08 - Caja y bancos TEORIA

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Caja y Bancos: Definición: En este rubro se incluyen el dinero en efectivo en caja y bancos, otros valores caracterizados por similares principios de liquidez, certeza y efectividad, y la moneda extranjera. Ej: otros valores (valores a depositar, travellers check, vales alimentarios, ticket canasta, cuasi monedas, cuando los mismos se encuentren destinados como medio de pago) Resolución técnica Nº 9: no lo denomina disponibilidades, elimina los rótulos de los rubros; lo llama "Caja y Bancos", definiéndolo: incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar.

Caja y Bancos: Incluye cuentas contables tales como: -Caja.

-Fondo Fijo. -Valores a depositar -Banco XX cta.cte.

(En moneda de curso legal y en Moneda Extranjera. Ej.: U$S, Euros, Yen, Libra Esterlina)

Caja y Bancos Valuación:

Según la RT 17 punto 5.1.) “el efectivo disponible en el ente o en bancos se computará a su valor nominal. La moneda extranjera se convertirá a moneda argentina al tipo de cambio de la fecha de los estados contables”. Téngase presente que los activos en moneda extranjera se valúan al tipo de cambio comprador y los pasivos al tipo de cambio vendedor.

Exposición: Según la RT 9 en el Capítulo VI - Información Complementaria deberá exponerse información sobre la composición y evolución del rubro, de manera tal que “ayude a evaluar las situaciones que puedan afectar los importes, momentos y certidumbres de los futuros flujos de fondos” Atento a lo expresado en el apartado A.5.b) de la RT mencionada, deberá tenerse en cuenta la disponibilidad de los activos bajo análisis que “por razones legales, contractuales o situaciones de hecho” puede resultar limitada (Bienes de disponibilidad restringida).

Características de estas cuentas: Una de las características principales de estas cuentas es el gran movimiento que registran (llámese en forma diaria, semanal o mensual). Todo el flujo de ingresos y egresos de fondos se registra en ellas. Otra característica es que el saldo refleja justamente los fondos a un preciso instante y por ello resulta fácil su comprobación, mediante:

Inspecciones oculares (arqueos de caja, fondos fijos, valores a depositar). Circularizaciones a terceros (solicitud de confirmación bancaria).

Caja: es la parte del activo integrada por los medios de pago poseídos efectivamente por la empresa y no depositados en cuentas corrientes del banco. La valuación no presenta problemas ni en el momento de su incorporación, ni en su exposición, ya que los valores históricos y los corrientes coinciden siempre, se valúan a su valor nominal . La cuenta caja se desdobla en dos cuentas: •Fondo fijo: el fondo fijo es un sistema que comprende una caja chica para pagos menores en efectivo. El resto de los pagos deben realizarse mediante cheques y la cobranza integra debe depositarse en cuentas bancarias. •Recaudaciones a depositar: son existencias en caja destinadas a ser depositadas en alguna cuenta bancaria y surgen de cobranzas.

Cuentas bancarias en moneda nacional. Cuenta corriente bancaria: representan existencias de fondos que poseen las empresas en entidades bancarias. Las cuentas corrientes representan una verdadera disponibilidad de dinero, pues el titular puede girar cheques. En nuestro país estos depósitos no devengan ningún tipo de interés. Se valúan a su valor nominal. Cajas de ahorro: a diferencia con la anterior en que su disponibilidad es de carácter más restringido, o sea no pueden ser retirados mediante el empleo de cheques, los retiros durante el período son restringidos. Estos devengan un interés que se calcula en base al promedio depositado a lo largo de un período. Su única particularidad es la aparición de un monto de intereses ganados, que hace aumentar su saldo y genera un resultado positivo. Depósitos de plazo fijo: son los depósitos efectuados en una entidad bancaria o jurídica, bajo una serie de condiciones: - El depósito no puede retirar los fondos depositados durante el plazo convenido. - La entidad bancaria o financiera se obliga a devolver el dinero una vez expirado el plazo, más un excedente. No corresponde exponerlo en el rubro Caja y Bancos, es una Inversión y no cumple con el requisito de liquidez necesario para el rubro.

