NPO Erasmus Student Network Annual General Meeting Minutes 2016 January

SAVE OFFLINE

MTÜ Erasmus Student Network Tallinn  AGM minutes 2016    Place:    Ojaäärse Metsatalu  Time:     Saturday ​ 16.01.2016​  from 14.00  until 20.00                 Sunday 17.01.2016 from 10.00 until 11.30         Chair:​  Matis Palm  Minute taker:​  Jaana Albert  Official members with a right to vote (16.01.2016)​ : (22)   Ailer  Tamsalu,  Aivar  Yorick,  Aliis  Pikk,  Elina  Goman,  Etienne  Barrier, Jaana Albert, Mari­Liis  Ling,  Matis  Palm,  Tõnis  Kaasik,  Ilaria  Alberti,   Indrek  Plavutski,  Irina  Rubinshtein,  Ivan  Janutenas,  Kadi Kerner, Kelly Kivirand, Liisu Tinno, Marketa Hausmanova, Mohamad Qaddura,  Mostafa Khalil, Ahmed Abdulhaby, Liina Reimann, Aušra Künnapas,  Delegated votes from official members (16.01.2016)​ : (0)    People with no voting right (16.01.2016):​  (1) Merilin Näär    Vote counter​ : Jaana Albert     Agenda  Saturday 16.01  1.       ​ Taking in new members  2.    Actvity Report  3.    Financial Report  4.    Introduction of new board candidates and  question round  5.       ​ Open discussion without candidates  6.       ​ Electing the new board     

Opening the meeting, selecting the Chair, Meeting Minutes Secretary and  approving the agenda    Matis Palm​  opens the meeting.    

Taking in new members  Matis:​  The board approves the member applications of the following people :  

Ilaria  Alberti,  Indrek  Plavutski,  Irina  Rubinshtein,  Ivan  Janutenas,  Kadi  Kerner, Kelly Kivirand,   Ahmed  Abdelhady,  Liisu  Tinno,  Marketa  Hausmanova,  Mohamad  Qaddura,  Mostafa  Khalil,  Liina Reimann, Aušra Künnapas, Agustin Guerrero.     As of now there are 22 ​ votes​  in the room!     Quorum is 51% or 12 votes   

Adding inactive members to Alumni list by board decision  Matis:  ​ By  the  rights  given  by  the  Statutes  to  the  ESN  Tallinn  board,  Matis  Palm,  Jaana  Albert,  Elina Goman, approve the Alumni status for next members:   Ain  Peil, Annely Käärd, Tuulike Valliste, Helen Mägi, Jae Jensen, Meelis Reha, Kaidi­Liis Liim.  Alumni applications are approved for Made Kattševic, Kairit Vill, Keiu Michalski.      Quorum  check,  result  :  Ailer   Tamsalu,  Aivar,  Aliis  Pikk,  Elina  Goman,  Etienne  Barrier,  Jaana  Albert,  Mari­Liis  Ling,  Matis  Palm,  Tõnis  Kask,  Ilaria  Alberti,  Indrek  Plavutski,  Irina  Rubinstein,  Ivan  Janutenas,  Kadi  Kerner,  Kelly  Kivirand,  Liisu  Tinno,  Marketa  Hausmanova,  Mohamad Qaddura, Mostafa Khalil, Ahmed Abhuldaby, Liina Reimann, Aušra Künnapas,     Merilin Näär (alumni ­ no voting right) (23)       Official members with a right to vote now (16.01.2016)​ :   22  Quorum 51% is ​ 12 votes    Matis:  please vote, who are  in favour of selecting me, Matis Palm, as the chair and ​ Jaana Albert  as the Minutes taker.  Voting​ :​  yes: 22 no: 0, abstain: 0  Result :   Matis  Palm  is  elected  as  the  Chair  for the Meeting and Jaana Albert is elected to be  the Minutes  taker. 

 

  Approving the agenda  Matis:  ​ There  have  been  small  changes  to  agenda.  Is  everyone  OK  with  the  changed  agenda?  Yes 22, no: 0, abstain: 0.     Result :     The agenda is approved.     

