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Tribunal de Justiça de Pernambuco – TJPE Administração Pública - parte 2 Elisabete Moreira

TJ – Analista Administrativo

Formulação e avaliação de políticas públicas: Estado e políticas públicas; o processo de política pública; as instituições e as políticas públicas; arranjos institucionais e política pública. O conceito de política é muito abrangente. De uma forma geral, política constitui-se a atividade de resolução de conflitos, na intermediação pacífica de interesses, envolvendo necessariamente as estruturas de poder. “É a arte de influenciar, manipular ou controlar grupos com a intenção de avançar os propósitos de alguns contra a oposição de outros” ( Quincy Wright). São procedimentos que visam permitir a “convivência entre diferentes” (Hannah Arendt). A política pública (policy) tem caráter mais restritivo. São outputs (conteúdo e ações concretas) da atividade política (politics), que atingem, influenciam, regulamentam, alterando o comportamento dos indivíduos na sociedade (Lowi, 1936). Visam à resolução pacifica de conflitos em torno da locação de bens e recursos públicos, realizada através da Polity, que corresponde à estrutura institucional, baseada num conjunto de normas do sistema político. Para serem pensadas, implementadas e monitoradas, as políticas dependem de aspectos políticos, institucionais, técnicos e financeiros. As questões abordadas pelas políticas públicas estão relacionadas à definição da democracia e seus dilemas, às tensões inerentes ao liberalismo, à natureza dos grupos políticos, ao viés do pluralismo e da interação de forças políticas e grupos de pressão, a liberdade, igualdade, controle democrático do Estado em sua ação, distribuição de renda e das riquezas, entre outras. Componentes da Política Pública (Enrique Saraiva) •

Institucional: elaborada ou decidida por autoridade formal, coletivamente vinculante;

•

Decisório: processo de escolha de meios e fins, curto ou longo prazo, para resolver problemas;

•

Comportamental: implica uma ação ou inação, fazer ou não fazer nada, mas acima de tudo um curso de ação e não apenas uma decisão singular.

•

Causal: são produtos de ações que têm efeito no sistema político e social.

Classificação da Política •

Política Distributiva: distribui vantagens para grupos e não geram custos perceptíveis para outros. Beneficiam um grande número de pessoas, em escala relativamente pequena.

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Política Redistributiva: atinge maior número de pessoas e implica a concessão de vantagens a um grupo em detrimento de outro, gerando polarização, conflito, de difícil encaminhamento. São as políticas sociais universais, o sistema tributário, o sistema previdenciário. A literatura afirma que uma política democrática requer uma ação redistributiva.

•

Políticas Regulatórias: envolve regulamentações a grupos de interesse, políticos e burocratas, mais visíveis ao público.

•

Políticas Constitutivas ou Estruturadoras: ditam as regras do jogo e definem as condições e os procedimentos que subsidiarão as condições para a negociação das políticas distributivas, redistributivas e regulatórias.

Processo e Ciclo de Políticas Públicas Cada política pública passa por diversos estágios. Em cada um deles, os atores, as coalizões, os processos e as ênfases são diferentes. No geral, um ciclo de políticas públicas pode envolver as seguintes fases: 1. Agenda setting ou construção de agendas: é o primeiro momento da inclusão de determinado pleito ou necessidade social na agenda, na lista de prioridades, do poder público. Na sua acepção mais simples, a noção de “inclusão na agenda” designa o estudo e a explicitação do conjunto de processos que conduzem os fatos sociais a adquirir status de “problema público”, transformando-os em objeto de debates e controvérsias políticas na mídia. Leva em conta percepções e interesses não só institucionais como individuais. Nesta fase ocorre a percepção e a definição dos problemas por parte dos analistas de políticas públicas sobre quais “policy issues” se mostram mais apropriados para gerar um “policy cicle”. 2. Elaboração: é o segundo momento e consiste na preparação da decisão política. É a fase identificação e delimitação de um problema atual ou potencial da comunidade, a determinação das possíveis alternativas para sua solução ou satisfação, a avaliação dos custos e efeitos de cada uma delas e o estabelecimento de prioridades. Pode ser realizada uma avaliação de custos/benefícios (ACB) e/ou do custo-efetividade (ACE), visando criar opções e soluções eficientes, eficazes e efetivas para a resolução dos problemas. 3. Formulação: é a fase da decisão política, ou a decisão tomada por um político ou pelo Congresso, e sua formalização por meio de uma norma jurídica. É onde ocorre a organização das demandas, seleção e especificação da alternativa considerada mais conveniente, seguida de declaração que explicita a decisão adotada, definindo seus objetivos e seu marco jurídico, administrativo e financeiro. 4. Implementação: consiste na preparação para a execução (ou, em outras palavras, a elaboração de planos, programas e projetos). Relaciona-se ao planejamento e organização do aparelho administrativo e dos recursos humanos, financeiros, materiais Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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e tecnológicos necessários para executar uma política. A implementação pode ocorrer top-down, quando as decisões são tomadas pela alta cúpula e a burocracia apenas executa o que foi decidido (podendo incluir o setor estatal), ou bottom-up, quando os executores possuem poder de decisão na ponta, permitindo maior flexibilidade. Vale ressaltar que alguns autores não distinguem a fase de implementação da fase de formulação das políticas, pois, se assim o fizerem pode não se atingir os resultados esperados. 5. Execução: conjunto de ações destinadas a atingir os objetivos estabelecidos pela política. É por em prática efetivamente a política, é a sua realização. Essa etapa inclui o estudo dos obstáculos, que normalmente se opõem à transformação de enunciados em resultados, e especialmente, a análise da burocracia. 6. Acompanhamento ou Monitoramento: é uma atividade gerencial interna, um processo sistemático e contínuo realizado durante o período de execução e operação dos programas e projetos, visando à supervisão da execução de uma atividade (e de seus diversos componentes), identificando desvios e propondo ajustes. 7. Avaliação: consiste na mensuração e análise, realizada antes, durante ou depois da conclusão, com vistas a verificar os efeitos produzidos na sociedade, especialmente no que diz respeito às realizações obtidas e às consequências previstas e não previstas. Obs: O monitoramento e a avaliação é a área de política pública que mais se tem desenvolvido nos últimos tempos, como práticas institucionalizadas, com vistas a atender às demandas da sociedade.

