Meeting Online - Tutorial ZOOM v1.2 17_04_2020

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Meeting Online de Negociação 2020 Tutorial para utilização da plataforma Zoom

Abril/2020

Sumário 1.

Plataforma tecnológica a ser usada no Meeting Online de Negociação 2020 ............................................ 2

2.

Detalhamentos do Edital para o ambiente online ................................................................................................... 3

3.

Formatos das atividades do Meeting Online no Zoom ......................................................................................... 6

4.

Alterando o idioma do Zoom .......................................................................................................................................... 7

5.

Acesso aos rounds de negociação e demais salas do Meeting Online de Negociação 2020 ................ 8

6.

Equipes e Avaliadores: Tela e funcionalidades do Zoom durante os rounds do Meeting ....................... 9

7.

Enfatizando três pontos fundamentais ...................................................................................................................... 14

8.

Controle de tempo ............................................................................................................................................................ 16

9.

Salas Simultâneas (Breakout Rooms)........................................................................................................................... 16

10.

Anfitriões dos Rounds e Salas: Funcionalidades especiais do Zoom......................................................... 17

11.

Testes de dispositivos .................................................................................................................................................. 22

12.

Fonte de energia dos dispositivos .......................................................................................................................... 22

13.

Conexão com internet e sugestões para otimizar sua rede .......................................................................... 23

14.

Problemas com sua câmera ou microfone .......................................................................................................... 24

15.

Contatos para suporte ................................................................................................................................................. 26

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1. Plataforma tecnológica a ser usada no Meeting Online de Negociação 2020 Para o desenvolvimento das atividades do Meeting Online de Negociação 2020, utilizaremos o aplicativo Zoom, disponível nos diversos sistemas. A integração desse ambiente permite que cada usuário utilize a plataforma nos diferentes sistemas sem qualquer prejuízo à conectividade dos demais participantes. A plataforma deve ser acessada por meio do download e instalação do aplicativo, tanto no dispositivo móvel celular quanto no computador, para garantir o melhor acesso às reuniões. Nesse sentido, também destacamos que o acesso por celular apresenta limitações na visualização dos participantes e agilidade no uso de determinadas funcionalidades. Por isso, recomendamos o uso de dispositivos como notebook ou desktop para sua melhor experiência no evento, especialmente aos participantes dos rounds de negociação. Além disso, orientamos para que todos os envolvidos realizem a prévia instalação do aplicativo em todos os seus dispositivos a fim de garantir seu funcionamento, bem como sua ambientação com a solução em todos os tipos de dispositivos. Os downloads podem ser realizados nos seguintes links: • • •

Notebooks e desktops: https://zoom.us/support/download Celulares Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings Celulares iPhone: https://apps.apple.com/us/app/id546505307

Solicitamos que todos os participantes (comissão, equipes, avaliadores e mentores) realizem sua inscrição, gratuitamente, no Zoom (https://zoom.us/signin). É possível efetuar Login usando sua conta Google ou do Facebook. Caso contrário, poderá selecionar “Inscrever-se” para criar uma conta Zoom. Quando da configuração de sua conta, é recomendado que ajuste seu nome e sobrenome completos, incluindo a categoria de participação, bem como insira uma foto para o seu usuário. Orientações sobre nomeação de usuário são trazidas no item 7.1 deste tutorial. A organização do Meeting realizará alguns encontros simulados no Zoom para ajudar na ambientação da ferramenta; o link será informado por e-mail, fiquem atentos. Nesse aspecto, orientamos que os participantes conectem para os treinamentos preferencialmente via notebook ou desktop. Também é recomendado que as equipes participantes realizem testes na plataforma a fim de familiarizarem com todas as funções disponíveis. Objetivando a melhor experiência e maior segurança para todos os usuários, é fundamental que realizem todas as atualizações de versão disponibilizadas para o Zoom até as qualificatórias. Em circunstância do atual momento, a plataforma está realizando diversas atualizações para maior segurança e melhor experiência do usuário. Como padrão, informamos que toda a organização e anfitriões das salas utilizarão a última versão disponível da plataforma. 2

2. Detalhamentos do Edital para o ambiente online Destacamos a seguir pontos importantes que tratam do Edital e que deverão ser seguidos no ambiente online: • • •

