (CESPE – MPU – 2010) O processo de avaliação de um documento tem como resultado a elaboração da tabela de temporalidade do documento.

( ) Certo   ( ) Errado 92. (Cespe – 2013 – DPF – Escrivão) Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

( ) Certo   ( ) Errado 87. (CESPE – STM – 2011) O código de classificação é construído a partir da estrutura organizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa empresa. ( ) Certo   ( ) Errado 88. (CESPE – MI – 2013) Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão.

( ) Certo   ( ) Errado 93. (Cespe – 2013 – DPF – Escrivão) O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela sua atividade-meio. ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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94. (CESPE – STM – 2018)

100. (CESPE – STM – 2018)

O instrumento utilizado para a classificação de documentos de arquivo é o inventário analítico ( ) Certo   ( ) Errado

Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema informatizado. ( ) Certo   ( ) Errado

Protocolo

101. (CESPE – STJ – 2008)

95. (Cespe – 2014 – PF) A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo. ( ) Certo   ( ) Errado

O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. ( ) Certo   ( ) Errado 102. (CESPE – ANCINE – 2012)

O empréstimo de documentos é uma atividade do setor de protocolo.

Os documentos recebidos por uma organização pública devem ser registrados no setor de protocolo. A exceção são as correspondências (cartas, ofícios, avisos).

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

96. (CESPE – SERPRO – 2013)

103. (CESPE – SERPRO – 2013)

97. (Cespe – 2009 – DPF – Escrivão) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. (V)

A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo. ( ) Certo   ( ) Errado 104. (CESPE – DPF – 2014)

98. (CESPE – DPU – 2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.

A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

99. (CESPE – MC – 2013)

105. (CESPE- SEE-DF – 2017)

Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.

Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do protocolo ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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106 (CESPE – ANATEL – 2009)

110. (CESPE – TSE – 2007)

O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados ( ) Certo   ( ) Errado 107. (CESPE – CNJ – 2013)

A juntada por anexação é a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ( ) Certo   ( ) Errado

Empréstimo

Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos. ( ) Certo   ( ) Errado

111. (FUNIVERSA – MP-GO – TÉC. ARQUIVO – 2010) A função da guia-fora é

108. (CESPE – TELEBRÁS – 2013) Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo.

a) separar os documentos dentro de uma pasta. b) transferir os documentos para o arquivo permanente. c) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. d) garantir o acesso restrito aos documentos. 112. (CESPE – ANEEL – 2010)

( ) Certo   ( ) Errado

O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.

109. (ESAF – ANA – 2009) O desentranhamento é a a) juntada definitiva de um processo a outro. b) juntada provisória de um processo a outro. c) separação de processos após a juntada provisória. d) retirada de peças do processo. e) abertura de um novo volume do mesmo processo.

( ) Certo   ( ) Errado 113. (CESPE – SERPRO – 2013) Ao se retirar temporariamente um documento da unidade de arquivamento, para empréstimo ou consulta, deve-se colocar, no lugar do documento, um indicador denominado fantasma ou ficha-fantasma. ( ) Certo   ( ) Errado

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Métodos de Arquivamento

PESSOAL

114. (CESPE – MPE-TO – 2006)

•• •• •• •• ••

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada. ( ) Certo   ( ) Errado 115. (CESPE – TJ – AL – 2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque. ( ) Certo   ( ) Errado 116. (CESPE – TJ – AL – 2012) A ordenação numérica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.

117. (FCC – TRE-PB – 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: •• •• •• ••

Correios Internet Rádio Telex

MATERIAL •• Aquisição •• Baixa ORÇAMENTO •• Despesa •• Receita

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Trata-se do método a) b) c) d)

enciclopédico. dicionário. unitermo. duplex.

118. (CESPE – SEBRAE – BA – 2008) O método numérico simples atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa física ou jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. ( ) Certo   ( ) Errado 119. (CESPE – SEBRAE – BA – 2008) A escolha do método de arquivamento no arquivo corrente é determinada pela espécie ou pelo gênero do documento.