Modelos de Construção de Agendas e Tomada de Decisão – Modelos de elaboração e formulação de Políticas Públicas A) Modelo de Fluxos Múltiplos

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B) Teoria do Equilíbrio Pontuado 

O processo de políticas públicas se caracteriza por períodos de “equilíbrio” que são “pontuados” por período de mudança - o tema vence o “monopólio da política” (o tema fica restrito a determinadas comunidades), chamando a atenção do governo e rompendo com a situação de equilíbrio a ponto de construir uma nova imagem da política (policy image), que atrai novos atores e propostas e leva o problema para a agenda de decisão. Após esse processo um novo equilíbrio seria gerado.

C) Modelo da Lata de Lixo (garbage can) •

As alternativas de solução podem ser várias e estão disponíveis em uma “lata de lixo” e não possuem, a priori, relação com os problemas; parte-se da alternativa de solução para a resolução dos problemas, formulando a política: soluções procuram por problemas.

D) Modelo de Coalizões de Defesa (Advocacy Coalition) •

Um número de coalizões de defesa distinto pelos seus valores, crenças, ideias e recursos (que dispõem) são importantes dimensões do processo de formulação de políticas públicas, em geral, ignorados pelos modelos anteriores.

E) Modelo Incremental •

Os recursos governamentais para um programa, órgão ou uma dada política pública não partem do zero e, sim, de decisões marginais e incrementais que desconsideram mudanças políticas ou mudanças substantivas nos programas públicos. A ideia é adotar alternativas de

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resolução gradual dos problemas públicos. Este modelo funciona bem em situações rotineiras, não se aplicando a problemas de crise, emergentes e urgentes. F) Modelo Racional (compreensivo): •

O tomador de decisão deve possuir informações completas e satisfatórias dos problemas, das alternativas, além das consequências de suas implantações, levando em consideração os custos e benefícios, visando otimizar os resultados. A limitação deste modelo está no fato tratar a racionalidade como absoluta e plena.

G) Mixed-scanning: 

Utiliza tanto o modelo incremental para decisões rotineiras e cotidianas como o modelo racional para decisões estratégicas e contextuais.

H) Modelo das Instituições •

Os institucionalistas entendem que não só os indivíduos ou grupos que têm força relevante influenciam as políticas públicas, mas também as regras formais e informais que regem às instituições, mostrando que as instituições / burocracia desempenham um papel importante na formulação das políticas públicas, condicionando o comportamento dos indivíduos e redefinindo suas alternativas políticas.

I)

Modelo Pluralista

•

A formulação de políticas é dada segundo o jogo de forças empreendido por diferentes grupos de interesses que, atuando junto ao governo, procuram maximizar benefícios e reduzir custos. Os indivíduos se reúnem com vistas a defender interesses similares, e sua conquista dar-se-ia pela capacidade de serem politicamente mais fortes que outros grupos com interesses contrários. A forma de intermediação desses interesses, com vistas a impedir o excesso de poder político pelos detentores de maior poder econômico, seria o processo eleitoral, como garantidor supremo de um equilíbrio extremo entre grupos diversos.

Análise Custo-benefício (ACB) e Custo- efetividade (ACE) – Eficiência São técnicas econômicas e analíticas de avaliação de planejamento e avaliação, visando comparar as consequências negativas e positivas do uso dos recursos, para:  Escolher alternativas para programa ou intervenção, como instrumento do planejamento “a priori”.  Identificar o programa ou a intervenção que deu os melhores resultados, como instrumento de avaliação “a posteriori”.

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a) A análise custo-benefício permite avaliar o quanto a sociedade está disposta a pagar pelos benefícios de programas ou políticas:  Utilizada quando os benefícios do programa podem ser medidos em termos monetários, a partir da diferença ou da razão entre o custo total e os benefícios diretos e indiretos gerados.  Avalia o desempenho de cada programa individualmente em termos de unidade padrão (dinheiro): É socialmente rentável investir no projeto x?”) ou  Avalia vários programas, comparativamente, para a escolha do mais vantajoso (“dados os projetos x e y, qual é o mais rentável socialmente?”.  Aplicável no setor público ou no privado possui a dificuldade de estimar os custos e benefícios de um projeto. b) A análise custo-efetividade é utilizada quando não se consegue avaliar um programa ou intervenção em termos monetários, pois o investimento público possui um fim social e coletivo. Expressa a razão custo/unidade de efetividade (impacto, efeito natural, unidades físicas), como: número de doenças evitadas, internações prevenidas, número de vidas salvas. Somente permite comparar programas semelhantes, com o mesmo objetivo, quantificável e mensurável na mesma unidade (duas estratégias alternativas). Pode considerar várias opções disponíveis para o alcance do objetivo, assegurando a obtenção do resultado aos menores custos. A ACE complementa a ACB, pois naquela os benefícios não são expressos em unidades monetárias, mas em unidades de resultado, permitindo agregar variáveis de difícil mensuração monetária, a exemplo de externalidades.

Noções de SIAPE – Sistema Integrado de Recursos Humanos do Poder Executivo Federal •

Consolida informações funcionais, dados pessoais e financeiros dos servidores ativos, aposentados e pensionistas e de todos aqueles que recebam recursos à conta do Tesouro Nacional;

•

Disponibiliza relatórios de inteligência, para subsidiar as políticas e acompanhar a vida do servidor por meio do Portal SiapeNet.

•

Disponibiliza informações aos servidores relativas a férias, contracheques, ficha funcional, etc.