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A comunicação entre os negociadores da equipe será, exclusivamente, o Chat para troca de mensagens diretas/privadas; Uma vez iniciado o Round, os negociadores deverão manter a câmera permanentemente ligada até o término dos feedbacks da rodada. Caso o(a) negociador(a) de uma Equipe saia da frente do vídeo sem autorização expressa do membro da Comissão Executiva que estiver presente no Round, sua Equipe poderá ser desclassificada; As salas serão bloqueadas ao início do round, impossibilitando ingresso após o horário previsto; Todos os Rounds serão gravados para observação posterior, se necessária. Para possíveis falhas de conexão: o Cada Equipe deve ter dois negociadores backup, para negociar ou para conectarem o viva-voz do que caiu a conexão. o Também haverá avaliadores de suporte para assumir em caso de falha de conexão. Entretanto, serão contabilizadas as notas apenas dos avaliadores que estiverem online ao longo de todo o Round. Caso a conexão de um dos negociadores ou avaliadores ou anfitrião caia, de forma que inviabilize a continuidade do Round naquele momento, a organização fará uma pausa de até 3 minutos na negociação e entrará em contato com quem caiu para reconectá-lo à sala. Essa pausa não será contabilizada no tempo de negociação. o Não havendo sucesso para a reconexão de um negociador, a Equipe deve informar à organização se procederá com a ativação do negociador substituto ou se utilizará uma conexão como ponte para permitir o áudio do negociador sem internet. ▪ No caso da conexão ponte, avisar a organização que o negociador está no vivavoz e alterar o nome do login do membro da Equipe, incluindo "porta voz do negociador", para que o membro da Equipe seja considerado na sala como porta voz do negociador. o No caso de perda de conexão do anfitrião, a negociação será interrompida apenas se não houver quantitativo de membros da organização suficiente para garantir a continuidade da negociação com segurança e no formato aqui detalhado. Caso haja pelo menos mais um membro suficiente para participar de cada sala simultânea das duplas negociadoras, o Round continuará normalmente com um coanfitrião assumindo o papel de anfitrião. o No caso de perda de conexão de um avaliador e não houver avaliador de suporte naquele Round desde o início, as notas serão multiplicadas pelo número de avaliadores 3

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que ficarem online o tempo inteiro. Havendo avaliador de suporte nesse caso, sua nota será considerada em conjunto com os demais avaliadores. o Havendo perda de conexão de observador, a negociação não será interrompida. Esclarecimentos sobre a negociação online do Caso C - Multipartes: o Tendo em vista que a negociação ocorrerá no ambiente online, o preenchimento do Memorando de Entendimentos será feito por meio da ferramenta quadro branco. O anfitrião disponibilizará o memorando no quadro branco e este deve ser preenchido pelas Equipes durante a negociação. Ao final, cada Equipe poderá assinar o Memorando por meio do próprio teclado e ir confirmando sua assinatura através de comunicação verbal. Como os rounds serão gravados, esses recursos possibilitam que este Memorando tenha a mesma validade do documento físico assinado por todos os participantes na negociação.

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Como sabemos que no meio eletrônico podem acontecer erros. Colocamos como segunda opção que as duplas imprimam o Memorando de Entendimentos e façam o preenchimento à mão durante a negociação. Ao final, cada membro assina a sua própria via e mostra através de sua câmera de computador. Como os rounds serão gravados, esse recurso possibilita que este Memorando tenha a mesma validade que um documento físico assinado por todos os participantes na negociação. Considerando que algum participante pode não ter a possibilidade de imprimir o Memorando de Entendimentos, pedimos que, caso você se enquadre nessa hipótese, copie a mão o modelo do Memorando que se encontra no Caso C e abaixo. Obs.: Pedimos a gentileza de verificar sua possibilidade de imprimir o Memorando de Entendimentos alguns dias antes de sua Qualificatória.

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Esclarecimentos sobre o ponto 1.d.ii do Edital do Meeting de Negociação 2020 - da confirmação do visto válido norte-americano”: o Tendo em vista a confirmação da Etapa Nacional para os dias 01 a 05 de julho de 2020, a comprovação de Visto Americano válido fica prorrogada para 24 de junho de 2020 o Lembramos que é considerado válido o visto com data de vencimento superior a 6 meses da data do embarque o A comprovação deve ser através do envio da cópia do passaporte e visto válido para o email [email protected] o Sabemos que a declaração do estado de calamidade, com determinação de suspensão de alguns serviços considerados não essenciais pode ter causado alguma dificuldade aos que pretendiam buscar o Visto norte-americano. Sendo essa a sua situação pessoal, entre em contato por meio do e-mail [email protected] e verificaremos caso a caso.

3. Formatos das atividades do Meeting Online no Zoom No decorrer do Meeting Online de Negociação 2020, serão utilizados formatos distintos de acesso à plataforma Zoom. • •

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Cerimônias (abertura e encerramento) o Ferramenta de Sala de Reunião com Salas Simultâneas Salas de ambientação, mentoria e apoio o Ferramenta de Sala de Reunião com Salas Simultâneas ▪ Os participantes ingressarão no evento mediante acesso a uma sala geral na qual serão recepcionados pela Organização do Meeting ▪ Essa sala servirá à integração dos participantes, bem como para a organização do Meeting informar os acessos aos rounds e demais atividades ▪ Todas as demais salas existentes serão informadas no decorrer do evento, conforme detalhado no item 5 deste tutorial. Rounds de negociação o Ferramenta de Sala de Reunião com Salas Simultâneas ▪ A funcionalidade de Salas Simultâneas será utilizada para os momentos de prénegociação, pedidos de pausa, preparação para reflexão, reflexão, preenchimento das notas pelos avaliadores e preparação do feedback. ▪ Nas etapas de pré-negociação, reflexão e feedback, a dupla negociadora poderá visualizar os vídeos dos avaliadores. Durante a negociação, estarão visíveis apenas os vídeos dos próprios negociadores.

