MATERIAL DE APOYO COMITES DE EVENTOS

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO INDUSTRIAL DEL DISEÑO Y LA MANUFACTURA MATERIAL DE APOYO ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA. Programa: TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

COMITES DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida. •

El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.

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El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.

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El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen.

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El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen:

Comité de finanzas: conjunto de personas que deben reportar los egresos e ingresos. Máximo 6 y mínimo 5 integrantes ✓ Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos económicos necesarios. ✓ Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador. Comité de programas: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Prepara el cronograma de las actividades con fechas. Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar. Estructura el programa técnico. Establece los mecanismos para la preselección. Selecciona los ponentes y conferencistas. Selecciona coordinadores de actividades. Selecciona coordinadores de actividades. Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y exposición. Estructura el programa social. Elabora el programa de visitantes. Elabora el programa de visitantes. Programa acciones pendientes.

✓ Mantiene informado al comité organizador. Comité de apoyo o servicios generales: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

colabora en todo lo referente a planificación y logística. Reservación del centro de convenciones o sitio seleccionado para el evento. Montaje de salones. Alquiler de equipos de sonido. Reproducción del material organizador del personal técnico.

Comité de promoción/relaciones públicas: ✓ Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. ✓ Diseño y compra del impreso. ✓ Elaboración de pancartas. ✓ Actos de inauguración y clausura. ✓ Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación. Comité de transporte: ✓ Coordina todo lo referente al transporte. ✓ Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales. ✓ Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento. Comité de seguridad: ✓ Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes. ✓ Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios. ✓ Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios. ✓ Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios. Comité de recepción: ✓ Da la bienvenida a todos los participantes. ✓ Recibe a los invitados especiales. ✓ Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por los delegados e invitados. Comité de registro: ✓ Coordina todo lo referente a la inscripción. ✓ Diseña las planillas de inscripción. ✓ Entrega el material y suministra información. Comité de alojamiento: ✓ ✓ ✓ ✓

Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje. Contrata los servicios de alojamiento. Distribuye las habitaciones. Asigna la habitación a los invitados especiales.

Comité de alimentos y bebidas: ✓ Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre otros.). ✓ Organiza los horarios para la alimentación. El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido. Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente. El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión. El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente. El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios. El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido. Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma gráfica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un organigrama. ORGANIGRAMA DEL EVENTO

¿Qué hace que un evento tenga una connotación diferente? Ya se tiene un equipo con buenas competencias sobre la gestión del conocimiento, buenas relaciones e inteligencia emocional, pero es necesario tener un líder que motive y que logre potenciar el evento a tal punto que su equipo quede asombrado de lo que fue capaz de lograr gracias a sus direccionamientos. El líder transformacional enamora a sus seguidores, los motiva tanto que los empodera para gestionar todas las actividades como un nivel de satisfacción inigualable. Además, un líder transformacional es equitativo y justo con su equipo, el que ayuda a resolver los problemas, estimulando la imaginación y la flexibilidad intelectual. Entonces la pregunta clave es: ¿estoy capacitado para liderar un equipo y conducirlo al éxito de este evento? Si la respuesta es positiva, entonces se debe comenzar el diseño del evento; si la respuesta es negativa se sugiere nombrar un líder para cada evento, buscando el perfil de la persona que seguramente llegará al cumplimiento de los resultados esperados. Esta breve explicación de la gestión del conocimiento, el capital relacional, la inteligencia emocional y el liderazgo transformacional expresa las consideraciones que se rescatan en esta guía metodológica para tener en cuenta por ser el factor humano el recurso más importante en la realización de un evento y porque se considera clave entregar al lector unas consideraciones generales para armar su equipo de trabajo.

Líder del Proyecto Es la persona que está encargada de orientar la realización de un evento. Para ello se acompaña de un grupo gestor compuesto por: • Expertos científicos • Coordinador general • Coordinador Académico. Expertos Científicos

Competencias -Emprendimiento -Orientación al cliente -orientación a resultados -Gerenciamiento estratégico -Liderazgo -Negociación y relaciones, delegación

Son las personas que colaboran con el líder en la estructuración conceptual del evento.

Emprendimiento, orientación al cliente, orientación a resultados

Coordinador Académico

Es la persona que encarga de la parte científica del evento

Coordinador General Es la persona que coordina todas las actividades técnicas, administrativas, de comercialización, difusión, logística, operación, finanzas y servicio de un evento. Tiene en cuenta el presupuesto e informa regularmente al líder de

Competencias

Competencias

Emprendimiento, orientación al cliente, orientación a resultados, relaciones interpersonales, trabajo en equipo

Competencias

Responsabilidades -Estructuración conceptual del evento. -Consecución de panelistas. -Aprobación y negociación con patrocinios. -Formalización alianzas. -Aprobación presupuesto. -Definición agenda. -Aprobación actividades de gestión, logística, técnica, de servicios y protocolo y de construcción y transferencia de conocimiento. Responsabilidades -Aporte en la estructuración conceptual del evento. -Asesoría y apoyo en la consecución de panelistas a expositores. -Acompañamiento a panelistas. -Evaluación de ponencias. -Acompañamiento en la construcción de comunidades de aprendizaje. Responsabilidades -Articulación agenda con programas de la organización. -Coordinación de talleres y actividades pre – y post evento -Propuestas de acciones innovadoras de impacto para la transferencia del conocimiento. -Compilación de las memorias el evento. -Consecución permiso cesión de derechos. -Articulación evento presente con futuros eventos. -Evaluación de la promesa de valor del evento -Consecución Moderador (elaboración del protocolo de instalación evento) -Coordinación de las relatorías (consecución relatores y elaboración de los protocolos para cada uno) -Elaboración de los contenidos que se requieren para los afiches, pagina web, cartas, etc. Responsabilidades -Elaboración presupuesto y manejo operativo. -Gestión de contratación diseñadores -Convocatoria y difusión -Servicios generales (adecuación logística y técnica de los espacios requeridos, permisos, servicios salud y seguridad) -Soporte TICS -Traducciones -Capacitación personal de apoyo -Gestión de patrocinio

cada actividad. Tiene un grupo de apoyo para su gestión

Grupos de apoyo depende del coordinador general -Apoyo técnico -Apoyo financiero y contable -Apoyo de difusión y comercialización -Apoyo logístico y de operación -Apoyo de protocolo y servicio

Orientación al cliente, gerenciamiento táctico y empoderamiento

Competencia

Orientación al cliente, orientación a resultados, relaciones interpersonales, trabajo en equipo

-Coordinación actos culturales -Regalos a panelistas, clientes -Transportes, tiquetes, hoteles (planes de turismo) -Recibimiento de invitados (entrega escarapelas. Certificaciones) -Contactos de cierre y agradecimiento Responsabilidades -Operación de los medios audiovisuales y tics, alimentación contenidos y administración equipos y programas, manejo equipo de traducciones. -Operación diaria de ingresos y egresos, alimentación programas contables, informes diarios ejecución presupuestal. -Consecución de patrocinios, arreglo de los stands, operación de la convocatoria, envío de invitaciones análogas y digitales, postura de afiches, recepción de llamadas, atención al público en puntos específicos de información. -arreglo de los espacios, adecuaciones ambientes, distribución material, transporte equipos, servicio de taxi. -Recibimiento de invitados, servicio de edecanes y chaperones.

Fuente: Notas de Clase. Ángela María Betancur Organización de reuniones y eventos luisa cristina cabero soto ediciones paraninfo, s.a., 2012