•

Executa a folha de pagamento unificada e padronizada. A operacionalização do sistema, alimentação e manutenção são de responsabilidade de cada órgão.

•

Segundo o SERPRO, até 2017, o atual Siape será substituído pelo Sistema de Gestão de Pessoas do Governo Federal (Sigepe), com alguns módulos em funcionamento e deverá abranger toda a vida funcional, com total transparência de todos os órgãos do executivo federal.

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Noções de SIASG: Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais 

O Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG, instituído pelo Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994, é o sistema informatizado de apoio às atividades operacionais do Sistema de Serviços Gerais – SISG. Sua finalidade é integrar os órgãos da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.



O SIASG é o sistema onde são realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do SISG (Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional). O Sistema inclui a divulgação e a realização das licitações, a emissão de notas de empenho, o registro dos contratos administrativos, a catalogação de materia is e serviços e o cadastro de fornecedores.



Os órgãos que não integram o SISG podem também utilizar o SIASG, integralmente ou também em módulos específicos, por meio de adesão formal para uso deste sistema, mediante assinatura do “termo de adesão”.



A solicitação para o acesso aos módulos do SIASG é formalizada, conforme o modelo constante do Anexo 1 da Portaria nº 16, de 27 de março de 2012.

Sistemas que compõe o SIASG:

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CATMAT, CATSER: Catálogo de material e Catálogo de serviço. Baseado na metodologia Federal Supply Classification. Utilizado nas compras do Administração Pública Federal. Está sendo revisado atualmente. COMUNIC: Sistema de Comunicação do SIASG. Acessado de forma on-line. Utilizado pelo MP para emitir orientações, comunicações, solicitações e atualizações de assuntos aos usuários do SIASG em nível nacional. SICON: Sistema de Gestão de Contratos. Utilizado pelas Unidades, em nível nacional, para registrar os dados relativos aos Contratos Administrativos (vigência, objeto, valor etc.), enviar os extratos dos Contratos à Imprensa Nacional e efetuar o Cronograma Físico-Financeiro dos Contratos. RDC: Regime Diferenciado de Contratações. Instituído pela Lei 12.462/11. Resultado, empenho, contrato, registro. SIDEC: Sistema de Divulgação Eletrônica de Compras e Contratações. Realizava o cadastramento de processos de compras e contrações efetuados pela Administração Pública e o consequente envio eletrônico de matérias relativas aos avisos e editais de licitação, dispensa e inexigibilidade e os resultados, à Imprensa Nacional para publicação no Diário Oficial da União e divulgação no Comprasnet. SISRP: Sistema de Registro de Preços. Realiza o registro e divulgação eletrônica de Atas do Sistema de Registro de Preços – SRP. Contempla os procedimentos para registro e divulgação eletrônica de preços. SISPP: Sistema de Preços Praticados. Registra os valores praticados nos processos de contratações governamentais, discriminados por unidade de medidas de padrão legal e marcas, com vistas a subsidiar o gestor, a cada processo, na estimativa da contratação e antes da respectiva homologação, para confirmar se o preço a ser contratado é compatível com o praticado pela Administração Pública Federal. SISME: Sistema de Minuta de Empenho. Facilita a geração de notas de empenhos no SIAFI através do SIASG, com toda confiabilidade, rapidez e segurança.

SIASGNet   



SICAF: Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores. Efetua o registro e cadastramento dos fornecedores que participam das licitações governamentais. RDC: Regime Diferenciado de Contratações. Instituído pela Lei 12.462/11. Sessão Pública, cadastro etc. IRP: Intenção de Registro de Preços. Tem como finalidade permitir à Administração tornar públicas suas intenções de realizar Pregão ou Concorrência para Registro de Preços, com a participação de outros órgãos governamentais, que tenham interesse em contratar o mesmo objeto. Tornou-se obrigatória a partir do Decreto 7892/2013. DIVULGAÇÃO: Divulgação Eletrônica de Compras. Realiza o cadastramento de processos de compras e contrações efetuados pela Administração Pública e o consequente envio eletrônico de

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matérias relativas aos avisos e editais de licitação, dispensa e inexigibilidade e os resultados, à Imprensa Nacional para publicação no Diário Oficial da União e divulgação no Comprasnet. Sessão Pública: Sistema desenvolvido para operacionalizar os procedimentos que envolvem as modalidades de licitações do tipo Concorrência, Tomada de preços, Convite e Concurso realizadas pelo Governo. Comprasnet. É um módulo do SIASG utilizado para realização de licitações, on-line. Oferece ainda consulta ao cadastro de fornecedores (SICAF), o download da íntegra de editais de licitações e a consulta a resultados de licitações realizadas. Também disponibiliza dados estatísticos referentes às compras do Governo Federal em determinado exercício. Permite acesso livre ao SICAF, Consultas, Cotação Eletrônica, Catálogo de Materiais, Sessão pública, RDC Eletrônico