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4. Alterando o idioma do Zoom Caso opte por alterar o idioma do Zoom para português, por favor siga os passos abaixo. •

Windows: o Clique com o botão direito do mouse sobre o ícone do Zoom localizado próximo ao relógio na área de trabalho. o No menu, acesse "Switch Languages" o Selecione "Português".

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MacOS: o Clique com o botão direito do mouse sobre o ícone do Zoom localizado na dock. o No menu, acesse "Switch Languages" o Selecione "Português".

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Android e iOS: o No Android e iPhone (iOS), o Zoom utiliza o idioma definido pelo celular o Para alterar o idioma do app, será necessário alterar a língua nas configurações do sistema do Google e Apple ▪ Consulte o manual de seu aparelho para executar corretamente essa ação. 7

5. Acesso aos rounds de negociação e demais salas do Meeting Online de Negociação 2020 O acesso às reuniões do Zoom pode ocorrer por meio do ID da Reunião (cada reunião tem um número de 9, 10 ou 11 dígitos) ou do Link de URL a ser disponibilizado por e-mail a todos os participantes. Orientamos fortemente que todos fiquem atentos aos seus e-mails. •

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ID da Reunião: o O usuário deve abrir o aplicativo Zoom o Clicar em “Ingressar” (“Join”) o Informar o código de acesso ou ID da Reunião o Entrar na reunião. Link de URL: o Acessar o link da URL, no formato https://zoom.us/j/999999999, recebido para acesso o Abrir o aplicativo Zoom ▪ Notebook e desktop: abertura poderá ocorrer a partir da janela do navegador se o aplicativo ainda não estiver instalado ▪ Celulares: abertura ocorre diretamente quando o aplicativo já foi instalado Senha de acesso: o Conforme nova política da plataforma Zoom, todas as reuniões a serem realizadas exigirão senha de acesso. A organização do Meeting passará essa respectiva informação em conjunto com o link de acesso ou ID da reunião.

Destacamos desde já que haverá uma sala de acesso geral, na qual todos os participantes serão recepcionados pela Organização do Meeting. Neste local, destacamos que a organização do Meeting informará em tempo oportuno os links e senhas de acesso para cada round ou atividade relacionada. Havendo quaisquer dificuldades de acesso, deve-se contatar imediatamente a organização a fim de informarmos o ID da Reunião e realizar qualquer ajuste necessário. Para qualquer atividade integrante do Meeting Online de Negociação 2020, sugere-se que os participantes acessem a plataforma pelo menos 15 minutos antes do horário marcado, mesmo que em regime de teste com algum colega. Essa ação é necessária para os testes de conexão, imagem, som e qualquer outra configuração do equipamento. Em atividades que exijam controle de acesso dos participantes (como os rounds de negociação), informamos que o acesso às salas será travado após a verificação de que todos os participantes estão presentes. Isso será feito a fim de impedir o acesso de quaisquer outros usuários e garantir a devida segurança da atividade. Também será necessário que todos os participantes se apresentem no vídeo antes do início de cada round, mesmo observadores e avaliadores. Caso algum usuário não realize sua identificação, ele será retirado da sala e impedido de voltar após o bloqueio dela. Em caso de dúvidas por parte de qualquer 8

participante em relação a presença de outra pessoa, deve-se enviar mensagem privada no chat para o anfitrião da sala.

6. Equipes e Avaliadores: Tela e funcionalidades do Zoom durante os rounds do Meeting Ao acessar os rounds de negociação e demais salas, os participantes visualizarão barra de opções semelhantes a esse modelo:

De acordo com o ambiente tecnológico que esteja utilizando (Windows, iOS, etc), alguns botões ou nomes das funções poderão aparecer de forma um pouco diferente. Caso não visualizem alguma das opções, verifique se seu dispositivo não apresenta alguma alternativa semelhante antes de contatar o suporte da organização. Confira algumas orientações e dicas para cada opção: 1. Áudio: • Clicando no símbolo do microfone, você poderá ativar ou desligar o seu áudio • Atenção: Durante os rounds de negociações, as duplas negociadoras deverão permanecer com seus áudios sempre abertos. Nos momentos previstos em edital para participação dos Avaliadores, eles também terão seus áudios abertos. Todos os demais participantes da sala ficarão com áudio fechado durante a negociação, salvo o momento de identificação antes do início do round. • Clicando na seta ao lado do microfone, abre-se um menu que possibilita alterar os dispositivos de áudio utilizados (microfone e alto-falante/fone de ouvido), bem como configurá-los o Lembre-se de realizar todos os testes necessários antes dos seus rounds de negociação e reuniões 2. Vídeo: • Clicando no símbolo da câmera, você poderá ativar ou desligar a sua câmera • Atenção: Durante os rounds de negociações, as duplas negociadoras deverão permanecer com seus vídeos sempre abertos. Nos momentos previstos em edital para participação dos Avaliadores, eles também terão seus vídeos abertos. Todos os demais participantes da sala ficarão com vídeo fechado durante a negociação, salvo o momento de identificação antes do início do round. • Clicando na seta ao lado da câmera, abre-se menu que possibilita alterar a câmera utilizada, bem como é mostrada a opção “Configurações de Vídeo”: 9

