1)APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS

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Gestão e Qualidade – 2º ano – 2º semestre

APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS

Trabalho realizado por: • Daniel Tomás Nº55033 • Sónia Palma Nº55037 • Maria Teles Nº 55134 Docente: • Rui Plácido

Objetivos: •

Introdução;

•

Aprovisionamento; •

Atribuição;

•

Importância;

•

Aprovisionamento de bens;

•

Aprovisionamento de serviços.

•

Os Fornecedores; •

Características de um bom fornecedor;

•

Fatores que influenciam a seleção;

•

Critérios de seleção;

•

Etapas do processo de desenvolvimento e avaliação.

•

Gestão de Stocks; •

Definição de Stock;

•

Objetivos da gestão de Stock;

•

Modelos da gestão de Stock;

•

Aprovisionamento & Gestão de Stocks: O caso da Saúde;

•

Conclusão;

•

Referências Bibliográficas.

1

Introdução

[1;2]

:

O Aprovisionamento e Gestão de stocks são essenciais numa empresa, tendo ambos um papel bastante importante dentro da organização.

Elemento importante na tesouraria e na saúde financeira geral da empresa.

Produz resultados ao nível de serviço, na satisfação proporcionada aos clientes, e eficácia nas ações

2

Aprovisionamento

[3;4]:

Conjunto de operações que permitem pôr à disposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade certas, todos os recursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

Fornecedores

Bens/Serviços

●

Selecionados criteriosa e antecipadamente;

●

Com quem são estabelecidos contratos que

Utilizadores internos (Organização)

ofereçam vantagens para ambas partes. 3

Aprovisionamento

Atribuição: Objetivo: Otimizar o valor final de um produto para o cliente Seleção e qualificação de fornecedores, negociação, contratação e compra de artigos ou serviços

Receção de materiais, armazenamento (gestão de stocks) Aviamento de requisições Envio/ Transporte de materiais para outros locais/serviços 4

Aprovisionamento

Importância: ➔ Gerar diferenciação face à concorrência, através de uma seleção criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos e serviços prestados;

➔ Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens tangíveis e

serviços) fornecidos através de contratação adequada, de gestão económica dos stocks, de armazenamento e expedição convenientes.

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Tipos de Aprovisionamento

Aprovisionamento de serviços: Contratos que se estabelecem episodicamente/ prestadoras de serviços, que permitem a aquisição de:

Serviços especiais de manutenção

regularmente

entidades

Serviços de higiene e limpeza

Serviços de segurança

Serviços de consultoria e formação profissional

com

Auditorias, certificações e ensaios de qualidade 6

Tipos de Aprovisionamento

Aprovisionamento de bens: Gerido através da gestão de dois componentes: Gestão de compras

Gestão de stocks

Produto que precisa de ser armazenado

Aquisição de um bem patrimonial Função de aprovisionamento

Consumo direto

= Ato de compra

Aquisição de serviços 7

Fornecedores •

[5;6;7]:

Fornecedor é toda pessoa que desenvolve atividade de produção,

montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços.

•

Fornecedor é não apenas quem produz mas também quem vende. Assim, o fornecedor pode ser o fabricante originário, o intermediário ou o comerciante. 8

Fornecedores

Características de um bom fornecedor: • Cumpre prazos de entrega; • Fornece itens com qualidade; • Oferece preço competitivo; • Tem um bom histórico de referências; • Fornece um bom serviço; • Cumpre o prometido;

• Apoia tecnicamente; 9

Fornecedores

Fatores que influenciam a seleção: Preço a que o fornecedor vende o produto

Qualidade total oferecida pelo fornecedor

Custo de transporte

Custo total da aquisição

Qualidade do produto

Velocidade da entrega do produto

Serviço prestado 10

Fornecedores

Critérios de seleção: Habilidade técnica

Produzir e fornecer o produto desejado.