Administração de Recursos Humanos A área de Recursos Humanos é uma especialidade que surgiu do crescimento e complexidade das tarefas organizacionais. Estuda e estabelece o conjunto de políticas e práticas de uma organização para orientar o comportamento humano e as relações interpessoais no ambiente de trabalho, oferecendo os meios e os serviços de apoio. É interdisciplinar, contingencial, situacional, adaptável, flexível e sistêmica (sistema aberto). A área de gestão de pessoas acompanhou a evolução das organizações. Criou modelos de gestão de pessoas voltados a alinhar os comportamentos das pessoas aos objetivos institucionais, fazendo com que as organizações consigam a sinergia necessária à consecução de seus objetivos (Fischer, 2002). Hoje, a área de RH deve realizar o planejamento estratégico alinhando-se à missão, visão, valores, objetivos e estratégias organizacionais. Realizar análise externa e interna, integrar os cargos aos novos perfis e desenvolver programas de treinamento, desenvolvimento e educação com vistas à obtenção de resultados estratégicos. Nesse caso, as pessoas deixam de serem simples recursos (humanos) organizacionais para serem abordadas como seres dotados de inteligência, personalidade, conhecimentos, habilidades, destrezas, aspirações e percepções singulares. Visa desenvolver: • Capital humano – Talento que agrega valor. • Capital social: capital humano em rede, formal ou informal, gerado através das redes de relacionamentos entre os indivíduos e instituições (baseadas na confiança, cooperação e inovação, facilitando o acesso à informação e ao conhecimento). • Gestão do conhecimento: capital intelectual – ativos intangíveis da organização – habilidades, competências e tecnologias aplicadas de forma integrada para concretizar a missão e visão. Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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• Competências essenciais que atendam às demandas dos diferentes stakeholders, gerando vantagem competitiva. Hoje deve ser visto como um consultor de áreas específicas, cuja responsabilidade é da linha e a função de staff. • Responsabilidade de linha: a administração do pessoal cabe ao gerente que decide pelas admissões, promoções, avaliação de desempenho. • Função de Staff: o órgão de RH proporciona orientação, regras, regulamentos sobre como administrar seus subordinados. Presta serviços especializados como recrutamento, seleção, treinamento, informações e recomendações para que a linha tome decisões. Administração de compras e materiais: processos de compras governamentais e gerenciamento de materiais e estoques.

A Administração Patrimonial administra um conjunto de bens, direitos e obrigações, classificados como bens móveis, imóveis, intangíveis e semoventes, que são incorporados ao patrimônio da instituição. 

Bens móveis ou materiais: que podem se movimentar, são todos os bens que por sua própria natureza, características de duração e valor devam ser controlados fisicamente e incorporados ao patrimônio da Instituição.



Bens imóveis: são aqueles que não podem se movimentar.



Bens intangíveis: imateriais, correspondem ao direito de uso da concessão, aquisição de licenças de direito de uso de propriedade intelectual (softwares), como patentes e direitos autorais.



Bens semoventes: são bens móveis que possuem movimento próprio, tal como animais selvagens, domésticos ou domesticados.

Segundo a Instrução Normativa 205/88 bens materiais são designações genéricas de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independentemente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis. Os bens patrimoniais móveis estão divididos em: Permanente e Consumo (IN nº 205/88): Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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 Bens Permanentes: não são bens de consumo; não são peças de reposição; têm prazo de duração superior a 02 (dois) anos (Art. 15 § 2º, Lei nº 4320/64); devem ser tombados. Ex: Móveis e Utensílios, Equipamentos, Livros, Máquinas, Mapas, Veículos etc.  Bens de Consumo: aquele que em razão do seu uso corrente e segundo a Lei 4320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua duração limitada a dois anos ou, ainda quando o custo do controle seja superior ao risco da perda (pode-se fazer uma relação-carga). Segundo a Portaria STN/SOF nº 01/11 “um material é considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um, dos critérios a seguir”: 

Critério da Durabilidade: quando perde ou tem reduzida as condições de funcionamento no prazo máximo de 2 anos;



Critério da Fragilidade: sujeito a modificação, perdendo a identidade;



Critério da Perecibilidade: sujeito a modificações ou deterioração, perdendo as propriedades físico-químicas;



Critério da Incorporabilidade: incorporado a outro bem, perdendo as características principais;



Critério da Transformabilidade: para fins de transformação.

A Administração de Materiais envolve administrar todos os materiais destinados à manutenção das atividades de uma Instituição, incluindo o processo de transformação dos materiais ou informações em produtos ou serviços finais no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. As atividades envolvidas na administração de materiais são gestão de estoque, gestão de compras e gestão de distribuição, que realizam a: programação de materiais, compras, recepção de materiais, armazenamento no almoxarifado, controle de estoques, classificação, movimentação, transporte e distribuição.

1. Gestão de Estoques Estoque é toda quantidade armazenada de mercadoria, a ser utilizada em um momento oportuno, independe do estado de conservação. As funções do estoque são: 

Garantir o abastecimento de materiais.

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

Proporcionar economias de escala.

1.1. Classificação dos Estoques Permite o agrupamento dos itens em estoque, segundo determinados critérios, otimizando o controle, os procedimentos e a operacionalização dos materiais. Existem vários tipos de classificações de estoque, a saber: a) Em razão dos sistemas de produção   

Pelo grau de padronização: padronizados ou sob medida; Pelo tipo de produção: contínua, em lotes, por encomenda (projetos); Pela natureza do produto: bens ou serviços.

b) Em razão da possibilidade de fazer ou comprar As organizações podem optar por produzir materiais internamente, recondicionar internamente ou adquirir externamente. As estratégias podem ser a verticalização (produz tudo) e/ou a horizontalização (comprar de terceiros). Vantagens e Desvantagens • •

Verticalização – independência de terceiros, maiores lucros, manutenção de tecnologias em segredo. Perda de flexibilidade, maiores investimentos (custos). Horizontalização – flexibilidade, menores custos (estrutura interna menor). Perda de controle tecnológico, dependência de terceiros e lucros menores

c) Em razão da demanda: Podem ser materiais DE estoque (em razão da demanda, devem ser mantidos em estoque) e materiais NÃO de estoque (em razão da imprevisibilidade da demanda, não deve se fazer estoque e sua compra somente acontece quando se faz necessária). d) Em razão da aplicação na organização: • •

Materiais de consumo geral: utilizados em diversos setores, para fins direto ou indireto de produção. Materiais de manutenção: utilizados na manutenção da organização.

e) Em razão da sua aplicação na produção: 

Matéria-prima: parte do processo de produção, incorporado ao produto final;

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  

Material em processamento: como parte do produto final, sem alteração nas suas propriedades; Produto final acabado: pronto para comercialização; Material auxiliar: utilizado no processo de produção, na execução e na transformação, como, ferramentas, sem que se incorpore ao produto final ou materiais consumidos como combustíveis, toner, etc.

f) Em razão do valor econômico ou valor total de consumo A classificação ABC, ou gráfico de Pareto, ou curva 80-20 classifica os estoques em razão de sua importância, normalmente financeira, como valor de demanda, valor total de consumo (valor unitário x consumo):   

Classe “A”: 20% dos itens; 80% do valor monetário dos estoques. Classe “B”: 30% dos itens;15% a 20% do valor dos estoques. Classe “C”: 50% dos restantes dos itens; de 5% a 10% do valor dos estoques.