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o Para participantes que não possuam uma conexão de internet de alta banda (Para mais detalhes, ver seção “Conexão com internet e sugestões para otimizar a sua rede”), sugere-se desmarcar as opções “Habilitar HD” e “Retocar minha aparência” o Manter a opção “Espelhar meu vídeo” desmarcada o Dentre as demais opções, destacamos a orientação para manterem marcadas as opções: ▪ “Sempre exibir os nomes dos participantes no vídeo deles”: Para haver a correta identificação dos participantes ▪ “Ocultar participantes com vídeo desativado”: Para que a tela apresente apenas os vídeos dos participantes envolvidos na negociação e não mostre os demais envolvidos com vídeos desativados (Anfitrião, Avaliadores e demais envolvidos que possam estar conectados) Durante os rounds, é proibida a utilização de fundos virtuais (virtual backgrounds) por qualquer participante, em especial pelas duplas negociadoras

3. Convidar: • Essa opção não será utilizada pelos participantes, apenas pelos organizadores 4. Participantes: • Essa opção permite a visualização de menu que apresentará a relação de todos os participantes da reunião • No caso de o participante estar acessando via celular, essa opção será apresentada no lugar dos vídeos, requerendo cuidado por parte do usuário. Para usuários em notebook e desktop, surgirá um menu à direita com a relação dos participantes.

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5. Compartilhar tela:

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A única opção de compartilhamento permitida a ser utilizada pelas duplas negociadoras é a função de Quadro branco o Essa ferramenta estará disponível e os participantes, se assim desejarem, poderão utilizá-la para montar a agenda da reunião e eventuais acordos que forem fazendo, de forma que todos enxerguem o Durante os rounds, observa-se que a ferramenta será destinada para uso dos negociadores, sendo vetada a utilização por avaliadores e observadores o Para acioná-lo, siga os seguintes passos: ▪ Clique no botão “Compartilhar tela” localizado na barra de ferramentas da reunião ▪ Selecione “Quadro branco” na janela que se abrirá ▪ Clique em Compartilhar ▪ As ferramentas de anotação aparecerão automaticamente, mas você pode pressionar a opção Quadro branco nos controles da reunião para mostrálos e ocultá-los.

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Use os controles de página no canto inferior direito do quadro branco para criar páginas e alternar entre as páginas (apenas o usuário que começou a compartilhar aquele quadro branco tem acesso para criar e alternar páginas)

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o Com o compartilhamento de tela simultâneo ativado, vários participantes poderão compartilhar um quadro branco de uma só vez. No entanto, para ver dois quadros brancos de uma só vez, ou o seu próprio quadro branco e o de outro participante, será necessário ter dois monitores ativados. ▪ Recomendamos que essa funcionalidade seja testada e alinhada previamente por todos os participantes que integram sua equipe o Quando ativado o Quadro branco, o usuário poderá permitir que outros participantes da reunião também façam anotações o Ao clicar no botão de fechar o quadro branco (“X” no topo superior direito), cabe observar que ele não é apagado. Quando, e se necessário, o usuário compartilhar novamente o quadro branco, as anotações anteriormente feitas permanecerão registradas. o No quadro branco, há alguns modos para inserir as informações desejadas, dos quais destacamos: ▪ Texto: Registro escrito direto ▪ Estampar: Ícones que podem facilitar a marcação de pontos A opção de compartilhamento de som não deve ser utilizada pelo participante em hipótese alguma

6. Bate-papo: • ATENÇÃO: Todas as interações pelo chat devem respeitar as orientações do Edital em relação a não comunicação entre os negociadores com nenhuma outra pessoa a não ser a sua dupla negociadora daquele round. • Estarão habilitadas as opções de envio de mensagens em modo público e privado • Orienta-se que o usuário tenha cuidado ao selecionar o destinatário da mensagem, sobretudo quando se tratar de intenção em enviar algo apenas para a sua dupla no decorrer do round de negociação o É de fundamental importância que todos os participantes estejam confortáveis com essa opção antes da realização de seus rounds. Assim, recomenda-se que todas as equipes testem a funcionalidade e encaminhem eventuais dúvidas para a organização. 7. Gravar: • O anfitrião gravará os rounds, para eventual necessidade de revisar as negociações.