 

Activity report:   Elina Goman is presenting the Activity report on ESN Tallinn events.  Autumn Semester consisted of 49 events. Number of students was higher than ever  before and we had a lot of active students. With events ESN Tallinn continued with  some old traditions but found new places to organize them in, for example Spa Party in  Reval Spa. Some of the new events were added, for example Board game night, Animal  party and Karaoke night.   The biggest trips to Lapland and St. Petersburg in ESN Tallinn history together in  cooperation with OÜ Marmot.      ESN Tallinn joined ESN Finland’s National Event : Pirates of the Baltic Sea and  SocialErasmus team in Tallinn organized the ESN SocialErasmus Charity Concert.     New videos from 12 different events, thanks to Branding Team and Ailer Tamsalu.  Banners and covers for events were made by Kadi Kerner.    

For Members:  Jaana Albert is presenting ESN Tallinn events for members.   Jaana Albert and Matis Palm went to Annual General Meeting in Ankara. Elina Goman  and Matis Palm went to Northern European Platform in Bergen.   Motivational & Training weekend for new members (a new event) ­ 2 day event outside  the city, having fun while learning about ESN ­ was organized in the start of the 

semester and a new one is already planned for the next semester.  In addition, ESN Tallinn had countless numbers of sauna nights and a visit to Exit Room  facilities.  ESN Tallinn members also had the possibility to go to trips to Lapland and St.  Petersburg and Latvia/Lithuania.   In Christmas, ESN Christmas Party in Tallinn was held for all sections in Estonia  (organized by our section).  

  Cooperation with other sections​  ­     Jaana Albert is presenting ESN Tallinn Cooperation with other sections and ESN Tallinn  involvement on national level.   SocialErasmus is organized together with all the sections in Tallinn. There’s a team in  Tallinn with members from all the sections.   As before the Football Tournament was organized together in cooperation with ESN  TUT IC.   We continued cooperation with Estonian Research council with whom science events  have been organized. Now we are also signing and official contract of cooperation  together with them.  Ailer Tamsalu and Heleri Saarvelt are ESN Estonia’s National Event (Estonian  Wedding) coordinators.   Elina Goman is the National Coordinator for ESN Swedens National Event ­ ESN Sea  Battle and ESN Finland’s National Event ­ ESN  Pirates of the Baltic Sea. 

  ESNcard Partners:     Matis Palm is presenting ESN Tallinn’s new general partners and ESNcard partners.  SIM­card provider was changed from Tele2 to Elisa due to the ending of the previous  contract and no interest from Tele2 of continuing the previous contract. Next semesters  students will be provided with ZEN prepaid mobile cards. Also a contract is in the works.  Matis Palm has been together with Liina Reimann and Krystina Mertova finding new  partners.  

  New deals with ESNcard  :   ● Artis Cinema ­ discount on cinema tickets ­ prices are for 4.5€ for normal 2D and  3D movies (agreed to promote their events too),   ● Shooters ­20% discount (Monday­Wednesday private events, Erasmus shot),  ●  Pitas ­10% discount(Thank you, Nikos!),   ● Reval Sport (Spa and Gym student discount, Spa Party),   ● Talks are going on with Smoky Saloon and Sex Püstols.     Partnership Team (Kristyna Mertova and Liina Reimann)­ contracts, proposal letters,  management documents, list of discounts etc.     New semester: new design of card (International changes), more contracts, visiting  partners.    Branding Team: Members gadgets (T­shirts, hoodies), videos, photos, banners, ESN  Diary, implementation of the Visual Identity Manual (ESN International)! More ideas  we’re working on constantly.   