. Deve-se atentar que o controle dos itens classificados como “A” deve ser maior e os estoques, por serem os mais onerosos, devem ser inferiores aos estoques dos demais itens. Classificação ABC

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Curva ABC

g) Em razão da importância operacional ou criticidade do produto Classificação XYZ Os materiais podem ser classificados em razão da importância operacional ou criticidade em X, Y e Z. Independente da análise econômica, esses estoques podem ser vitais para a continuidade ou segurança das pessoas, do ambiente ou do patrimônio da organização. A criticidade dos itens X, Y, Z é uma análise qualitativa, que avalia o impacto da falta do produto no processo produtivo, Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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sua imprescindibilidade, independe do custo e da quantidade ou ainda a dificuldade em obter o material.  Classe X: baixa criticidade, pois sua falta não compromete a produção, além de ser de fácil aquisição, com similares.  Classe Y: grau intermediário de criticidade, podendo ser substituído por outros materiais;  Classe Z: grande criticidade, de difícil substituição por outro equivalente, podendo paralisar a produção ou colocar em risco todo o processo. h) Em razão Materiais Críticos 

Materiais críticos, classificação muito utilizada na indústria, são assim considerados:  Por serem de reposição específica, por razões de segurança, sobressalentes vitais de equipamentos produtivos: devem permanecer estocados até sua utilização, não estando sujeito ao controle da obsolescência.  Por problemas de obtenção: fornecedor exclusivo,  Por razões econômicas: alto custo de reposição  Por problemas de armazenagem, manuseio ou transporte: perecíveis, periculosos, elevado peso, grandes dimensões  Por problemas de previsão: dificuldade do planejamento da previsão de consumo ou da demanda.

i)

Em razão da perecibilidade e periculosidade

•

Materiais perecíveis: sujeitos a deterioração e decomposição, desaparecendo as propriedades físico-químicas. Ex. gêneros alimentícios. Materiais periculosos: oferecem riscos no manuseio, transporte e armazenagem. Ex. explosivos, líquidos e sólidos inflamáveis, radioativos, corrosivos, oxidantes, etc.

•

j)

Outras classificações de Estoque:



Estoque Ativo ou Normal: sofre flutuações quanto à quantidade, volume, peso e custo em consequência de entradas e saídas, todo material em uso.



Estoque Morto ou Inativo: não sofre flutuações, é estático.



Estoque de Segurança: é a parcela do estoque com a finalidade de proteger a empresa contra incertezas relacionadas à demanda ao tempo de espera (lead time) e ao fornecimento.



Inservível: desnecessários para utilização (IN 205/88 - ocioso, recuperável, antieconômico, irrecuperável).  Bem ocioso – embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;  Bem recuperável – a recuperação for possível e o orçamento for inferior a cinquenta por cento de seu valor de mercado;

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 

Bem antieconômico – a manutenção onerosa, ou rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsolescência; Bem irrecuperável – não puder ser utilizado por perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de recuperação.



Estoque Empenhado ou Reservado: quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que permanece temporariamente em almoxarifado.



Obsoletos: em razão das inovações tecnológicas ou por razões econômicas de recuperação, devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto;



Estoque Disponível: quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso;



Estoque Teórico: resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento;



Estoque de Antecipação: é usado para compensar diferenças de ritmo de fornecimento e demanda, isto é, o produto é produzido procurando antecipar-se à demanda (ex.: chocolate na páscoa). Ele é mais usado quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativamente previsíveis e também, quando as variações de fornecimento são significativas como os períodos entre safras.

1.2. Dimensionamento dos Estoques Para que se possa realizar a previsão de estoques é necessária ter a previsão do consumo num determinado período, adotando-se os seguintes modelos:

a) Modelo de Evolução Horizontal de Consumo:

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b) Modelo de Evolução de consumo sujeito à tendência positiva ou negativa

CONSUMO

TEMPO

c) Modelo de Evolução Sazonal de consumo:

 Técnicas de Previsão de Estoques  Projeções: estimativas quantitativas observadas no passado;  Explicações: técnicas de regressão e correlação com outras variáveis conhecidas, quantitativa;  Predileção: experiências de gestores que estabelecem uma projeção das vendas qualitativa.  Métodos de Previsão da Demanda a) Método do consumo do último período: Método do Consumo do Último Período Ano

2015

2016

Quantidade

3000

3000

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b) Método da média móvel: Média Móvel Ano

Quantidade crescente

Quantidade decrescente

2013

100.000

400.000

2014

200.000

300.000

2015

300.000

200.000

2016

400.000

100.000

Acumulado

1.000.000

1.000.000

Média móvel

250.000

250.000

c) Método da média móvel ponderada: Média Móvel Ponderada Ano

Quantidade

2013

100.000 x 1 = 100.000

2014 2015 2016 Média Ponderada

200.000 x 2 = 400.000 300.000 x 3 = 900.000 400.000 x 4 = 1600.000 3.000.000/10 = 300.000

d) Método da Média Móvel Ponderada Exponencial  Atribui maior valor aos dados mais recentes e usa:  Previsão do último período;  Consumo ocorrido no último período;  Constante que determina o valor da ponderação dada aos valores mais recentes.  Próxima previsão = K x consumo anterior + (1 – K) x Previsão anterior Onde: 0 ≤ K ≤1

e) Método dos Mínimos Quadrados Usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos os dados coletados, ou seja, é a linha que minimiza as diferenças entre a linha reta e cada ponto de consumo levantado.

