2 Unidad 1-Contabilidad cons 7-2018

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CURSO INICIAL DE ADMINISTRACIÓN DE CONSORCIOS AREA CONTABLE E IMPOSITIVA

Profesora: LILIANA MABEL CORZO Contadora Pública 2018

Unidad 1 - CONTABILIDAD DEL CONSORCIO

1 - ASPECTOS CONTABLES: El nuevo Código Civil y Comercial en su artículo 320 establece que: “Están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios…”

Entonces surge la pregunta sobre si los consorcios de propiedad horizontal, que ahora pasan a ser personas jurídicas privadas deben llevar contabilidad.

Pero antes de resolver este interrogante debemos entender que es contabilidad: El diccionario de la Real Academia Española la define como “…Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas y particulares...”; entonces podemos decir que los consorcios hasta ahora ya vienen llevando una contabilidad, dado que los administradores llevan las cuentas, liquidan las expensas y transcriben las mismas al Libro de Administración (Decreto 18.734/49 – art. 5). Es decir, hasta acá nada nuevo. La ley 13.512 no trataba específicamente de contabilidad pero en la práctica se llevaba. Por otro lado este artículo 320 en su última parte determina que “...También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las actividades que, por el volumen de su giro, resulta inconveniente sujetar a tales deberes según determine cada jurisdicción local…” Esto quiere decir que, si existe la posibilidad de eximir de llevar contabilidad, también podría suponerse que los consorcios pueden llevar una “contabilidad

especial” de acuerdo con su propio funcionamiento y los usos y costumbres, como se ha venido haciendo hasta ahora.

2 - LIBROS OBLIGATORIOS DEL CONSORCIO: Según el Nuevo Código Civil y Comercial -Ley 26.994- art. 2067 inc. “i” los libros obligatorios son:  Libro de Actas de Asambleas: El decreto 18734/49 inc. 5, que reglamentó la derogada Ley 13.512 establecía que todas las decisiones que tomara el Consorcio a través de la asamblea de propietarios se harían constar en actas que firmarían todos los presente. Es decir que en este aspecto no hay ningún cambio.  Libro de Administración: El decreto 18734/49 inc. 5 establecía que debía rubricarse pero no se establecía la forma de llevarlo. La forma más utilizada por los usos y costumbres es transcribir completas todas las liquidaciones de expensas mensuales completas y la Rendición de cuentas anual.  Registro de Propietarios: Es un libro nuevo que se incorpora con este código. Hasta ahora había algunos reglamentos de propiedad Horizontal que establecían que el administrador debía llevar estos registros de datos, que se plasmaba en hojas móviles que el administrador entregaba para ser completadas por los consorcistas. En la Ciudad de Buenos Aires se ha dictado la Disposición 3920/DGDYPG/2016 que establece que se debe llevar un libro que contenga:  Datos del titular de dominio de la unidad funcional.  Datos del ocupante de la unidad si fuera distinto del titular de dominio.  Datos de una persona que tuviese la llave y en caso de emergencia pudiera ser requerida para que haga la apertura a la unidad funcional para solucionar el inconveniente suscitado.

 Libro de Registro de Firmas de Propietarios: La ley 3.254 de la Ciudad de Buenos Aires, en el artículo 9º establecía la obligatoriedad de llevar un “Libro de Registro de Firmas de Copropietarios”. Este libro debe ser llevado a cada asamblea por el administrador y cuando una persona se presenta con un poder para representar a algún propietario se debe cotejar la firma del poder con la firma que fue registrada en el libro oportunamente. Además hay otros libros que ya eran obligatorios desde antes del nuevo Código y que continúan vigentes:  Libro de Órdenes: La Ley 12981 en su artículo 25, dispone que todo edificio deberá llevar un libro rubricado en el cual se asentarán las órdenes impartidas por el empleador a los empleados. Este libro debe ser rubricado en el Ministerio de Trabajo, en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires se rubrica en la Dirección Protección del Trabajo del GCBA.  Libro de Sueldos: La Ley 20744 de Contrato de Trabajo en su artículo 52 establece que los empleadores deberán llevar un libro especial, rubricado y registrado en las mismas condiciones que los libros comerciales. Este libro debe ser rubricado en el Ministerio de Trabajo, en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires se rubrica en la Dirección Protección del Trabajo del GCBA.  Libro de Horas Suplementarias: Es obligatorio solo en el ámbito de CABA por la Disposición 969/DGEMP/14. En él deben constar las horas extras que realiza el personal del consorcio.  Libro de Datos - Año 2018: Derogado Mediante Disposición Nº Disposición N° 513-DGDYPC/18

En caso de tener libros encuadernados deben guardarse por 10 años según el Nuevo C.C.y C.