Q&A    Q:​  How do you plan to promote the partners as until now the promotion has been  lacking?  Matis​ : One thing we plan to have in the Newsletter is “Partner in the Spotlight”. Until  now ­ promoting during the events.  Q: Aliis​ : Are there going to be T­shirts for students because students are interested of  having them?  Matis​ : We first decided to make the t­shirts for members and then go on with the ones  for  students. We are making them as soon as possible. (Together with the Branding  Team and Manager)   Q: Aliis:​  ESN Tallinn Bags ­ can we have some sponsor things inside the Welcome  Bags?  Jaana:​  Yes, Archimedes cancelled the Welcome Bag project, so we need to ask our  partners and sponsors for items to include inside in our bags now. (Good advertising  place for our partners)     Q: Aliis​ : Have there been Erasmus+ Coordinators meeting and trainings for members?  

Jaana:​  In Autumn there was no meeting with coordinators, but now on the  next week ,  on 26th of January we will have a meeting. In autumn it did not happen due to busy  schedule of coordinators. For Members we had the training weekend in October.    Q: Aivar:​  Have there been any Movin’ Europe events?  Jaana: ​ This semester no.  Matis​ : There has been nothing in Estonia. Now there is a new National Coordinator ­  Olga Sokalova from ESN Tartu.    Q: Aliis: ​ Is there going to be a Wine­tasting event next semester?  Elina: ​ Yes. This semester we will have one.    Action Plan for Spring Semester 2016 is up on Google Drive for everyone to look  and comment.     Feedback from Elina.     Q: Aliis​ : Any places where not to organize events?  Elina:​  Bayern because of the attitude. Studio as they have inside miscommunication,  but they are always welcoming our events.   Mari­Liis:​  The manager of Bayern told that with one section or university when they lost  all income as they were closing the doors and not letting others to enter.     Q: Tõnis:​  Are you looking through the student feedback to look for the errors?  Elina​ : Yes, but the students are not answering so much.    

Financial Report

 

  Q: Aliis​ : How are things with the ESNcard?  Matis​ : ESN Estonia buys them from ESN International for 1€ per card. We buy them  from ESN Estonia with 2.20 euros per card. We sell them to ESN TUT IC and ESN TU  IC for 4.20 euros per card. The card to students is 10 euros.     Q: Etienne​ : Are you planning to find extra partners next to Marmot who are sponsoring  with finances?  Matis: ​ Yes, currently there is Shooters, but we have not received the payments yet.    

Q: Etienne​ : Is there a plan to use this money or you leave it?  Matis: ​ It is good to have it as backup, as the universities have different deadlines to pay  and we have Welcome Week getting here soon. We are planning to buy important  things for the section ­ like projector and professional camera and flash.   Q: Aliis​ : Financing members to join Estonian Wedding?  Matis:​  We have actually had this for last 3 years and of course we are going to do this  this semester too. It will be to motivate our members, the dates are 20th­22nd of May   

  ESN SeaBattle vs. ESN Finland  Pirates of the Baltic Sea (not  part of agenda)    Elina made a presentation comparing both events    Vote about what our members think about it­   PoBS ­ 23   SeaBattle ­ 0      Heleri Saarvelt joined Annual General Meeting.     Votes now: 23  Quorum 51% is 13.    Voting on approving Activity report 2015 Autumn  yes 23 no 0 abstain 0  Activity Report 2015 approved.     Voting on approving Financial Report  yes 23 no 0 abstain 0   Financial Report 2015 approved   

 

 

Introduction  of  new  Board  candidates and a question round   

Member 

Presentation and introduction of Board Member candidates 

Vice­president position: Jaana Albert     Presentation:  Candidating  for  my second mandate.I have lived in Tallinn for 4 years, candidating  for  half  a  year  (one  semester).  Optimistic  person,  easily  motivated,  a   total  night  owl  (likes  to  work  at  nights).  Vice  President  since   January  2015,  together  with  Merilin  (for  half  a  year). Still  has  the  motivation  and  the  knowledge  to   continue  the  tasks  of  the  Vice  President.  Jaana  is  the   main  contact  person  for   ESN  Tallinn.  Has  more  ideas  what  to  improve  and  do  for ESN Tallinn.  Is motivated by happy and smiling members,  

