Manual doc manager - Contratistas

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Manual de uso Controlar – DocManager 26 de Abril de 2016 Versión: 3

¿Qué es DocManager? DocManager es un gestor de información de Achilles que permite el envío, recolección, asignación y seguimiento de la documentación de proveedores y contratistas, al mismo tiempo que mantiene informado al contratista del estatus en el que la misma se encuentra. Además, gracias a que la herramienta es compartida por todos nuestros servicios, el proveedor o contratista podrá enviar una única vez sus documentos, pudiendo asignar los mismos a todos los clientes o servicios necesarios.

Acceso a DocManager DocManager opera a través de Internet, agilizando de este modo su uso, mediante la actualización de datos en tiempo real y permitiendo tanto la consulta como la introducción de datos de forma remota y múltiple. DocManager está construido con las últimas tecnologías disponibles y bajo los más avanzados protocolos de seguridad; por estos motivos, DocManager funciona con las siguientes versiones de navegadores:   

Internet Explorer – Versión 10 en adelante Google Chrome – Versión 36.0.1985.125 m en adelante Firefox – Versión 31 en adelante

Importante: Para asegurar el óptimo funcionamiento de la herramienta, sugerimos desactivar el bloqueo de popups en su navegador. Para ingresar a DocManager usted deberá acceder a través del link único que le fue enviado por Achilles oportunamente. Este enlace es exclusivo para su empresa y constituye el único medio para ingresar a DocManager. Si usted no ha recibido su enlace de acceso a DocManager, comuníquese con Achilles para más información (ver Centro de asistencia, donde encontrará las instrucciones para acceder a los videos explicativos de la herramienta).

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Subida de documentación Para realizar la carga de documentación de uno o más recursos, usted deberá ingresar a través de su link único de acceso, el cual debe haber sido previamente enviado a su correo electrónico. Haciendo click sobre dicho enlace usted ingresará a la página de inicio de DocManager donde podrá realizar la subida de documentos. Para iniciar la carga de documentos, acceda a la opción Subir documentación, dentro de la pestaña Documentos en el menú principal

Una vez dentro de la sección, pulsando en el botón Agregar archivo, se abrirá una ventana en la cual deberá seleccionar los documentos que desee adjuntar. Cada archivo a subir debe contener un solo tipo de documento; por ejemplo, si usted desea subir recibos de sueldo y un balance, los mismos deberán ser subidos por separado en dos archivos independientes.

Todos los documentos seleccionados aparecerán en la pantalla de Documentación. En la cabecera de dicha pantalla usted encontrará todos los clientes o servicios para los cuales puede cargar documentación, pudiendo seleccionar una o más opciones para todos o cada uno de los documentos a subir. De esta forma, el documento será enviado en simultáneo a todos los clientes o servicios seleccionados.

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Tener mucho cuidado al momento de seleccionar el cliente para el cual desea subir documentación, ya que en caso de seleccionar la opción equivocada, la documentación será rechazada. A su vez, si la documentación a subir solo le aplica a un cliente, se ruega solo seleccionar a aquél que le aplica.

Para que la documentación sea cargada, pulse el botón Guardar. El sistema le confirmará la recepción de los documentos y enviará un correo electrónico a su casilla con el acuse de recibo de los mismos. En dicho correo usted contará con un detalle de la documentación cargada y un número de lote que le servirá para referencias futuras. Este correo puede demorar unos minutos en llegar a su casilla.

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Estado de documentos A través de la consulta de Estado de documentos, usted podrá verificar el estado de la documentación que ha cargado a través de DocManager. Esta funcionalidad le permite visualizar la documentación cargada, junto a su estado de gestión, obteniendo visibilidad de su información y la posibilidad de hacer seguimiento de la misma. Para acceder al estado de sus documentos, seleccione la opción Estado de documentos de la pestaña Documentos en el menú principal.

El sistema lo dirigirá a la siguiente pantalla:

A través de los filtros Sistema, Usuaria, Estado y Fecha de subida usted podrá seleccionar los criterios de búsqueda para la información deseada. Una vez aplicados los filtros correspondientes, haga click en el botón Buscar. A continuación, el sistema le detallará la información solicitada. Filtros a utilizar: -

Sistema: Para el servicio de control de contratistas siempre seleccionar Controlar2. Usuaria: En caso de haber subido documentos para más de un cliente, se puede utilizar este filtro. Fecha de subida: Se puede seleccionar un rango de fechas en el cual se buscará el documento subido oportunamente. Estado: Se puede filtrar por: Procesado, No procesado, Inválido o e-mail enviado.

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Lote: En este campo se puede agregar el lote en el cual fue subido el documento requerido.

En la siguiente pantalla usted podrá encontrar los filtros utilizados, los cuales pueden ser eliminados a través del botón de papelera y los registros que responden a la búsqueda realizada. El sistema puede mostrar hasta 500 registros por lo que si el documento buscado no se encuentra entre los detallados, sugerimos refinar la búsqueda con el uso de mayores filtros.

Cada documento será mostrado en una línea independiente detallándose Lote, fecha de subida, Tipo de documento y Estado de gestión del mismo entre otros datos. Para visualizar un documento, haga click en el ícono de la lupa ubicado en la columna de acciones. -

N° de Lote: Dicho número se construye por el año, mes, día, hora, minutos, segundos en el cual fue subido el documento. Esquema: Base de datos en la cual se gestiona la documentación. (Ej: Control de Contratistas – Controlar2). Tipo de documento: Tipo de archivo subido. (Ej: .pdf .xls .doc). Estado: Muestra el estado en el cual se encuentra el documento. Dichos estados pueden ser: “Rechazado”, “E-mail enviado”, Procesado, Pendiente.

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Centro de asistencia DocManager cuenta con un módulo de ayuda integrado. En el mismo encontrará videos explicativos con el detalle paso a paso para visualizar el estado del documento y realizar la carga de documentación a DocManager. Para acceder al mismo, haga click en el menú ayuda en la parte superior derecha del menú de inicio.

Para comunicarse con Achilles, puede contactar a nuestro centro de asistencia al usuario, por cualquiera de los siguientes medios: E-mail: [email protected] Teléfono: 5554 0600 – Opción “Control de contratistas”

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