Capacidade produtiva

Produção que satisfaça as especificações com os menores defeitos possíveis.

Confiabilidade

Escolher um fornecedor confiável, reputado e financeiramente sólido.

Pós-venda

Bom serviço de atendimento pós venda.

Localização do fornecedor

Recomendável que fornecedor esteja próximo do fornecedor.

Preço

Preços competitivos não significando necessariamente o menor preço. 11

Fornecedores

• Alinhar as metas de desempenho do fornecedor com as metas e objetivos organizacionais da empresa; • Definir quais aspetos de desempenho serão avaliados Etapas do processo de desenvolvimento e

avaliação

e monitorizados; • Determinar o método de colheita de informações • Fornecer feedback aos fornecedores quanto ao seu desempenho; • Produzir

resultados

a

partir

da

melhoria

do

desempenho do fornecedor;

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Gestão de Stocks

Definição de Stock

[4]:

Conjunto de artigos em reserva, aguardando satisfazer uma futura necessidade de consumo permitindo assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessário, evitando situações de escassez; Mercadorias: produtos comprados para serem revendidos como estão. Matérias-primas: artigos que se incorporam fisicamente no produto final.

Produtos dos quais se devem construir stocks

Materiais auxiliares: materiais que se destinam à fabricação mas que não incorporam na produção. Produtos Acabados: produtos fabricados prontos a vender Produtos de consumo: produto adquirido aos fornecedores para consumo interno da organização, podendo concorrer direta ou indiretamente para o fabrico dos produtos acabados.

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Gestão de Stocks

Tipos de Stock [8]: Stock normal

Todos os artigos consumidos de modo regular;

Stock de segurança

Parte do Stock destinado para prevenir rupturas;

Stock afetado

Destinado a fins específicos;

Stock Global

São todos os artigos resultantes da soma do Stock normal, de segurança e afetado; Entra no armazém por um período de tempo muito

Stock de trânsito

limitado, ou já se encontra encomendado mas ainda não deu entrada no armazém;

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Objetivos da Gestão de Stocks: Minimização dos custos e Satisfação do Cliente Diminuição do nível de stocks sem originar um cenário de rutura no abastecimento interno e/ou externo

Combater as eventualidades de consumo e imprevistos inerentes à entrega

Regular entregas e utilizações que se realizam a ritmos diferentes

Investimento por parte da Organização

Papel do gestor é importante

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Papel do Gestor na Gestão de Stocks: Qual a quantidade que deve encomendar;

Estudar o nível de stock que tem em armazém;

Ter o cuidado em evitar o sobredimensiona mento de stock, assim como a sua rutura.

Qual o melhor momento para realizar a encomenda

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Modelos da gestão de stock

[4;9]:

Os modelos de gestão de stocks pretendem responder a 3 questões

essenciais: 1. Quais os materiais a manter em stock? 2. Quando se deve encomendar um material? 3. Quanto se deve encomendar de cada vez?

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Modelos da Gestão de Stocks

Análise ABC: classifica os stocks em 3 grupos de acordo com a

percentagem dos consumos anuais que cada grupo representa. • Permite a monitorização dos artigos em stock; • Priorizar a renovação de artigos por consumo;

Análise XYZ: Classifica o grau de necessidade do artigo no desempenho das atividades realizadas. • Permite minimizar a falta de itens imprescindíveis;

• Priorizar os materiais de consumo; • Elaborar possíveis alternativas de substituição.

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Modelos da Gestão de Stocks

Análise ABC: • Artigos com maior valor de consumo anual (80%);

Classe A

• Pequeno número de artigos (20%); •Controlo frequente, de forma a manter existências baixas e evitar ruturas.

• Artigos com valor de consumo anual médio

Classe B

(15%); • Moderado número de artigos (30%); • Controlo de forma mais automatizada.

