Passo a passo - Importação Bancaria

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Importação e Conciliação Bancária Primeiramente precisamos saber os tipos de arquivos que podem ser importados pelo Questor. Existem quatro padrões de arquivo atualmente: CNAB 200, CNAB 240, OFC e OFX. Os arquivos em formato CNAB 200 e CNAB 240 são estabelecidos pela FEBRABAN (Federação Brasileira dos Bancos), porém seus leiautes podem ter variações entre os bancos. Por esse motivo o Suporte Questor orienta solicitar ao banco sempre os formatos OFC ou OFX, por serem padrões universais, que seguem sempre a mesma estrutura, não necessitando adequações em seus leiautes para importação. Uma vez salvo em seu computador o arquivo do extrato bancário, vamos para as configurações iniciais dentro do sistema Questor. Para a importação dos lançamentos não há necessidade de configurações dentro do sistema, porém essas configurações são necessárias para que o sistema consiga conciliar os lançamentos bancários e também sugerir o histórico e a contrapartida na geração dos lançamentos contábeis. A Conciliação Bancária é efetuada para que no momento de realizar a geração dos lançamentos contábeis o sistema não gere os lançamentos já existentes. Existindo a conciliação entre um lançamento bancário e um lançamento contábil o sistema ignorará esse lançamento no momento de gerar os lançamentos contábeis para que estes não fiquem duplicados, ou seja, o sistema somente gerará os lançamentos que não forem conciliados, pois os lançamentos conciliados o sistema entenderá que já existe na contabilidade, não criando um novo lançamento. Existem duas formas de conciliação: Manual e Automática. Para conciliação manual o sistema avaliará três informações: Data do lançamento, valor do lançamento e conta bancária como conta crédito ou conta débito. Para conciliação automática o sistema ainda poderá avaliar também a descrição bancária e o número do documento. Para permitir a conciliação dos lançamentos bancários com os lançamentos contábeis existentes de forma automática é necessário efetuar a configuração dos históricos para Conciliação Bancária, efetuado em Cadastro> Conciliação Bancária> Históricos para Conciliação Bancária. Nessa tela, o usuário deverá incluir os históricos que serão utilizados na conciliação automática. Essa conciliação automática é feita pelo sistema quando já existir um lançamento contábil na conta do banco ao qual está sendo importado o extrato. O sistema somente conseguirá conciliar os lançamentos cujo histórico utilizado esteja configurado nessa tela. Caso o histórico do lançamento contábil seja um histórico diferente, somente será possível conciliar de forma manual.

Para conciliação automática avaliará, além da data, conta contábil e valor do lançamento, também a informação marcada no campo “Considerar campos do Extrato” conforme vemos. Marcando a opção Data contábil o sistema avaliará a Data do lançamento, a Conta contábil do banco (débito ou crédito de acordo com a natureza do lançamento), o Histórico e o Valor Contábil. Marcando a opção Número do Documento o sistema avaliará a Data do lançamento, a Conta contábil do banco (débito ou crédito de acordo com a natureza do lançamento), o Histórico, o Número do documento informado no complemento histórico e o Valor Contábil. Marcando a opção Descrição Bancária o sistema avaliará a Data do lançamento, a Conta contábil do banco (débito ou crédito de acordo com a natureza do lançamento), o Histórico, a Descrição Bancária informada no complemento histórico e o Valor Contábil. Tendo os históricos contábeis configurados para conciliação o sistema conseguirá de forma automática conciliar os lançamentos bancários com os lançamentos contábeis. A segunda configuração que precisamos ter é a configuração das Descrições Bancárias. Para informar essa configuração, acessa o menu Cadastro> Conciliação Bancária> Descrições Bancárias para Conciliação. Essa configuração servirá para que, no momento em que realizarmos a geração dos lançamentos contábeis, o sistema já nos sugira o histórico, o complemento e a contrapartida do lançamento. Para isso, podemos cadas-

trar todas as descrições existentes no extrato bancário.

Conta Contábil: Informar a conta contábil do banco que será importado, o qual estamos configurando os dados para conciliação. Histórico: Informar o código do histórico que deseja que o sistema utilize na geração dos lançamentos referentes a Descrição Bancária informada no campo seguinte. Descrição Bancária: Informar a descrição bancária que consta nos lançamentos do extrato. É por este campo que será feita a conciliação bancária e também a geração de lançamentos com partida dobrada. Avaliar Descrição: Informar o tratamento que o sistema dará a Descrição Bancária. Parcial avaliará a descrição em partes e Exata avaliará a Descrição Bancária de forma completa. Configuração Complemento histórico: Informar uma complementação para o histórico utilizado se desejar. Disponibiliza a opção de incluir as regras para que o sistema busque o Número do Documento ou a Descrição Bancária existente no extrato. Conta Contábil Contrapartida – Débito: Informar a conta contábil de contrapartida para a descrição cadastrada quando o lançamento bancário estiver a débito. Conta Contábil Contrapartida – Crédito: Informar a conta contábil de contrapartida para a descrição cadastrada quando o lançamento bancário estiver a crédito. Uma vez efetuada a configuração das Descrições Bancárias para Conciliação em uma empresa, podemos duplicar essa configuração para as demais em Cadastro> Conciliação Bancária> Duplicar Descrições Bancárias para Conciliação. Feitas essas duas configurações, já é possível importar os extratos. Para isso vamos na aba Movimentos> Conciliação Bancária> Importar Extrato Bancário. Nessa tela o usuário deverá preencher as informações para possibilitar a importação do arquivo.