Libros que ahora son llevados en forma digital:  Ascensores: (Ordenanza 49.308/95) – Libro Digital  Artefactos Térmicos instalados: (Disposición Nº 1910/15-DGFYCO) Libro Digital

 Instalación fija contra Incendio: (Resolución N.° 263/AGC/17) –Libro Digital Además deben obtener unas obleas para cada uno de los 3 sistemas mencionados. El Vencimiento de OBLEAS opera todos los años en mayo

3 - LIBROS AUXILIARES RECOMENDADOS 

Libro del Consejo de Propietarios: La norma IRAM N° 65004 establece que todos los temas considerados por el consejo de propietarios serán asentados en un libro con hojas en original y duplicado, que cada administrador habilitará especialmente para ese fin.



Libro Banco: No es obligatorio, pero debe llevarse para poder contar con la información actualizada de los saldos bancarios y así poder controlar las cobranzas depositadas y el débito de los cheques emitidos para la cancelación de obligaciones del consorcio. Es imprescindible que el administrador todos los meses haga una conciliación bancaria donde determine:  Cheques que se emitieron y no han sido presentados al cobro al cierre del mes por los proveedores.  Si existen depósitos por cobro de expensas de las cuales no ha podido identificar que U.F. las realizó. Es lo que se denomina “depósitos no identificados” y deben contar el detalle del día que se efectuó el depósito y del importe en todas las liquidaciones de expensas hasta tanto esa U.F. que pagó se identificada y considerado el pago en la columna “Cobros” del prorrateo.  Cheques depositados o transferencias efectuadas que aún no se acreditado en la cuenta, por lo tanto este dinero aún no ha ingresado al banco.

Práctica: Ver videos en internet de cómo hacerlo: https://www.youtube.com/watch?v=Zq4z-rvXfYw

https://www.youtube.com/watch?v=7ceyaIbKBs4

4- MODO DE LLEVAR LOS LIBROS RUBRICADOS  Art. 321 - La contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse, de modo que se permita la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta.  Art. 325.- Forma de llevar los registros. Los libros y registros contables deben ser llevados en forma cronológica, actualizada, sin alteración alguna que no haya sido debidamente salvada. También deben llevarse en idioma y moneda nacional. Deben permitir determinar al cierre de cada ejercicio económico anual la situación patrimonial, su evolución y sus resultados.  Art. 324.- Prohibiciones. Se prohíbe:

a. alterar el orden en que los asientos deben ser hechos; b. dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos; c. interlinear, raspar, emendar o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben salvarse mediante un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error; d. mutilar

parte

alguna

del

libro,

arrancar

hojas

o

alterar

la

encuadernación o foliatura; e. cualquier otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de las registraciones.  Art. 316 - Enmiendas. Las raspaduras, enmiendas o entrelíneas que afectan partes esenciales del acto instrumentado deben ser salvadas con la firma de las partes. De no hacerse así, el juez debe determinar en qué medida el defecto excluye o reduce la fuerza probatoria del instrumento.

5 - EXHIBICION DE LOS LIBROS: Toda la documentación respaldatoria y los libros deben ser exhibidas antes de la Asamblea Ordinaria Anual donde se traten las cuentas del ejercicio finalizado. El Administrador como representante legal del consorcio debe tener los libros y la documentación respaldatoria en su poder, tiene la obligación de exhibirlos pero no de entregarlos. La negativa injustificada a exhibirlos da origen a la petición por vía judicial. Si ante el pedido del juez el Administrador no cumple, se puede requerir auxilio de la fuerza pública para realizar un allanamiento en la sede administrativa y el posterior secuestro de la documentación como lo determina el artículo 329 del Código Procesal.

6- NORMARTIVA ESPECIAL DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES  Libros

En la CABA (Ciudad Autónoma de Buenos Aire) según establece la Ley 3254/09 en el - CAPITULO II.- OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR. “…d.- Llevar en debida forma, los libros del Consorcio conforme las normas vigentes…”

Y el Decreto 551/10 que reglamenta la Ley 3254/09 establece en su artículo 9: “…Inciso d) Los libros a que se refiere este inciso son: el libro de administración; libro de actas de asamblea; libro de sueldos y jornales, libro de órdenes, libro de registro de firma de copropietarios, libro de ascensores y todo aquel libro que se disponga la autoridad de aplicación. Deben estar rubricados conforme a la normativa vigente. Cuando ésta lo autorice, los registros podrán llevarse en forma electrónica…”  Libros Registro de Firmas de Propietarios

Ley 3254/09 “… e) Llevar actualizado un libro de Registro de Firmas de los Copropietarios, el que es exhibido al comienzo de cada Asamblea a fin que los copropietarios presentes puedan verificar la autenticidad de los poderes que se presenten. ..”

Decreto 551/10 “…Inciso e) Los libros de Registro de Firmas de Copropietarios deben ser autorizados y llevar el formato que la autoridad de aplicación determine…”

 Vista de la documentación a Propietarios

Ley 3254/09 “..f.- Conservar la documentación del consorcio y garantizar el libre acceso de los consorcistas a la misma…”

Decreto 551/10 “..Inciso f) Formulada la solicitud por el consorcista, el administrador debe otorgar la vista de la documentación requerida en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles…”

7- NUEVA TERMINOLOGÍA EN EL CCYC

ANTES

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REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

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