Q&A:  Q: Etienne​ : Why only for one semester?   Jaana:  I  am  graduating  from University in June and I am leaving Estonia in September and I am  not  sure  when  I  am  coming  back.  I  do  not  want  to  promise  to  be  vice­president  for  a  year,  because  once  I  leave  Estonia  I  cannot  be  present  and  I  think   that   vice­president  is  one  person  who has to be on spot all the time.     Q: Aliis:  ​ How is it with SocialErasmus as you have been the coordinator until now?  Jaana.  Well,  yes  now  the  task  will  be  given  to  the  Project  Manager  as  I  understood  that  it  is  difficult  to  give  100%  to  both  at  the  same  time.  For  me  it  was  more  that  when  I  made  Vice­President  tasks,  then  I  made  them  and  if  I  made  SocialErasmus  things,  then  I  wanted  to  concentrate  on  it.  I  will  still  continue  to  go  to  SocialErasmus  events  because  it is so close to my  heart  and  I  will  continue  for  a  while  with  SocialErasmus  team  until  I  give  all  the  tasks  over   to  Project Manager.    Q: Tõnis:​  What are the right reasons to be here?   Jaana​ :  I think that being a member of ESN is already a right reason to be here.     Marketa:​  Isn’t graduating taking a lot of time and how it will be with ESN then?  Jaana:​  Well, I just have one subject left and I am already have half done with my final project.  

 

    Partnership Manager: Liina Reimann    Presentation:  ​ What  I   have  done  in  my  life?  I  was  the  president  of  my  student  council.  The  biggest  event  I’ve  been  organizing  ,  is  the  dance  competition  “Slide”.  Last  year  I  was  project  manager so I made everything from scratch.   What  have  I  done  in  ESN?  Organizing  Karaoke  night  with  Liisu,  working  on  partners,  made  a  deal with Artis. Currently I have 10 partners on my list with who to contact.   Why  me?  Event  organizing  is  my  passion.  I  have  the  experience  of  working  with  different  companies.  I  do not have a  problem contacting people. I know different ways to contact partners.  I  give  100%  in  everything.  Currently  we  are  not  promoting  our  partners  enough  to  get  more   partners  and  to  show  that  they  get  something  from  us.  We  should  have  more  partners  also from  outside  of  the  city  center.  Main  thing I want to do is for events when we have awards etc and  we  can have things from our partners, not only one event, but for much longer time period.     

Q&A:  Q:  Tõnis​ :  You  said  that  we  should  promote  more  partners on social media, but where is the line  of over­promoting?  Liina​ :  With  Events  where  there   are  sponsors.  We  can  use  different  angles  for  promotion.  We  should  also  make  the  newsletter  thing,  so   we  would  always  promote  them.  Use  more  different  social  media  channels.  Also,  maybe  in  the  end  of  the  videos  use  logos of  ​ our  partners  included  and more partners are willing to contact us.     Q:Tõnis:​  Give me your best idea you have?  Liina​ :  I  do  not  have  that  one  idea,  the  main  thing  I  want  to do is that we would not use our own  money for prizes, but that we have partners and sponsors who are giving them for free.    Q: Kadi:​  How you choose a partner?  Liina:  You  have  to  think  what  you  can  give  them  and  what  they  can  give  to  you.  Also,  when  there  are   too  many   from  the  same  field,  then  rather  go  for  the  partner  from  other  fields.  It  is  important to look for different partners, so they will not lose interest in us.    Q: Kadi:​  Most promising partners?  Liina​ :  I  actually  wrote  down  list  of  20  possible  partners.  Things  that  students  actually  need  as  dental care and hairdressers.    

Q: Mari­Liis:​  What about old partners?  Liina​ : Contacting and seeing if they are interested of renewing contracts.    Q:Etienne:​  What does ESN have to offer to the partners?  Liina:  ​ Students  get  to  know  their  company  and  use  it.  Their  products.  Really  big  group  of  customers EACH semester.    Q: Aušra:​  How you find partners?  Liina:  It  takes  a  lot  of  time  of  googling. Sometimes I go around the city and see things and write  them down and make research on it.     Q:Tõnis: ​ What you think about condom­partner?  Liina​ :  You  can  give  them  about  on  events.  Promoting  condom­partners  is  the  one of the easiest  things as you actually do not have to talk about it.           