( ) Certo   ( ) Errado

COMUNICAÇÕES

Admissão Dispensa Férias Gratificações Licenças

( ) Certo   ( ) Errado 120. (CESPE – ANTAQ – 2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético. ( ) Certo   ( ) Errado 121. (CESPE – ANAC – 2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. ( ) Certo   ( ) Errado

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122. (CESPE – ANTAQ – 2009)

126. (CESPE – STM – 2011)

Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

123. (CESPE – TCE – RS – 2013) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto. ( ) Certo   ( ) Errado

O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da organização. ( ) Certo   ( ) Errado

124. (CESPE – PRG-DF – 2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cronológico. VEÍCULOS •• •• •• ••

127. (CESPE – FUB – 2014)

128. (CESPE – FUB – 2014) O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos ( ) Certo   ( ) Errado 129. (CESPE – TRE – RJ – 2012)

Goiás Minas Gerais São Paulo/Capital São Paulo/Interior

A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo.

PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO •• de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. •• de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R. PAGAMENTOS •• antes de 1980 •• de 1981 a 1985 •• de 1986 a 1989.

( ) Certo   ( ) Errado 130. (CESPE – STM – 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento. ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

131. (CESPE – ANTAQ – 2009)

125. (CESPE – TRE – MS – 2013) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo

O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-1 ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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Gestão de Documentos

132. (CESPE – ANAC – 2009)

Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são 137. (CESPE – MDIC – 2014) exemplos da utilização do método de arquiA gestão de documentos é aplicada aos dovamento por assunto. cumentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reco( ) Certo   ( ) Errado nhecido pela sociedade. ( ) Certo   ( ) Errado

133. (CESPE – MEC – 2009)

É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e mé- 138. (CESPE – IBRAM – 2009) todos auxiliares para a organização da docuSegundo a lei 8159/91, a gestão de documentação. mentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ( ) Certo   ( ) Errado a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corren134. (CESPE – ANEEL – 2010) te e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente. O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico. ( ) Certo   ( ) Errado ( ) Certo   ( ) Errado 139. (TJ – AL – 2012) 135. (CESPE – STJ – 2008) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. ( ) Certo   ( ) Errado 136. (CESPE – STM – 2011)

A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo é a da: a) b) c) d) e)

destinação. difusão. utilização criação. produção.

O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao do140. (CESPE – MPU – 2010) cumento diretamente no local onde este se encontra guardado. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técni( ) Certo   ( ) Errado cas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. ( ) Certo   ( ) Errado

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141. (CESPE – MDIC – 2014)

147. (CESPE – MPU – 2010)

O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos arquivístico previstos nas fases de um programa de gestão de documentos. ( ) Certo   ( ) Errado

Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários ( ) Certo   ( ) Errado

142. (CESPE – PRF – 2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. ( ) Certo   ( ) Errado

148. (CESPE – STM – 2018) O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de documentos. ( ) Certo   ( ) Errado

143. (CESPE – MPU – 2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição dos documentos ( ) Certo   ( ) Errado

149. (CESPE – STM – 2018) A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do ciclo vital dos documentos de arquivo. ( ) Certo   ( ) Errado

144. (CESPE – SERPRO – 2013)

A atividade de expedição de documentos, Arquivos Permanentes incluída na fase de utilização dos documentos, não é parte do programa de gestão de documentos. 150. (CESPE – TRE – MT – 2010) ( ) Certo   ( ) Errado

O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel.

145. (CESPE – FUB – 2014)

( ) Certo   ( ) Errado

A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de docu- 151. (CESPE – TCDF – 2014) mentos. O instrumento utilizado para a classificação ( ) Certo   ( ) Errado dos documentos do arquivo permanente é o quadro de arranjo. 146. (CESPE – MPU – 2010)

( ) Certo   ( ) Errado

A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação. ( ) Certo   ( ) Errado

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152. (CESPE – TRE – MS – 2013)

157. (CESPE – MI – 2006)

A embalagem de guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, denomina-se a) b) c) d) e)

encolagem. acondicionamento. armazenamento. aditamento. amostragem

( ) Certo   ( ) Errado 158. (CESPE – CADE – 2014)

153. (CESPE – IBAMA – 2012) Recomenda-se acondicionar os documentos cartográficos em pastas suspensas e armazená-los em estantes de aço com pintura antioxidante. ( ) Certo   ( ) Errado 154. (CESPE – TCDF – 2014) Um modo eficiente de conservação de documentos de arquivo em suporte papel consiste em acondicioná-los em embalagens de papel de pH neutro. ( ) Certo   ( ) Errado 155. (CESPE – FUB – 2014)

A luz acelera a deterioração dos acervos dos arquivos. Qualquer exposição à luz, mesmo que por breve período de tempo, causa danos, e esses danos são cumulativos e irreversíveis.