• Artigos com menor valor de consumo anual (5%);

Classe C

• Elevado número de artigos (50%); • Controlo totalmente automatizadas 19

Modelos da Gestão de Stocks

Análise ABC: Existem 2 formas de controlo:

Controlo administrativo das existências

Registo informático de todas as entradas e saídas dos artigos em stock, através de programas informáticos;

Controlo físico das existências

Tamanho físico dos artigos em stock, comparado com os saldos administrativos;

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Modelos da Gestão de Stocks

Análise XYZ: ❖

Artigos Z

Grau de criticidade máximo; ❖ São imprescindíveis, não podem ser substituídos; ❖ A falta desses artigos provoca a paralisação das atividades essenciais da instituição.; ❖

Artigos Y

Grau de criticidade intermediário; ❖ Podem ser substituídos mas continuam a ser vitais para as actividades da instituição;

Artigos X

❖ Grau de criticidade baixo; ❖ A falta destes artigos não acarreta paralisações, nem riscos; ❖ Possuem elevada possibilidade de serem substituídos por outros equivalentes e são de fácil obtenção no mercado; 21

Componentes da gestão de stocks

[4;10;11]:

• Gestão previsional de stocks; • Gestão administrativa de stocks;

• Gestão física de stocks; • Gestão de compras;

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Gestão previsional de stocks: Foca-se no que vamos utilizar, consumir ou vender, assim decidimos: O que comprar A decisão de compra depende da previsão de consumo

Quanto comprar Gestão previsional de stocks

Quando comprar Todo o processo que conduz a decisão de compra para stock 23

Gestão administrativa de stocks: É um conjunto de de atividades de natureza administrativa que nos permite informar, em qualquer momento, de maneira clara:

● As quantidades de bens entrados e os saídos nos armazéns da empresa; ● As quantidades existentes de cada um dos bens nos armazéns da empresa; ● Analisar os desvios entre as quantidades

• Registo de movimentos • Identificação de cada artigo/ produto

Assegurar o inventário permanente

existentes e as que deviam existir; 24

Gestão física de stocks: A Gestão Física de Stocks faz o estudo da localização, a disposição dos armazéns e dos respectivos equipamentos de arrumação e movimentação. Implica: 1. Locais apropriados à armazenagem; 2. Equipamentos para arrumação das matérias; 3. Meios de movimentação das matérias; 4. Pessoal qualificado;

Objetivos: ● Minimizar os custos de armazenagem; ● Evitar a deterioração das matérias armazenadas; ● Identificar correctamente cada produto; ● Racionalizar os movimentos no armazém; ● Promover o fornecimento dos materiais requisitados correctamente e atempadamente. 25

Gestão de compras: A quem comprar Permite decidir Como comprar

Assegura a aquisição dos artigos e produtos necessários em tempo útil, nas melhores condições de preço, qualidade, quantidade, prazo de entrega e prazo de 26 pagamento;

Como manter o nível mínimo de stocks? Implementação de um stock de segurança

Obter vantagem da dimensão económica de uma ordem de compra

Prazos de entrega das encomendas excedem os que tinham sido previamente acordados com o fornecedor

Eventuais aumentos da procura acima do previsto

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Aprovisionamento & Gestão de Stocks: O caso da Saúde (Hospital de Faro) Gestão de Compras (reagentes)

GHAF - Gestão Hospitalar de Armazém e Farmácia

Plataforma informática que permite acesso por administrativos e colaboradores

Requisição de transporte de doentes

Armazéns de bens e consumos

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Aprovisionamento & Gestão de Stocks (Hospital de Faro)

Gestão de Compras (a partir do exterior): Metade do ano: Previsão da quantidade de reagentes e consumos que o hospital necessitará para o ano seguinte

Previsão dada ao Aprovisionamento, e são realizados concursos públicos

Comissões de escolha - seleção da casa comercial que possua os melhores produtos, tendo em conta certas características Após seleção, procede-se à encomenda dos reagentes 29