Branding Manager: Ailer Tamsalu    Presentation:  I  am  Ailer.  My   hobby  is folk­dancing and I am working in the military. Why me? I  have  done  a  lot  of  things  in  ESN  Tallinn,  for  example  the  T­shirt.  I  am an open person. I would  like  to  make  more  details.  I  am  motivated  and  have  so  many  ideas.  We  want  to  make  ESN  Tallinn and ESN Estonia more visible for outside of ESN.    

Q&A:    Q: Etienne​ : Can you give more details what have you done in Branding team?  Ailer​ :  In  addition  to  Members  T­shirts,   hoodies,  Student  T­shirt  in  the  plans,  blankets  for  trips.  As we lost Archimedes then the things also for the Welcome Bags.     Q: Etienne:​  Do we have to buy them all?  Ailer​ :  Well,  some  of  them  yes,  but  we  are  also  finding  partners  and  trying  to  get  the  cheapest  prices.    Q: Tõnis​ : What do you think that in your personality you need to improve for this position?  Ailer:​  I am perfect!    

Q: Matis​ : How do you plan to show logo more?  Ailer​ : One thing that the Board is talking about is the Facebook cover and gadgets.    Q: ​ Etienne​ : You have skills for videos, but do you have skills for visuals?  Ailer​ : I have Kadi and Indrek at the moment for that    Q: Kadi:​  How do you describe ​ the ​ personality​  of ​ ESN Tallinn?  Ailer​ : Friendly, active, motivated.     Q: Kadi:​  Is it better to be quick or take more time and do better?  Ailer​ : take more time and do better    Q: Aušra​ : What do you like ESN?  Ailer​ : I like motivated people    Q: Ilaria​ : Why did you join ESN?  Ailer​ :  I  have  been  in  ESN   for  3  semesters  and  I  had  Heleri  and  Henri  here  and  during  my  first  event as main organizer, I found out what ESN is and how it works.    Q: Mari­Liis: ​ What do you know about Social Media and promoting?  Ailer​ : I am thinking to patent ESN Tallinn logo, maybe with the help of Aliis.     Q: Indrek:​  as a  candidate for Branding Manager, why didn’t you have a presentation?  Ailer​ : What is the use of 2 page introduction saying who I am and how old I am?    Q: Matis​ : How are you as a team player? Working under someone?  Ailer:  I  am  good  with  teamwork  and  I  am  great  leader.  I  am  making  compromises  and  good  at  negotiations.    Q:  Aliis:  I  see  that  other  members  are  doing  a  lot  of  things,  as  a  Board  member  you have to  do   other things. How you take criticism?   Ailer​ : Yes, once the president asks something, I would do it.     

Projects Manager: Mari­Liis Ling     Presentation:  I  do  not  have  the presentation as I have only tablet. I have been in ESN  a bit  more  than  a  year.  I   have  seen  many  ups  and  downs.  Project  Manager  job  is  a  new  thing  for  me  and  I  am  looking  at  it  as  an  challenge.  I  feel  that  in  every  position  you  have to be open to everything. 

You  need  to  have  personal  contacts.  I  have  been  volunteering in many projects. I am also on the  highest  position  in  our  Tallinn  University  student  council.  I  feel  that  with  Project  Manager  we  can  take  our  section   to  the  next  level  and  improve  SocialErasmus  and  other  projects.  With  this  fragile  situation  in  society,  we  can  actually  show  that  there  are  different  views.  TO  take  all  students who are interested in SocialErasmus and people in Estonian society together.   