Para a assinatura de documentos, recomenda-se a utilização de caneta esferográfica como forma de preservação do papel. ( ) Certo   ( ) Errado 159. (CESPE – DPF – 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos. ( ) Certo   ( ) Errado 160. (CESPE – MS – 2008) A ação antrópica não interfere na degradação dos arquivos. ( ) Certo   ( ) Errado

A laminação é uma técnica utilizada para reparos em documentos de arquivo e consiste no envolvimento do documento em uma fo- 161. (CESPE – DPF – PAPILOSCOPISTA – 2012) lha de papel de seda e outra de acetato de Como medida contra o acúmulo de poeira celulose em documentos de arquivo em suporte papel, recomenda-se a higienização do docu( ) Certo   ( ) Errado mento com uma borracha fina em pó 156. (CESPE – MPU – 2013)

( ) Certo   ( ) Errado

O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser realizado em folder confec- 162. (CESPE – STM – 2018) cionado em papel de PH neutro, método As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, diferente do utilizado para a guarda de neáudio e de computador, devem ser prefegativos, que devem ser acondicionados em rencialmente armazenadas em mobiliário envelopes confeccionados em papel de pH de aço tratado com pintura sintética de efeibásico ou polietileno to antiestático. ( ) Certo   ( ) Errado

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( ) Certo   ( ) Errado

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163. (CESPE – STM – 2018)

168. (CESPE – ANAC – 2012)

Para a otimização do espaço nas áreas de depósitos, recomenda-se que, ao se armazenar documentos, desconsidere-se o gênero documental de cada um deles.

As condições ambientais de armazenamento de documentos em suportes especiais, tais como o fotográfico, são as mesmas dos documentos em suporte papel.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

164. (CESPE – STM – 2018)

169. (CESPE – ANAC – 2012)

Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente

Uma medida de conservação e de preservação documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda permanente em papel de pH neutro.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

165. (CESPE – DPF – PAPILOSCOPISTA – 2012) 170. (Cespe – 2013 – DPF – Escrivão) O acondicionamento – que consiste na guarA principal medida para preservar docuda dos documentos nos locais a eles desigmentos em suporte papel é a encapsulação. nados – e o armazenamento – que se refe( ) Certo   ( ) Errado re à embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio- são procedimentos fundamentais para a con- 171. (Cespe 2013 – DPF – Escrivão) servação e preservação dos documentos de Para preservar e conservar documentos de arquivo arquivo é necessário desenvolver ações nos ( ) Certo   ( ) Errado momentos de produção, de tramitação, de acondicionamento e de armazenamento físico, independentemente do suporte docu166. (CESPE – TRE-MT – 2010) mental utilizado. O alisamento é um método eficiente de ( ) Certo   ( ) Errado combate aos insetos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel 172. (Cespe 2013 – DPF – Escrivão) ( ) Certo   ( ) Errado 167. (CESPE – ABIN – 2010) Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.

Deve ser previsto espaço para o armazenamento separado dos diversos suportes documentais nas áreas de depósito de documentos de arquivo. ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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173. (CESPE – MPU – 2013)

178. (CESPE – SEE – DF – 2017)

O método de laminação é o que mais se aproxima do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas

( ) Certo   ( ) Errado 179. (FCC – CNMP – 2015)

( ) Certo   ( ) Errado

Legislação de Acesso a Documentos 174. (CESPE – ANTAQ – 2014) A ANTAQ, dada a sua natureza jurídica, está dispensada de seguir as disposições contidas na Lei de Acesso à Informação. ( ) Certo   ( ) Errado 175. (CESPE – TRE – AL – 2012) Acesso restrito a um documento ultrassecreto deve ser mantido por a) b) c) d) e)

Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo inferior a vinte e cinco anos.

10 anos. 15 anos. 20 anos. 25 anos. 5 anos.

No cumprimento da Lei de Acesso à Informação, os órgãos públicos devem manter sítios oficiais na internet, observando, entre outros requisitos, a) fixar a via eletrônica como canal único de comunicação com os interessados. b) garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso. c) omitir pormenores em relação aos formatos utilizados na estruturação da informação. d) impedir o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos 180. (CESPE – MPU – 2013) As restrições legais ao pleno acesso aos documentos de arquivo são aplicadas principalmente em virtude da violação a vida privada e a segurança do Estado. ( ) Certo   ( ) Errado

176. (CESPE – IBAMA – 2012 – ADAPTADA) Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e confidenciais. ( ) Certo   ( ) Errado

181. (CESPE – SEE-DF – 2017) A solicitação de acesso às informações requeridas deve ser atendida no prazo máximo e improrrogável de vinte dias. ( ) Certo   ( ) Errado 182. (Cespe – SEPRO 2013)

177. (CESPE – ANCINE – 2012) O prazo limite de restrição ao acesso a informações classificadas como secretas em poder de entidade pública, como a ANCINE, por exemplo, é de, no máximo, cinco anos

A microfilmagem de documentos independe de prévia organização do acervo. ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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183. (Cespe – ANATEL 2014)

188. (Cespe – TCDF – 2014)

A digitalização de documentos de arquivo é dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.