8. Reações: • Durante os rounds de negociação, não deve ser usada a ferramenta “Reações”: like e palmas.

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Dependendo do equipamento utilizado para acessar o Zoom, observa-se que algumas opções podem não estar disponíveis ou mesmo agrupadas em outra opção, comumente “Mais” com um ícone de três pontos no canto inferior direito da tela. Além de todas as opções já abordadas que estão no menu de comandos, também destacamos outras duas funções importantes que todos os usuários devem conhecer: •

Modo de Exibição: o Existem duas opções disponíveis: “Exibição de Orador” e “Exibição da Galeria” ▪ No decorrer dos rounds, todos os participantes deverão manter a opção “Exibição da Galeria” ativa, assim poderão visualizar todos os participantes ao mesmo tempo ▪ Observa-se que este formato será utilizado pelos avaliadores e demais membros da organização presentes no round

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Uma forma prática de acionar essa opção é pelo comando: • Windows: (Alt + F2) • Mac: Command(⌘) + Shift + W

Levantar / abaixar a mão: o Essa função identificará ao anfitrião e demais participantes que você deseja se manifestar o O uso dessa função poderá ocorrer pelas equipes a fim de organizarem suas falas, entretanto reforçamos que não haverá um controle específico do anfitrião durante os rounds sobre essa funcionalidade ▪ Sugere-se que as equipes planejem como desejam realizar a utilização dessa funcionalidade, em especial, para os rounds multipartes.

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7. Enfatizando três pontos fundamentais A fim de garantir celeridade no início dos rounds de negociação e preparar todos os participantes para esse momento, destacamos três ações que serão fundamentais e que devem ser habituais para todos: 1. Identificação de usuário / Nomeação: o Ao entrar na sala online do Round de negociação, todos deverão renomear seu usuário no seguinte formato: ▪ Sua função abreviada (Negociador [Neg.], Avaliador [Av.], Membro da Equipe [Eq.], Coach [Co.], Mentor [Ment.], Comissão Organizadora [Org.]) + primeiro nome do cliente que representa naquela negociação (Equipe, Smith, Divisão, Indiana, Hapgood, Brody, Jones Sr. - Obs: aplicável apenas para os negociadores) + equipe a que pertence (Ex: sigla da sua instituição de ensino) + seu primeiro nome. ▪ O participante que não se identificar conforme acima indicado será retirado da sala. o Somente poderão estar na sala do Round os membros das Equipes que estiverem negociando, membros de outras Equipes não poderão assistir negociações de outras Equipes que não a sua. o As formas mais práticas de alterar seu nome, caso já esteja conectada a uma sala, são: ▪ Com seu vídeo ligado, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção “Renomear” ▪ Clicar na opção “Participantes” no menu de comando do Zoom e selecionar a opção “Renomear” que aparecerá ao clicar em “Mais >” quando passar o mouse em cima do seu próprio usuário ▪ No Celular, clicar em “Participantes”, clicar no seu nome e selecionar a opção “Renomear” 2. Ocultar participantes com vídeo desativado o Para que a tela apresente apenas os vídeos dos participantes envolvidos na negociação e não mostre os demais envolvidos com vídeos desativados (Anfitrião, Avaliadores e demais envolvidos que possam estar conectados) o Para selecionar essa opção em notebook/desktop: ▪ Clique na seta ao lado da câmera no menu de comando do Zoom ▪ No menu que surgirá, você deve clicar na opção “Configurações de Vídeo”:

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▪ Selecione “Ocultar participantes com vídeo desativado” ▪ Fechar a tela de configurações e retornar à sala de reunião Para selecionar essa opção em celulares: ▪ Clique no ícone com três pontinhos (“Mais”) no menu de comando ▪ Clique em “Configurações da Reunião”

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Desmarcar a opção “Mostrar participantes com vídeo desativado” Fechar a tela e retornar à sala de reunião

3. Verificar o funcionamento de câmera, microfone e saída de som o Lembre-se de realizar todos os testes necessários antes dos seus rounds de negociação e reuniões 15

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Câmera ▪ Clicando no símbolo da câmera no menu de comando do Zoom, você poderá ativar ou desligar a sua câmera ▪ Clicando na seta ao lado da câmera, abre-se menu que possibilita alterar a câmera utilizada, bem como é mostrada a opção “Configurações de Vídeo” Microfone e saída de som (alto falante ou fone de ouvido) ▪ Clicando no símbolo do microfone, você poderá ativar ou desligar o seu áudio ▪ Clicando na seta ao lado do microfone, abre-se menu que possibilita alterar os dispositivos de áudio utilizados (microfone e alto-falante/fone de ouvido), bem como configurá-los

8. Controle de tempo Conforme definido em edital, observa-se que é de responsabilidade das duplas negociadoras o controle do tempo durante a realização dos rounds. Se necessário, os avaliadores do round poderão intervir a fim de informar o término do tempo e orientar que os participantes se encaminhem para as tratativas de encerramento. Em pausas ou outros momentos que tenham duração previamente definida pelo edital ou organização, observa-se que a contagem de tempo será integralmente respeitada, não sendo possível antecipar o término dos mesmos.