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1.3. Controle de Estoques O objetivo é determinar a quantidade ideal de material em estoque que permita satisfazer a demanda, mantendo o nível de serviço ofertado ao cliente e, ao mesmo tempo, minimizando os custos de estoque e a melhorando a rotatividade. a) Nível de Serviço É um conceito ligado ao almoxarifado e se refere ao número de requisições atendidas em relação ao número total de requisições efetuadas. Para manter um alto nível de serviço, deve-se ou manter um alto nível de estoque para atender as requisições no caso de baixa frequência de entregas por parte dos fornecedores; ou minimizar os níveis de estoque, mas assegurar as entregas dos fornecedores na quantidade e tempo certos. Nível de serviço = Nº de requisições atendidas x 100 Nº de requisições efetuadas *** Considera-se uma boa gestão de estoque quando se consegue estabelecer equilíbrio entre a disponibilidade de capital e o nível de serviço.

b) Giro de Estoque ou Índice de rotatividade O Índice de rotatividade de estoque ou giro de estoque significa quantas vezes suprimos nosso estoque em determinado período. Um alto giro de estoque significa menos capital imobilizado, que é uma situação boa para o gestor.

c) Antigiro ou taxa de cobertura de estoque O antigiro ou taxa de cobertura corresponde ao período de tempo que um estoque cobre o consumo ou a demanda da empresa.

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1.4. Custo de Estoque O custo do estoque é calculado somando o custo de armazenagem com o custo do pedido.

a) Custo de armazenagem (CA):

Onde: Q: quantidade T: tempo P: preço I: taxa de armazenagem **** O custo de armazenagem é proporcional ao estoque médio. Quando o estoque é zero, o custo de armazenagem é mínimo.

b) Custo do Pedido ( CP ):  Mão-de-obra para o processamento;  Material utilizado na confecção do pedido;  Custos indiretos ligados ao pedido.

1.5. Lote Econômico de Compra É o tamanho do lote que minimiza os custos anuais totais de manutenção do estoque e de processamento dos pedidos. É o ponto ótimo no qual o custo total de pedir e manter materiais em estoque é minimizado.

Onde: Q: lote econômico de compra Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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CP: custo do pedido C: demanda ou consumo I: taxa de manuenção P: preço

1.6. Níveis de Estoque Os níveis de estoque devem ser observados para que não haja ruptura do estoque (quando o estoque chega a zero e não se pode atender à necessidade de consumo). Há dois sistemas de reposição de estoques: revisão continua e revisão periódica. a) Sistema de Revisão Contínua - Sistema Q Sistema de quantidade fixa: corresponde a um monitoramento constante dos níveis de estoque, para a reposição, quando o nível cair. O limite de reposição é definido como ponto do pedido (PP), para um lote econômico. Ocorre a fixação do tamanho dos lotes de compra, o que viabiliza descontos por quantidade, estoques de segurança reduzidos, com redução dos custos de manutenção de estoque. Gráfico Dente de Serra:

Gráfico Dente de Serra – Estoque de Segurança:

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Tempo de Reposição e Ponto do Pedido: 

Tempo de Reposição (lead time)  Tempo da emissão do pedido;  Tempo de preparação do pedido no fornecedor;  Tempo do transporte do pedido: do fornecedor até a empresa destinatária.



Ruptura do estoque: quando o estoque chega a zero e não se pode atender a uma necessidade de consumo.



Ponto do Pedido



Estoque mínimo



Estoque máximo

Intervalo de Ressuprimento: intervalo entre dois pontos do pedido

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

Sistema de Duas Gavetas: método de reposição contínua (ponto de pedido) uma para consumo no período e a outra para ser usada enquanto aguarda chegar o pedido. Na gaveta dois (com quantidade menor) estará o estoque de segurança mais o consumo enquanto durar o tempo de reposição. É um método simples recomendado para produtos da classe “C”.



Sistema de Máximo e Mínimos ou sistema de quantidade fixa: usado quando não há separação física. Enquanto o estoque mínimo estiver sendo utilizado, o produto é comprado.

b) Sistema de Revisão Periódica - Sistema P Sistema de recolocação de pedidos em intervalos fixos, periodicamente, de acordo com uma rotina, sempre ao término de uma revisão, em um intervalo entre pedidos constante. O tamanho dos lotes varia de um período a outro em virtude da variação da demanda (de acordo com o estoque máximo). Não há necessidade de um monitoramente constante do estoque. Pedidos de vários itens de um mesmo fornecedor podem ser feitos em conjunto, reduzindo custos de obtenção e transporte.

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1.7. Níveis de estoque para demandas dependentes a) Planejamento das Necessidades de Materiais ou Materials Requirements Planning – MRP

b) Planejamento das Necessidades de Materiais ou Materials Requirements Planning – MRP II: engloba insumos, equipamentos, instalações, pessoal, área de estocagem, ou seja, faz a integração entre o planejamento financeiro com o operacional. c) Planejamento dos Recursos de Distribuição (DRP ou ERP): envolve todos os recursos empresariais, é orientado para o gerenciamento do inventário e para atender às demandas dos clientes.