  Q&A:      Q: Aliis​ : Do you have any extra ideas for SocialErasmus events?  Mari­Liis​ :  I  have  some   ideas.  One  idea  I  had  from  Christmas  cards  is  connecting  students with  for  example  SOS  Community  and  make  them  exchange  with  students.  I  have  ideas  how  to  use  more university councils to cooperate with us in SocialErasmus.    Q:  Tõnis​ :  I  know  you  have  2  jobs,  also  in  student  council,  and  now  you  plan  to  take  this  job?  Where do you take this time?   Mari­Liis​ :  I  am  flexible  in  my  time  and  I  can  manage  my  time.  I  just  feel  that  this  is  the  place  where I can give back more.    Q;Matis​ : How would you promote SocialErasmus or ExchangeAbility to Estonian students?  Mari­Liis​ :  first  contact  student  councils  and  then  find  the  people  interested  in  this  job.  I  have  heard  from  Student  Council  that  they  hear  about  the events but they know that we have not used  their power to attract people.    Q:  Aliis​ :  You  are  really  experienced  member  and  it  is  like  a  great  step­up  for  you  in  ESN.  It  is  great.  Mari­Liis:​  I really feel that it is place to give back more and give more to next generations.    Q:Kadi:  I  also  see  that  you  are  in  most   events.  Are  you  now  continuing  what  you  have  done  until now, for example Quiz Tournaments or take on only new tasks?  Mari­Liis​ :  I  would  still  be  around  to  be  helper  and  share  my  knowledge.  But  I  am  putting  my  tasks in the first position.    Q:  Kadi​ :  Project  Manager  means  a  lot  of  different  projects.  what  is  the  first  project  you  are  taking on?  Mari­Liis​ :  I  saw  last  semester  that  SocialErasmus is the one projects that students are doing and  they  like  it  and  I  would  like  to  improve  it.   Of  course,  I  would  like  to  make  also Movin’ Europe  and I would like to work with ESN Estonia National Coordinator to make something.  

 

  Information Manager: Agustin     Presentation:     Thanks  for  waiting  for  me.  I  appreciate  you  for  the  time.  I  would  like  to  candidate  for  IT  and  Communication  Manager  position.  I  have  been  working  in  ESN  Tallinn  with  the  ESN  Diary.  I  got  interested  of  doing  more  things  with  ESN.  My  proposals  what  to  do  as   IT  and  Communication  Manager  are  the  following.  Start  again  with  ESN  Newsletters  that  provide  information  about  2­3  weeks.  Accurate  help  for  students  on  time  by  communicating  events  and  relevant  information  reliably.  Also,  all  the  media  to  centralize  to  one  account  where  we  can but  all  the  photos and video things in one easy place. Currently all the photos are in different places ­  different  folders,   sites,  computer  ­ and we would put everything into one simple place. Providing  practical  information  for  students,  that  universities  do  not  provide and we could provide them to  students.  Something  that  I  am  passionate  about  is   communication  and  I  would  like  to  establish  open  door  policy  ­  so  that  students  are  motivated  to  contact  us  with  their  problems.  It  is  important  to  discuss  how  to  do  things,  in  every  2  weeks  or  month  we  should  make a meeting to  communicate  what  we  have  to  do  next  and  what  information  to  provide.  We  would  like  to  implement  a  priority  list.  We  should  make  it   so  that  we  know  that  they  definitely  know  about  what  they  need  to.  I  like  to  understand  why  some  things  do  not  work  and  how  to  make  things  work.   I  would  like  to  see  everything  we  do  as  a teamwork and we have to commit to deadlines, so that  information will be sent out on time.    

Q&A:    Q: Matis​ : I have a question about your ideas for a central­platform.  Agustin​ :  I  know  that  there  is  Flickr  and  to  make  the  process  clear  to  everybody,  so  that  things  are easy and provide all information at once.    Q: Tõnis​ :How do you determine when it is too much information for students?  Agustin​ :  I think we can ask former students and we can have categorized Newsletters. I think we  shouldn’t put too much photos on facebook and then share the link to the main albums.    