Moneda extranjera Son las existencias en efectivo que no se halla expuesto en moneda de curso legal del país en el que desarrolla el ente. El ingreso de divisas en el patrimonio plantea para el ente la necesidad de conocer el tipo de cambio vigente en dicho momento, para convertirlas a moneda de curso legal del país, así como también surge la necesidad de conocer el cambio aplicable al cierre de cada período, mientras subsistan las divisas y aquel tipo de cambio a la fecha de su venta o de su utilización para cancelar deudas. Valuación: se convierten al tipo de cambio al cierre del período vigente en el mercado a esa fecha (cotización al cierre). Existen tres momentos donde se compara la moneda extranjera con su cotización: 1- Entrada al patrimonio (compra de la divisa o cobro de una deuda) 2 – Al cierre del ejercicio económico (resultado por tenencia) 3 – Salida del patrimonio (venta de la divisa o cancelación de un pasivo)

Empresa: un patrimonio en movimiento

Compra

Producción

Pago

Flujo de fondos Cobro

Venta

Caja y Bancos El saldo al cierre al cierre del ejercicio es igual al Saldo Inicial ( +) Ingresos: Por ventas contado y cobranzas de clientes ( - ) Egresos : Por compras contado y pagos a proveedores Graficamente:

Caja y Bancos Saldo inicial

Circuito de ventas, créditos y cobranzas

Ingresos de fondos

Egresos de fondos

Circuito de compras, proveedores y pagos

Saldo final

Por lo tanto al diseñar los programas de trabajo para evaluar el SI de esos circuitos incluimos procedimientos que cubren el flujo de fondos en su totalidad.

Simplicada y gráficamente se podría resumir la registración contable de Caja y Bancos:

Ventas

Caja y Bancos

Valores a dep. S.I.

S.I.

S.F.

Deudores por Ventas S.I.

S.F.

Cuentas a pagar S.I.

S.F.

S.F.

Compras

Norma de Control Interno: Una adecuada norma de control interno en el manejo de fondos consiste en: Depositar la totalidad de las cobranzas en una cuenta corriente bancaria por lo tanto:

Todos los pagos se deben de realizar mediante la emisión de cheques Esto implica que la compañía no cuenta con efectivo (ya que todas las cobranzas son depositadas en su totalidad) y se hace necesario la creación de un fondo fijo para realizar los pagos de menor cuantía y todo el movimiento de fondos se canaliza a través de una cta.cte bancaria. De esta manera se simplifica el control de la siguiente manera.

Controles básicos: Inspecciones oculares: Arqueos de caja, valores a depositar, otros valores en tesorería

Controles posteriores, periódicos y de rutina: Conciliaciones bancarias Confirmaciones bancarias

ARQUEO: El arqueo de caja consiste en el recuento del dinero y valores que se encuentran en ella. El resultado del recuento se debe comparar con el saldo contable de la cuenta Caja (mayor de Caja). Si existen diferencias se deben realizar las registraciones correspondientes, de manera que el mayor se adapte a la realidad. Pasos para realizar el arqueo de caja y las posteriores registraciones: 1 - Anoto lo que se encontró en la caja luego de haber realizado el arqueo (lo que hay dentro de la caja en realidad). 2 - Realizo el mayor de la cuenta Caja anotando solamente el saldo que me da el enunciado. 3 - Considerando el plan de cuentas del ente, realizo la depuración (limpieza) de la caja de ser necesario. Es decir, que todos aquellas cosas que no deben estar en la caja, a través de un asiento, las mando a las cuentas correspondientes. Este monto será restado de la cuenta Caja, y se deberá registrar la disminución en el mayor de la misma. 4 - Comparo el saldo que me quedó en el mayor de la cuenta Caja con el que debo tener en la realidad, una vez hecha la “limpieza” de la caja. 5 - Registro el sobrante o faltante de Caja, si corresponde

Cuentas a utilizar: Ganancia SOBRANTE DE CAJA : la realidad me da más que el mayor

Pérdida

FALTANTE DE CAJA : en la realidad tengo menos que en el mayor

EJERCICIO DE ARQUEO DE CAJA La empresa Vivaldi S.A. se dedica a la comercialización de partituras musicales. Usted está a cargo de las tareas de cierre del ejercicio económico N°4 iniciado el 01-05-2002 y finalizado el 30-04-2003 para el rubro Caja y Bancos. A continuación se expone la composición de Caja y Bancos, según surge del sumas y saldos que arroja el sistema contable que utiliza la empresa:

Caja y Bancos: Caja Central Fondo Fijo Administración Moneda extranjera Recaudaciones a depositar