Filial: Informar a filial que receberá os lançamentos existentes no extrato. Conta Contábil: Informar a conta contábil referente ao banco que está sendo importado. Tipo Arquivo: Tipo do arquivo que o usuário deseja importar. Orienta-se solicitar ao cliente o extrato em formato OFC ou OFX. Arquivo: Caminho onde se encontra o arquivo a ser importado.

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Conciliar Automaticamente: Informar se deseja ou não que o sistema faça o processo de conciliação no momento da importação. Caso informe como NÃO, poderá executar a rotina posteriormente. Caso opte por sim e o sistema não encontre lançamento para conciliação, os lançamentos serão importados, porém, apresentará mensagem de erro informando que não foi possível conciliar. Gerar Lançamentos Contábeis: Informar se deseja que o sistema gere os lançamentos contábeis de forma automática. Caso informe SIM, o sistema importará todos os lançamentos como lançamentos contábeis. Essa opção só é habilitada caso a opção anterior esteja como SIM. OBS: O sistema não faz validação da existência de lançamentos bancários, então caso reimporte o mesmo extrato, os lançamentos aparecerão duas vezes na tela de lançamentos bancários. Ao terminar o processo de importação ficará na parte inferior da tela mensagem informando a quantidade de lançamentos encontrados no arquivo importado, quantos foram importados e se a opção de Conciliar automaticamente estiver como SIM, mostrará também se os lançamentos foram ou não conciliados.

Filial: Informar a filial que deseja conciliar os lançamentos. Conta Contábil: Informar a conta contábil que deseja conciliar os lançamentos. Detalhar Informações: Informar se deseja que seja mostrada a mensagem de erro ou conclusão para cada lançamento bancário. O usuário também poderá conciliar os lançamentos de forma manual. Para isso deve ir em Movimentos> Conciliação Bancária> Conciliar Lançamentos Bancários Manual. O usuário informará nessa tela o período que deseja efetuar a conciliação, a filial que pertence os lançamentos e a conta contábil do banco.

Concluída a importação do extrato bancário, os lançamentos serão mostrados na tela de Lançamentos Bancários, em Movimentos> Conciliação Bancária> Lançamentos Bancários. Nessa tela estarão todos os lançamentos bancários importados do extrato, sendo mostradas as informações referentes a cada lançamento, como conta bancária a qual se refere o lançamento, data do lançamento, número e descrição bancária, e ainda, se o lançamento é ou não conciliado. Sendo um lançamento conciliado aparecerá também o código do lançamento contábil do presente lançamento bancário, sendo que no momento de gerar os lançamentos contábeis este lançamento não será listado para geração, pois estando conciliado o sistema entenderá que o lançamento já existe na contabilidade.

Ao executar o sistema levará para uma segunda tela, onde na parte superior da tela serão listados todos os lançamentos bancários e na parte inferior da tela o lançamento contábil que poderá ser conciliado com o lançamento bancário selecionado.

Caso no momento da importação o usuário tenha optado por não conciliar automaticamente, poderá executar por meio do caminho Movimentos> Conciliação Bancária> Conciliar Lançamentos Bancários Automático, para que o sistema localize a existência de lançamentos contábeis e faça a conciliação automaticamente. Nessa tela o usuário deverá informar a filial e a conta que será feita a conciliação e ao executar o sistema conciliará os lançamentos de acordo com as regras configuradas no cadastro de históricos e descrições bancárias.

Para conciliar basta deixar selecionado o lançamento bancário que possua um lançamento contábil possível de conciliação e clicar no botão Salvar.

7 Por fim, após ter conciliado os lançamentos existentes o usuário gerará os lançamentos contábeis. Para isso irá em Movimentos> Conciliação Bancária> Gerar Lançamentos Contábeis. Nessa tela o usuário informará o período, a filial e a conta contábil que deseja gerar os lançamentos.

Nessa tela o usuário marcará os lançamentos que serão gerados contabilmente. O sistema gerará somente os lançamentos marcados como SIM na coluna “Gerar”. Para isso existe o botão marcar lançamentos onde o usuário poderá marcar todos os lançamentos, somente os lançamentos a crédito ou débito no banco, ou ainda, os lançamentos de partida simples ou dobrada.

Ao clicar em Salvar, os lançamentos marcados como SIM serão levados para a tela de lançamentos contábeis, sendo mostrados na tela de lançamentos bancários como conciliados e também mostrando o código do lançamento contábil de cada um dos lançamentos bancários.

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