1.8. Políticas de Gestão de Estoque a) Evolução do sistema produtivo Taylor desenvolveu a administração científica, que buscava a padronização do processo de trabalho e a maneira mais adequada de realizar uma tarefa com supervisão do cumprimento da padronização do tempo e da especialização. Henry Ford aplicou o conceito de linha de montagem seriada, produzindo em larga escala para época o automóvel Ford modelo T em menos tempo, com menor custo de produção e aplicando o controle da qualidade. Esses dois pensadores atuavam com um sistema tradicional de produção cuja lógica era um sistema de produção empurrada, com economias de escala decorrentes dos longos ciclos. Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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Em meados dos anos 60, os japoneses desenvolveram o Sistema Toyota de produção com o conceito de célula de produção, formado por famílias de produtos ou tecnologia de grupos tornando mais simples e eficiente à administração, decorrência imediata da decomposição do sistema global de produção em subsistemas de menor dimensão, redução do tempo gasto em transferências entre os postos de trabalho, do tempo de preparação das máquinas, da quantidade de ferramentas, do tamanho dos lotes e do tempo total de fabricação. Passou a utilizar o sistema JIT – Just in time que significa fazer o que é necessário, quando e na quantidade necessária. Utiliza o Kanban (cartão), uma ferramenta de controle de estoque, baseado no conceito de “puxar” a produção, que abastece com os itens necessários, na quantidade, qualidade, momento certo, sem perdas e sem geração de estoques.  Just in Time (JIT) – “bem na hora”  Minimização dos prazos de fabricação dos produtos finais;  Redução dos níveis de inventário;  Redução dos tempos de preparação da máquina;  Redução do tamanho dos lotes fabricados;  Liberação para produção através do conceito de “puxar”;  Diminuição dos custos operacionais, flexibilidade da produção, mais velocidade na entrega, qualidade constante;  O abastecimento se dá através de um estreito relacionamento com fornecedores como parceiros.  Não se adapta facilmente à produção diversificada. JIC – Just in Case – caso for necessário, estará pronto JIT – Just in Time – quando for necessário, estará pronto b) Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos - (Supply Chain Management)

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O SCM ou gerenciamento da cadeia de suprimento é um conceito amplo que envolve a integração dos processos de negócios (ligando o mercado, a rede de distribuição, o processo de produção e a atividade de compra) desde o usuário final até o fornecedor, de forma a agregar valor ao cliente. Está relacionado ao conceito de logística integrada, como o processo de planejamento, operação e controle defluxos de informação e matéria-prima, materiais em processo e produtos acabados, desde a fonte até a entrega ao usuário final, assegurando o mínimo custo e a satisfação do cliente. A logística (arte de calcular) refere-se a todas as atividades de manutenção de estoques e armazenagem, processamento dos pedidos e transporte desde o ponto de aquisição até o consumo final. A logística tem preocupação com toda a cadeia produtiva desde a fonte até consumidor final. c) ECP - Efficient Consumer Response O ECP – Resposta Eficiente ao Consumidor é uma evolução da Logística em direção ao SCM, iniciado na década de 90 nos EUA. Trata-se de um conjunto de metodologias, através de parcerias e alianças, visando otimizar a cadeia logística, de forma mais flexível, para melhorar o atendimento prestado ao cliente final, reduzindo os custos nas diversas etapas da cadeia de suprimento. ECP visa promover e desenvolver a colaboração entre a indústria e o comércio, fornecedores e varejistas, através de um fluxo consiste de produtos e informações que caminham bidirecionalmente na cadeia logística de abastecimento para melhor satisfazer as necessidades do consumidor da forma mais rápida e eficiente. Constitui uma evolução do:  JIT (introduzido na indústria automobilística) e do Quick Response: Introduzido nas indústrias têxteis e de vestuário. Princípios básicos para melhorar o atendimento ao cliente final • • •

Introdução eficiente de produtos Sortimento eficiente de produtos Promoção eficiente de produtos

d) Efeito Chicote na cadeia de Suprimentos O efeito chicote observado por Forrester (“efeito bullwhip” ou “efeito whiplash”) acontece quando uma pequena oscilação de consumo em uma ponta da cadeia causa grandes variações nos atores mais distantes. Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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As empresas de um modo geral, como forma de se defenderem de eventuais faltas de produtos, aumentam seus estoques de segurança, de produtos acabados ou de matérias-primas e peças/componentes, aumentando as distorções na propagação da previsão de demanda na cadeia.

1.9. Avaliação de Estoques Visa dimensionar quanto de capital está imobilizado no estoque. a) Avaliação pelo Custo Médio: aceito pelo fisco, para períodos inflacionários. A cada nova aquisição é calculada uma nova média.

b) Avaliação pelo Método PEPS (FIFO): aceito pelo fisco. Para períodos inflacionários, os valores dos estoques finais são maiores e o custo das mercadorias vendidas é menor e o lucro, o maior. Caso haja deflação, sairão primeiro as mais caras, maior CVM, ficando no estoque as mais baratas, menor estoque final, lucro menor.

c) Avaliação pelo Método UEPS (LIFO): em períodos inflacionários obtém o menor valor possível para o estoque final, o CMV é o maior possível, acarretando um lucro menor, logo é o melhor método em termos gerenciais, para períodos inflacionários, não obstante não ser permitido pelo fisco.

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d) Avaliação pelo Custo de Reposição: Custo de Reposição (CR) = Preço Unitário (PU) + Acréscimo do Custo de Reposição – valores atualizados em razão dos preços de mercado

1.10. Funções da Administração de Estoque na Administração Pública       

Determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item; Manter os instrumentos de registros de entradas e saídas atualizados; Promover consistências periódicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depósitos (fichas de prateleira) - e a consequente existência física do material na quantidade registrada; Identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento; Emitir os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocável; Manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a política traçada pelo órgão ou Entidade; Identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada física dos itens inativos devido à obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis, dos depósitos subordinados a esse setor.

2. Compras Uma compra será considerada eficiente quando a aquisição de materiais for realizada a um preço econômico, com qualidade e celeridade. A função Compras vai desde a análise das ordens de compras, localização dos fornecedores, fontes de suprimento, cotação, negociação, aquisição de materiais, acompanhamento dos pedidos Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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junto aos fornecedores e o recebimento do material comprado, assegurando a quantidade, qualidade, tempo oportuno, a custo econômico. Ciclo de Compras

O recebimento das compras é feito no almoxarifado, mas o controle do recebimento conta com a participação da área de compras. A área de compras pode estar estruturada funcionalmente por áreas que envolvam cadastro de fornecedores, acompanhamento de compras (seguimento de compras), processamento dos pedidos e ainda possuir áreas divididas em compras locais, por importação, etc.. 