9. Salas Simultâneas (Breakout Rooms) Durante o Meeting Online de Negociação 2020, uma funcionalidade que será utilizada regularmente por todos os participantes é a Sala Simultânea (breakout room). Trata-se de um espaço reservado, dentro da própria sala de reunião, no qual o acesso dos participantes ocorre somente conforme a designação do anfitrião da sala. Na sala de acesso geral do Meeting, serão disponibilizadas salas simultâneas para Mentoria, networking, apoios à organização e avaliadores, bem como outras opções em estudo pela organização. Em relação ao uso das salas simultâneas no decorrer dos rounds de negociação, destacamos que: •

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Essa função será utilizada em momentos como: pré-negociação, pedidos de pausa, preparação para reflexão, reflexão, preparação para feedback e finalização do preenchimento das notas pelos avaliadores; A configuração da sala não permitirá o retorno espontâneo do participante para a sala geral, essa ação ocorrerá apenas sob comando do anfitrião ao fim do tempo estabelecido para o momento em questão; 16

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Durante os períodos de pausa solicitada por uma equipe, observamos que os avaliadores também serão alocados em uma sala simultânea sem a presença dos demais observadores ou membros da organização; Em todos os momentos de salas simultâneas durante os rounds, a dupla negociadora deve permanecer com áudio e vídeo abertos. Além disso, cada dupla será acompanhada na sala simultânea por um membro da organização. Esse usuário não poderá contribuir de qualquer forma com os participantes, sendo sua presença apenas como ferramenta para garantir o adequado cumprimento do edital; No retorno para a sala geral, os participantes devem observar que seus áudios voltarão desabilitados, sendo importante que acionem o mesmo para continuação da negociação.

Quando você estiver alocado dentro de uma sala simultânea, favor observar que não será possível enviar mensagens para os participantes que estarão na sala principal, apenas para aqueles que também estarão na mesma sala simultânea. Da mesma forma, apenas os participantes ali alocados serão capazes de ver e ouvir você. O anfitrião geral da sala poderá enviar mensagens de aviso às salas simultâneas, mas você não poderá respondê-las diretamente. Em caso de ser necessário o apoio da organização, você deverá requerer a ajuda do anfitrião (exemplos abaixo nas telas do aplicativo em notebook e celular, respectivamente) e aguardar até que o mesmo entre em sua sala para atendimento.

10. Anfitriões dos Rounds e Salas: Funcionalidades especiais do Zoom Além das funções já abordadas na seção anterior, o Anfitrião (“Host”) dos rounds do Meeting, além das eventuais salas disponíveis, disporá de funcionalidades extras na plataforma Zoom.

1. Salas Simultâneas (“Breakout rooms”): • As Salas Simultâneas permitem dividir sua reunião no Zoom em até 50 sessões separadas. O anfitrião da reunião pode optar por dividir os participantes de forma automática ou manualmente (a ser utilizado no Meeting). 17

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É fundamental observar que, quando a reunião estiver sendo gravada em nuvem, ela gravará apenas a sala principal, independentemente da sala em que o anfitrião estiver. A criação das Salas deve ocorrer antes do início do Round, conforme orientações a seguir, sendo possível apenas fechar a opção de salas e retomá-la, já configurada, quando necessário. Criando Salas Simultâneas o Clique em Salas Simultâneas no meu de controle do Zoom

o Selecione o número de salas que deseja criar e a opção “Manualmente”

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o Clique em “Criar Salas” Controle das Salas Simultâneas o Depois de criar as salas, clique em Opções para visualizar as opções adicionais

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o Marque as opções que você deseja utilizar na Salas Simultâneas ▪ A primeira opção deve ser marcada para garantir que os participantes sejam direcionados automaticamente para as salas ▪ A segunda opção não deve ser marcada para garantir que os participantes permaneçam nas salas simultâneas quando assim orientado ▪ A terceira opção deverá ter o tempo que se faz necessário para aquele momento de utilização da sala simultânea (pré-negociação, pausas, reflexão etc), conforme edital do Meeting ▪ Sugere-se a contagem regressiva de 15 segundos ao final do tempo anteriormente estipulado porque alguns participantes podem demorar alguns segundos para entrarem nas salas simultâneas devido à qualidade de suas conexões. Dentro desse tempo, já será possível o retorno dos participantes à sala principal. Alocação dos participantes nas salas o Para alocar os participantes às suas salas, selecione “Atribuir” ao lado da sala e selecione os participantes que deseja atribuir a essa sala. Abertura das salas o Após a devida alocação dos participantes nas salas, deve-se clicar em “Abrir todas as salas” Mensagem para os participantes enquanto os mesmos estiverem em Salas Simultâneas o É permitido ao anfitrião o envio de uma mensagem em comum para todos os participantes alocados nas diversas salas o Para isso, clique em “Transmitir uma mensagem para todos”, escreva sua mensagem e clique em “Transmitir”

Caso algum participante solicite ajuda durante as Salas Simultâneas, o anfitrião poderá ingressar na sala simultânea.