15.000 18.000 180.000 45.000 258.000

Datos adicionales: Del arqueo realizado el día 30-04-2003 surge la siguiente información: a)En la Caja Central existen $8.000 en efectivo, $6.000 en bonos provinciales y $1.000 en Vales de Caja por Gastos de Librería del 15-04-03. b)En el Fondo Fijo Administración se recontaron $17.000, no existiendo comprobantes por la diferencia. c)El saldo está formado por u$s 60.000. Del arqueo no surgen diferencias. El tipo de cambio del u$s al 30-04-2003 es TC 2,95 TV 3,05. d)En el arqueo también se verificó la existencia de los siguientes cheques, emitidos por Vivaldi S.A. para el pago a sus proveedores pero aún no entregados a los mismos: N° Proveedor Importe 33845607 Do-Re-Mi SRL 25.000 33845608 Solfeo S.A. 5.800 33845609 Guita-Ra 17.000 33845610 Solfeo S.A. 1.400

e) En el arqueo realizado también se verificó la composición de las recaudaciones a depositar: Fecha vencim. Cliente Importe 30/04/2003 La cuerda floja 20.000 15/06/2003 La nota 10.000 16/07/2003 Pentagrama 15.000 45.000 Se pide: 1) Verifique la valuación y exposición del rubro. 2) Realice los ajustes y reclasificaciones que resulten necesarias.

SOLUCION 1.a) Los bonos no tienen poder cancelatorio y liquidez similar a caja por lo tanto, merece reclasificacion. Bonos Provinciales - Inversiones 6.000 a Caja Central 6.000 El vale de caja corresponde a un gasto del ejercicio, por lo tanto merece el siguiente ajuste Gastos de librería 1.000 a Caja Central 1.000 1.b) Existe un faltante de dinero injustificado. Por lo tanto, corresponde ajustar el saldo contable Diferencia de caja 1.000 a Fondo Fijo Administración 1000

1.c) Multiplicamos la cantidad de u$s por el tipo de cambio comprador: Dólares 60.000 T. Comprador 2,95 177.000 Saldo contable 180.000 Dif Cambio -3.000 Diferencia de cambio 3.000 a Moneda Extranjera

3.000

1.e) Las recaudaciones a depositar de rápida liquidez (30-0403) pueden ser expuestas como Caja y Bancos, pero los cheques de clientes a mayor plazo, deben ser expuestos como Créditos por Ventas: Créditos por ventas - Cheques de clientes 25.000 a Recaudaciones a depositar 25.000

Caja y Bancos: Programa de trabajo - Ejemplo: •Tomar arqueo de las Cuentas de Caja, Valores a depositar, fondos fijos al 31/12/xxxx •Circularizar a la totalidad de los bancos con que opera la compañía al 31/12/xxxx •Solicitar las conciliaciones bancarias efectuadas por la compañía, los extractos Bancarios y listados de cuentas de mayor. •Verificar los saldos en las conciliaciones según Banco con las circulares recibidas •Verificar los saldos en las conciliaciones según la contabilidad con los saldos las cuentas de mayor respectivas •Analizar conceptualmente las partidas conciliatorias mas significativas: Débitos bancarios no contabilizados Créditos bancarios no contabilizados Débitos contabilizados no acreditados en el Banco Créditos contabilizados no debitados en el Banco •Verificar sumas y cálculos •Verificar para las partidas conciliatorias los créditos y débitos y créditos posteriores •Analizar si corresponde su contabilización en el presente ejercicio •Para aquellas cuentas en moneda extranjera, verificar la valuación •Analizar los motivos de los aumentos y disminuciones de los saldos respecto del ejercicio anterior •Verificar la adecuada exposición en el estado de situación patrimonial y en la información complementaria

CONCILIACIÓN BANCARIA La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información. Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recién lo hará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado.

CONCILIACION BANCARIA Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. Ésta los registra en seguida en el libro banco, pero la acreditación por parte del banco no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depósitos de cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase por cámaras compensadoras (cheques de otros bancos). Esta diferencia se denomina depósitos en tránsito o depósitos no acreditados. Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas por el banco y también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos: Por no haber recibido la nota de débito o crédito. La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó. Por que el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresión de cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que graven estos servicios.

CONCILIACION BANCARIA También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo. Los errores más frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son: registrar una boleta de depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe distinto al correcto. omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco. cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde. El banco puede cometer los mismos errores.

En resumen: cheques pendientes

depósitos en tránsito Por falta de información

DIFERENCIAS

débitos o créditos no contabilizados

de la empresa Errores u omisiones del banco

Conciliación. Elementos necesarios: Extracto bancario Libro banco Conciliación del período anterior Pasos: Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones). Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto bancario.