Comment:  Aliis:  You  were  also  in  ESN  Diary  team.  You  could  actually  make  it  in  ESN Diary  to  include  the  questionnaire  about  how  it  worked  out  for  the  students  and  what  did you like etc.  (not a real question)    Q: Aušra:​  You before said that it is important to see that team works. How to make team­work?  Agustin​ :  One  thing  that  works  is  to  go  on  and  just  go  on  and  on  with  asking  and  make  everybody work. Don’t let people go away before they give you away.     Q: Mohamad:​  Are you including sites also like Bitrix24?  Agusti​ n: For Diary we did not really use it.   Matis​ : we are using Slack with some teams.     Q: Aivar: ​ Don’t some of these services cost money?  Agustin:  ​ we  have  to  pay  for  some   of  the  things   and  we have to go over the budget. I would like  to make a research on it before.     Mari­Liis:​  What is teamwork for you?  Agustin:  Same  deadline  and  goals.  If  anyone  has  problems  then  others  will  help  out.  There is a  lot of communication and listening.    Q: Indrek: ​ Middle person to see what is more important to students?  Agustin: This semester to take newsletter on and by next semester have it in great shape.  It is not  that we can do it overnight, it will take time.    Q:  Tõnis:  What  will  you  do  when  you  think  you  have  a  good  idea,  but  the  other  board  disagrees?  Agustin:​  I try to convince them first, but maybe it was not a good idea at first.     Q: ​ Matis​ : What is your favorite color?  Agustin​ : reddish­brown                   

17.01.2016    Official members with a right to vote now (17.01.2016)​ : (24)  Ailer  Tamsalu,  Aivar  Yorick,  Aliis  Pikk,  Elina  Goman,  Etienne  Barrier, Jaana Albert, Mari­Liis  Ling,  Matis  Palm,  Tõnis  Kask,  Ilaria  Alberti,  Indrek  Plavutski, Irina Rubinstein, Ivan Janutenas,  Kadi  Kerner,   Kelly  Kivirand,  Liisu  Tinno,  Marketa  Hausmanova,  Mohamad  Qaddura,  Mostafa  Khalil, Ahmed Abhuldaby, Liina Reimann, Aušra Künnapas, Agustin Guerrero, Heleri Saarvelt,   Delegated  votes  from  official  members  ​ :  (2)  ­  Aliis  Pikk  (to  Etienne  Barrier),  Kelly  Kivirand  (to Elina Goman)     People with no voting right ­ guests (17.01.2016): (1) ​ Merilin Näär    Quorum 51% is 13    ESN Tallinn board elections 2015/2016  Matis:  I  nominate  Merilin  Näär  and  Etienne  Barrier  as  the  voute  counters/scrutinizers.  Does  everybody agree? ​ Yes: 24  no: 0    Result : Etienne Barrier and Merilin Näär are elected as the vote scrutinizers    Instructions for voting :     We  will give you 1 paper with numbers 1­5. For voting “Yes”, write person’s name on the paper.  For “No” leave it blank. Other options will not be counted.       Running for the positions:    Vice President ­ Jaana Albert  Information Manager ­ Agustin Guerrero  Partnership Manager ­ Liina Reimann  Branding Manager ­ Ailer Tamsalu  Projects Coordinator ­ Mari­Liis Ling       

There will be two vote counters (scrutinizers):   Merilin Näär and Etienne Barrier    Result of the secret voting  24 votes, 51% ­ 13 votes    Vice President ­ ​ Yes 24  No 0  Information Manager ­ ​ Yes 23 No 1  Partnership Manager ­ ​ Yes 24 No 0  Branding Manager ­ ​ Yes 16 No 8  Projects Coordinator ­ ​ Yes 23 No 1    Resulting in elections of :    For the position of Vice President ​ Jaana Albert  For the position of Information Manager ​ Agustin Guerrero    For the position of Partnership Manager ​ Liina Reimann  For the position of Branding Responsible ​ Ailer Tamsalu   For the position of Projects Coordinator ​ Mari­Liis Ling    End of AGM! See you in June!