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o Qualquer ação junto aos participantes, dentro de sala simultânea, deverá seguir o edital do Meeting Caso você participe do Meeting como anfitrião de um round ou sala, é importante que também visualize o seguinte vídeo sobre Salas Simultâneas: o https://youtu.be/j_O7rDILNCM

2. Gravação • Apenas o anfitrião dos rounds e salas disponíveis terá habilitada a opção de gravar o conteúdo • Antes do início de cada round, é fundamental que o anfitrião inicie o processo de gravação • Para habilitar a gravação, deve-se: o Clicar na função “Gravar”, disponível no menu de controle do Zoom

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o Clicar no comando “Gravado na Nuvem” Após o encerramento do round, o comando de gravação poderá ser encerrado e o arquivo será disponibilizado posteriormente pela plataforma Zoom na conta do usuário

3. Controles extras sobre os participantes • Diferentemente da visão disponível aos participantes, o anfitrião possui a função “Gerenciar Participantes” no lugar da opção “Participantes”

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o Na listagem dos participantes, ao passar o mouse sobre cada um, o anfitrião poderá: ▪ Desativar / ativar o áudio do participante ▪ Desativar / pedir para iniciar o vídeo do participante ▪ Tornar o participante um Anfitrião ou Coanfitrião ✓ Sugere-se que pelo menos outro membro da comissão ou avaliador também seja colocado como Coanfitrião para qualquer problema na conexão do Anfitrião ▪ Renomear o participante ▪ Colocar o participante em sala de espera Na parte inferior do gerenciamento de participantes, há também os controles que possibilitam desativar ou ativar os sons de todos os participantes

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Ao clicar na opção “Mais” acima visualizada, será possível o acesso do anfitrião a outros importantes controles:

o A opção de “Permitir que participantes ativem seu próprio som” deve ser utilizada conforme orientação específica da organização do Meeting aos membros da Comissão e Anfitriões dos rounds o A possibilidade dos participantes se renomearem deve ser marcada para que cada um possa adaptar seu nome com a denominação da equipe, conforme indicado no ponto 7.1 deste tutorial o A opção de “Colocar Participante na Sala de Espera ao Entrar” serve para que o anfitrião tenha controle sobre os participantes que estarão na sala, devendo aprovar a entrada apenas daqueles que de fato deverão estar presentes 4. Segurança • Foi incluído, nas últimas versões do aplicativo Zoom, o botão de Segurança • Ao clicar no botão, o anfitrião poderá: o Bloquear reunião ▪ Opção a ser utilizada após o início dos rounds, após certificar-se de que todos os envolvidos (equipes, avaliadores e organização) estão conectados ▪ Havendo necessidade de algum participante reconectar a reunião, essa opção deve ser desmarcada para que ele consiga acessar a sala o Habilitar a sala de espera ▪ Necessário estar habilitado para haver o controle de quem está acessando a sala, situação em que o anfitrião precisará admitir a entrada de cada participante ▪ Sugere-se que a opção “Gerenciar Participantes” esteja atividade para aparecer os nomes na parte direita da tela o Permitir aos participantes: compartilhamento de tela (apenas do quadro branco, conforme orientado no ponto 6.5 deste tutorial), bate-papo (chat) e renomearem seus nomes

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11.

Testes de dispositivos

Cada dispositivo possui ferramentas próprias para testes e configurações do microfone, da câmera e do fone de ouvido. Para um teste rápido se eles funcionam, sugerimos o acesso dos links abaixo. Ao acessar cada opção, o navegador poderá pedir autorização para utilizar o respectivo dispositivo. • • •

Microfone: https://www.onlinemictest.com/ Câmera: https://www.onlinemictest.com/webcam-test/ Acessibilidade geral da rede: https://networktest.twilio.com/ o Se um ou mais diagnósticos do teste de rede não alcançarem o resultado “PASS”, significa que a qualidade da sua rede pode ser menor do que o ideal, incorrendo na possibilidade de afetar sua experiência no Zoom. Nesse caso, siga as orientações da seção “Conexão com internet e sugestões para otimizar a sua rede”.

Caso você planeje utilizar fones de ouvido durante as atividades do Meeting, é fundamental que teste previa e adequadamente os mesmos antes do evento, pois alguns dispositivos apresentam incompatibilidades. Em especial, sugerimos que verifique a conexão com o dispositivo utilizado, bem como comandos que ele possua, incluindo botões próprios quando o modelo possuir integração com microfone. Dentro de uma sala do Zoom, observe que há uma seta ao lado do botão do microfone. Clicando nessa seta, abre-se menu que possibilita alterar os dispositivos de áudio utilizados (microfone e altofalante/fone de ouvido), bem como configurá-los. Há também uma opção própria para testar o microfone e o fone de ouvido / alto falante. Lembre-se de realizar todos os testes necessários antes dos seus rounds de negociação e reuniões. Caso seu fone/microfone não esteja funcionando, favor retirá-lo e testar os dispositivos nativos do próprio computador para ver se o áudio funciona antes de contatar a organização do Meeting. Reiteramos que é de responsabilidade do participante realizar os testes e ações necessárias para configuração do seu equipamento.