Aprovisionamento & Gestão de Stocks (Hospital de Faro)

Centro de Curso Interno: ➔ Requisições no interior do Hospital ➔ Possui vários armazéns, de entre os quais: Armazenamento Hoteleiro Ex: papel para mãos, sacos de plástico para resíduos

Armazenamento Administrativo

Armazenamento de Farmácia Ex: plasma fresco congelado

Emissão de uma nota de encomenda para o armazém pretendido através de uma plataforma informática À medida que os produtos são consumidos é necessário dar baixa de stock desses mesmos produtos. 30

Conclusão: ● Em suma, o Aprovisionamento e Gestão de Stocks têm como função permitir que a empresa, através de um planeamento, apresente um produto de qualidade aos clientes; ● Para que tal ocorra, as funções de gestão têm de ser realizadas da melhor forma possível, e o nível de desempenho permitirá que o serviço não seja caro e o stock seja regulado;

Isto ocorre através de processos, desde a requisição, até ao seu armazenamento e finalmente à entrega ao cliente, permitindo atingir o grau de satisfação por este. 31

Referências Bibliográficas: [1]: SYDFACT (2016). Porque é que a gestão dos stocks é importante?. Acedido a 10 de abril de 2017 no URL: http://www.sydfact.com/blog/porque-e-que-a-gestao-dos-stocks-e-importante/ [2]: Inforestilo (2014). Retalho - A importância de uma gestão de Stock eficaz. Acedido a 11 de abril de 2017 no URL: http://www.inforestilo.pt/blog/retalho-a-importancia-de-uma-gestao-de-stock-eficaz.html [3]: Instituto do Emprego e Formação Profissional (2004). Gestão e Aprovisionamento de Stocks. Acedido a 6 de abril

de 2017. [4]: Caderno N.º 2 - Gestão dos aprovisionamentos. (1994). Colecção: O Gestor. Área da Produção. Portugal. Acedido em 6 de abril de 2017, no URL: http://www.iapmei.pt/resources/download/gestoraprov.pdf [5]: Colunistas Portal-Educação. (2013). Definição de Fornecedor. Acedido a 7 de abril de 2017, no URL:http://www.portaleducacao.com.br/direito/artigos/27798/definicao-de-fornecedor#ixzz3szh9UHmr. [6]: Techoje (s.d). A importância da seleção de fornecedores no processo de compras. Acedido a 10 de abril de 2017 no URL: http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/277 32

Referências Bibliográficas: [7]: Achilles. (2015). Critérios importantes na seleção de fornecedores. Acedido a 11 de abril de 2017, no URL: http://www.achilles.com/pt/sobre-a-achilles/noticias-dos-setores/2356-criterios-importantes-na-selecao-defornecedores. [8]: Grego, A. (2014). Gestão de Stocks e Armazém de Matérias-Primas. Relatório de Estágio apresentado ao Instituto Politécnico do Porto para obtenção do Grau de Mestre em Logística. Porto: Instituto Politécnico do Porto. Acedido a 10 abril de 2017, no URL: http://recipp.ipp.pt/bitstream/10400.22/5047/1/DM_AnaGrego_2014.pdf [9]: Mendes, K. G. L., & Castilho, V. (2009). Determinação da importância operacional dos materiais de enfermagem

segundo a classificação XYZ. J. Rev Inst Ciênc Saúde, 27(4): 324-329. Acedido a 14 de abril de 2017, no URL: http://files.bvs.br/upload/S/0104-1894/2009/v27n4/a1628.pdf. [10]: Lourenço, P. (2014). Gestão administrativa de stocks. Acedido a 9 de abril de 2017 no URL: https://prezi.com/qtbkjwao0gur/gestao-administrativa-de-stocks/

[11]: Gestão Hoteleira (2006). Gestão física de Stocks. Acedido a 10 de abril de 2017 no URL: http://gestaohoteleira.blogs.sapo.pt/1139.html.

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