Os documentos do arquivo permanente devem ser digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.

( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

184. (Cespe – DPF – Escrivão 2009)

189. (Cespe – SEE-DF – 2017)

A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.

Entre os fatores que determinam a qualidade da imagem digital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de compressão e a resolução óptica adotada no escaneamento. ( ) Certo   ( ) Errado 190. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012)

( ) Certo   ( ) Errado 185. (Cespe – CNJ – 2013) São vantagens da microfilmagem: ser instrumento auxiliar na preservação de documentos originais, contribuir para a segurança do acervo contra extravios diversos pela ação humana e permitir a eliminação segura de documentos permanentes. ( ) Certo   ( ) Errado

O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização consiste em solução viável para o arquivamento de grandes massas documentais com longos prazos de guarda. a microfilmagem contempla o aspecto de comprovação legal, e a digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos ( ) Certo   ( ) Errado 191. (Cespe – TCDF – 2014) A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.

186. (Cespe – AGU – 2010)

O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações con( ) Certo   ( ) Errado tidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. 192. (Cespe – STF – 2013) ( ) Certo   ( ) Errado 187.  (Cespe – SEE/DF – 2017) A digitalização é vantajosa porque permite a redução do manuseio de originais que estejam em suportes não digitais.

A definição de um formato para os documentos de arquivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses documentos. ( ) Certo   ( ) Errado

( ) Certo   ( ) Errado

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193. (Cespe – MDIC – 2014) No Brasil, o e-ARQ é o modelo de requisitos que devem ser adotados para o desenvolvimento de um sistema informatizado de gestão Arquivística de documentos.(V) ( ) Certo   ( ) Errado 194. Organização arquivística de documentos e estabelecimento de criteriosos programas de avaliação e seleção do acervo documental são pressupostos do bom serviço de microfilmagem. ( ) Certo   ( ) Errado

Gabarito: 1. C 2. E 3. C 4. C 5. C 6. C 7. E 8. C 9. C 10. E 11. C 12. C 13. C 14. C 15. C 16. C 17. E 18. E 19. E 20. E 21. E 22. E 23. C 24. C 25. E 26. C27. C 28. E 29. E 30. C 31. E 32. E 33. E 34. C 35. C 36. E 37. E 38. E 39. E 40. E 41. C 42. E 43. C 44. C 45. C 46. E 47. E 48. E 49. C 50. C 51. E 52. E 53. C 54. C 55. E 56. C 57. E 58. C 59. C 60. E 61. C 62. C 63. E 64. C 65. E 66. C 67. E 68. E 69. E 70. C 71. E 72. E 73. C 74. E 75. C 76. C 77. E 78. C 79. E 80. C 81. C 82. C 83. E 84. E 85. E 86. E 87. E 88. C 89. A 90. E 91. C 92. E 93. C 94. E 95. E 96. E 97. C 98. E 99. E 100. C 101. C 102. E 103. C 104. E 105. E 106. C 107. C 108. C 109. D 110. C 111. C 112. C 113. C 114. C 115. E 116. E 117. A 118. C 119. E 120. C 121. E 122. C 123. E 124. C 125. C 126. E 127. E 128. C 129. E 130. E 131. E 132. E 133. C 134. C 135. E 136. E 137. E 138. E 139. C 140. C 141. C 142. C 143. E 144. E 145. E 146. C 147. C 148. C 149. E 150. E 151. C 152. B 153. E 154. C 155. C 156. E 157. E 158. E 159. C 160. E 161. C 162. C 163. E 164. C 165. E 166. E 167. C 168. E 169. C 170. E 171. C 172. C 173. C 174. E 175. D 176. E 177. E 178. C 179. B 180. C 181. E 182. E 183. C 184. C 185. E 186. C 187. C 188. E 189. C 190. C 191. C 192. C 193. C 194. C

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