12.

Fonte de energia dos dispositivos

Um simples detalhe, mas de extrema importância, é a recomendação de que você mantenha o seu dispositivo utilizado para acesso ao Zoom com a fonte de energia conectada durante todas as atividades em que participar. O consumo de energia do aplicativo pode ser significativo para alguns dispositivos e surpreender o usuário para que a fonte de energia seja conectada. Para evitarmos esse tipo de interrupção, em especial durante os rounds, solicitamos essa atenção antecipada de todos os participantes.

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Conexão com internet e sugestões para otimizar sua rede

Conforme informações da própria plataforma Zoom, a conexão da internet usada pelo Zoom será otimizada para a melhor experiência com base nas redes dos participantes. Assim, a qualidade será ajustada automaticamente para conexões 3G, 4G, WiFi ou com fio. Para visualização de vídeo em qualidade 720p HD, sugere-se conexões mínimas de 1.5Mbps/1.5Mbps (upload/download). Já para uma experiência completa e visualização de vídeo em qualidade 1080p HD, sugere-se conexões mínimas de 3Mbps/3Mbps (upload/download). Seguem algumas sugestões para otimizar a sua conexão de internet durante os encontros do Meeting na plataforma Zoom: •

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Formato de conexão em geral: o As conexões com fio são melhores que as conexões sem fio (WiFi ou celular) o As conexões Wi-Fi são melhores que as conexões celulares (3G / 4G / LTE) o Sugerimos não acessar a internet por meio de rede ancorada na conexão celular Prepare-se com antecedência para as reuniões do Zoom e, sempre que possível, participe a partir de um local onde você possa usar uma conexão rápida, confiável e, se possível, com fio; Silencie o microfone quando não estiver falando (salvo orientação e regra contrárias quando da participação nos rounds de negociação): o Quando o microfone está ligado, o Zoom dedica parte da sua conexão para um fluxo do seu áudio, mesmo que você não esteja falando o Silencie o microfone quando não precisar dele e você permitirá que o Zoom use sua conexão com a Internet com mais eficiência Pare o vídeo da sua webcam quando não precisar (salvo orientação e regra contrárias quando da participação nos rounds de negociação) Caso sua conexão realmente esteja enfrentando dificuldades, desative o vídeo da webcam em HD o O envio de vídeo de webcam em alta definição (HD) requer mais largura de banda do que o envio de não-HD. Desativar o vídeo em HD liberará mais sua conexão com a Internet para outras partes da sua reunião com o Zoom o Use essa ação apenas em caso extremo, pois afetará a qualidade com que os demais participantes verão sua participação Feche outros aplicativos desnecessários no seu computador o As reuniões de zoom podem exigir memória e poder de processamento significativos do seu computador. Fechar outros aplicativos, dos quais você não precisa durante a sessão, ajudará o Zoom a performar melhor. Evite outras atividades que usam muito a conexão: o Não inicie outras atividades que exigem muito a conexão antes ou durante uma reunião do Zoom o No seu dispositivo e, quando possível em outros computadores e dispositivos que compartilham sua rede, evite: ▪ Downloads e uploads significativos 23

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▪ Streaming de vídeo (Netflix, YouTube, Amazon Prime, etc) ▪ Sincronizações de arquivos em nuvem (Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc) ▪ Demais atividades de alto consumo de conexão ▪ Jogos online. Previamente ao evento, caso já verifique durante o teste que sua internet esteja com conexão abaixo do padrão usual, recomenda-se que sejam seguidos os protocolos da sua operadora para as reinicializações do dispositivo, do roteador e da rede. Verifique se há qualquer restrição de aplicações de firewall em seu dispositivo que possam interferir em sua conexão.

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Problemas com sua câmera ou microfone

Caso sua câmera ou microfone não estejam funcionando ao acessar uma sessão do Zoom, favor realizar as seguintes verificações: A. Confirmar que selecionou as opções para iniciar áudio e vídeo no menu inferior da janela aberta para a sessão do Zoom.

B. Acessar as configurações de privacidade no seu computador. Em computador com Windows, acessar: Configurações > Privacidade > Câmera ou Microfone.

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Confirmar que o acesso ao dispositivo está ativado. Caso contrário, clicar em “Alterar” e proceder a ativação. Exemplo abaixo da tela para o acesso à Câmera.

C. Se o erro de visualização do vídeo persistir, acessar as configurações de proteção da webcam no antivírus instalado em seu equipamento. O acesso à webcam deve estar disponível para o Zoom e também para o navegador (Chrome, Edge, Firefox, etc) por meio do qual realizou o acesso à sessão. Como exemplo, segue a tela de visualização do antivírus Kaspersky:

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Contatos para suporte

Em caso de dúvidas, seguem os contatos referências para suporte aos participantes no que se refere ao acesso da plataforma Zoom. Solicitamos que o contato ocorra, preferencialmente, por mensagem de Whatsapp. • •

Gabriel – (61) 98153-2633 Tikiane – (61) 99978-1986

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