CONCILIACIÓN BANCARIA AL: / / BANCO................... Saldo según libro banco más: cheques pendientes notas de crédito no contabilizadas por la empresa errores u omisiones de la empresa que disminuyeron el saldo errores u omisiones del banco que han incrementado el saldo Otros menos: depósitos no acreditados débitos no contabilizados errores u omisiones de la empresa que incrementen el saldo errores u omisiones del banco que disminuyen el saldo Otros SUBTOTAL SALDO SEGÚN RESUMEN DE CUENTA DEL BANCO Si el SUBTOTAL coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliación ha terminado. Si el SUBTOTAL no coincide aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento.

Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las diferencias. Si se realiza la conciliación bancaria partiendo del saldo en el extracto bancario, los conceptos que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman. ¿Cuándo realizamos el asiento contable de ajuste? Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan (diferencias temporales), NO es necesario realizar ningún registro. Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de débito o crédito no contabilizadas, errores u omisiones de la empresa

EJERCICIO DE CONCILIACION BANCARIA El saldo de la cuenta corriente de la empresa "Noi Due S.A.", al 31/03/X3, en el Banco del Acuerdo, registra un saldo deudor de $ 938.000. Según los datos contenidos en el extracto bancario de la empresa, al 31/03/X3, la empresa tiene un saldo acreedor de $ 684.000. Dentro del análisis efectuado entre las partidas componentes del extracto bancario, y los registros contabilizados por la empresa, se notan las siguientes diferencias: Cheques emitidos por la empresa que no fueron presentados al cobro: Cheque Nº 00531 del 05/02/X3 Cheque Nº 01002 del 25/03/X3 Cheque Nº 01025 del 28/03/X3

$ 20.000 $ 15.000 $ 25.000 $ 60.000

Depósitos no tomados por el banco: 31/03/X3 Boleta de depósito 05432 $ 100.000 30/03/X3 Boleta de depósito 05425 $ 180.000 $ 280.000 Notas de debito registradas por el banco, no contabilizadas por la empresa: 20/01/X3 $ 3.000 22/02/X3 $ 4.800 03/03/X3 $ 11.200 $ 19.000 Cheques de "Monte Blanco S.A.", depositado el 20/03/X3, en boleta de deposito 05410, rechazado por el banco el 22/03/X3, el importe era de $15.000. Se solicita: Confeccionar la conciliación bancaria de acuerdo: 1) Partiendo del saldo contable. 2) Partiendo del extracto bancario.

Solución: 1) Partir del saldo contable para llegar al saldo del extracto bancario Saldo según libros 31/03/X3 (+) Cheques emitidos no presentados cobro (-) Comisiones bancarias Depósitos no registrados bco. Ch/rechazados por el bco. (-) Saldo según extracto bancario 31/03/X3

938.000 60.000 (19.000) (280.000) (15.000) 684.000

b) Partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo contable: Saldo según extracto at 31/03/X3 (+) Comisiones bancarias Depósitos no registrados bco. Ch/rechazados por el banco (-)Ch/emitidos no presentados at cobro Saldo según libros at 31/03/X3

684.000 19.000 280.000 15.000 (60.000) 938.000

Asientos contables Concepto Debe Gastos bancarios 19.000 a Banco del Acuerdo c/c s/ extracto bancario al 31/03/2003

Haber

19000

Concepto Debe Haber Deudores por ventas - Monte Blanco S.A. a Banco del Acuerdo c/c s/ extracto bancario al 31/03/2003

15000

15000

EJERCICIO DE MONEDA EXTRANJERA Pan de Azúcar SA al cierre de su ejercicio económico 30/6/04 tiene U$s 1000 adquiridos al 30/4/04 a $ 12 c/u Supuesto a: cotización al cierre (30/6/04) es de $ 15 Supuesto b: cotización al cierre (30/6/04) es de $ 11 La variación de abril a junio fue de un 20% Supuesto a: Activo Valuación al cierre U$s 1000 x 15 = 15000 El valor a tomar es el de cotización al cierre Estado de resultados Recpam (diferencia entre el costo ajustado y el costo) 14400 – 12000 = 2400 (positivo) Resultado por tenencia (diferencia entre valor de cotización y costo ajustado) 15000 – 14400 = 600 (positivo)

EJERCICIO DE MONEDA EXTRANJERA

Supuesto b: Activo Valuación al cierre U$s 1000 x 11= 11000 El valor a tomar es el de cotización al cierre Estado de resultados Recpam (diferencia entre el costo ajustado y el costo) 14400 – 12000 = 2400 (positivo) Resultado por tenencia (diferencia entre valor de cotización y costo ajustado) 11000 – 14400 = 3400 (negativo)