Centralização de compras: oportunidade de negociar maiores quantidades, homogeneidade da qualidade dos materiais, controle maior por parte da direção, melhoria na relação com fornecedores.



Descentralização de compras: maior atendimento das necessidades locais; maior conhecimento dos fornecedores locais, agilidade e flexibilidade nas compras.

Classificação de Compras 

Compras formais: exigem documentos que comprovem a tramitação de um processo;



Compras informais: de pequeno valor, sem muitos trâmites burocráticos (na AP não existe essa informalidade);



Compras antecipadas: antes de acontecer o consumo, carecem de planejamento prévio;



Compras parceladas: por meio de contratos;



Compras emergenciais: urgentes, não previstas e normalmente prejudiciais à empresa, pois reduzem o poder de negociação.



Compras diretas: compras rotineiras;



Compra nova: inédita, demora mais tempo.

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

Recompra modificada: procedimentos.

compras

rotineiras

que

sofrem

alguma

variação

nos

2.1. Compras na Administração Pública Na Administração Pública as compras devem ser realizadas através de Licitação que é um procedimento formal no qual se convoca, mediante condições estabelecidas, empresas interessadas na apresentação de proposta.  Métodos do Pedido de Compra  Descritivo: identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível;  Referencial: que identifica indiretamente o item, através do nome do material, aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência de marca. ***** Uma especificação funcional, utilizada por compras, para garantir a qualidade dos produtos, pode ser descrita por marca, caracterização de aspectos físicos e químicos, por método de produção, por desenho ou outros. A marca somente será admitida quando tecnicamente justificável.  Escolha dos Fornecedores É importante que a área de compras mantenha um bom relacionamento com os fornecedores numa relação de ganha-ganha, para que ambos possam ter vantagens e estabilidade. Os fornecedores podem ser classificados:   

Fonte simples: um fornecedor selecionado entre vários, para um relacionamento de longo prazo; Fonte única: fornecedor exclusivo; Fonte múltipla: vários fornecedores, com competitividade, favorecendo o poder de barganha.

Na Administração Pública há o SICAF – Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores no âmbito do SISG – Sistema Integrado de Serviços Gerais, que fornece apoio aos processos de compras, no qual os fornecedores são habilitados previamente e parcialmente (depois é necessária a validação da documentação exigida em uma unidade cadastradora), sendo condição necessária para que a empresa participe do pregão eletrônico e da cotação eletrônica. Além disso, é condição para a participação das compras públicas que o objeto licitado seja pertinente ao ramo de atividade, através da análise do contrato social. É importante acessar o site do Comprasnet, para obter maiores informações. Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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

A postura do comprador da área de compras e de todos envolvidos deve se pautar por atitudes éticas.

3. Gestão Patrimonial A gestão patrimonial envolve o controle tanto dos bens patrimoniais móveis como imóveis. A Gestão Patrimonial é realizada através das atividades de entrada do bem no almoxarifado, com o recebimento, aceite, tombamento e registro; guarda, conservação interna e armazenagem; classificação; movimentação; distribuição e controle, incorporação e inventário. 3.1. Recebimento e Aceite de Materiais O recebimento envolve a entrada dos materiais, conferência quantitativa, conferência qualitativa e regularização. 

Recebimento: ato no qual o material é entregue pelo fornecedor, em local previamente designado, que transfere a responsabilidade pela guarda e conservação do material, não implicando em aceitação. Deverá ser entregue no almoxarifado ou no lugar designado, sendo que o registro de entrada será sempre no almoxarifado. O recebimento decorrerá de compra, cessão, doação, permuta, transferência, produção interna. São documentos hábeis para recebimento: Notas Fiscais, Faturas, Termo de Doação, Cessão ou Permuta, Nota de Transferência, Guia de Produção. Desses documentos constarão, obrigatoriamente: descrição do material, quantidade, unidade de medida, preços (unitário e total).



Aceitação: operação na qual se declara na documentação fiscal que o material recebido satisfaz as condições contratadas, segundo a conferência quantitativa e o exame qualitativo.

O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de: a) conferência; e, quando for o caso; b) exame qualitativo. O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega, será recebido e aceito pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse fim. Se o material depender, também, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor e solicitará o exame à unidade competente, para a respectiva aceitação. O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual, em princípio, fará parte o encarregado do almoxarifado.

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

A conferência quantitativa pode ser realizada por acusação ou contagem cega, quando o conferente não verifica a correspondência entre a quantidade declarada pelo fornecedor e a efetivamente entregue.



Caso o material apresente algum problema, não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, cabe ao encarregado do recebimento providenciar junto ao fornecedor a regularização da entrega, com a devolução total ou parcial.

**** A lei 8666, art. 73, estabelece que o recebimento do objeto poderá ser feito provisoriamente, para posterior verificação da conformidade do material com a especificação; e definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação. Mas isso não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança e nem ético-profissional pela execução do contrato (§2º, art 73). 3.2. Tombamento do bem material  Tombamento é procedimento de incorporação do material permanente ao patrimônio da empresa.  É quando ocorre à identificação do bem com características físicas, valor de aquisição e colocação de um número sequencial de registro patrimonial sequencial, com códigos alfanuméricos ou numéricos aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaquetas ou etiqueta apropriada. O número de registro patrimonial do material bibliográfico poderá ser aposto mediante carimbo.  Somente os bens móveis permanentes são passíveis de tombamento.  Segundo a STN, materiais com baixo valor monetário, cujo custo de controle seja superior ao seu benefício, devem ser, preferencialmente, considerados materiais de consumo. Nesse caso, devem ser controlados de forma simplificada, por meio de relação-carga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. Esses bens devem, no entanto, ser registrados contabilmente no patrimônio da entidade.  Se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, em razão da durabilidade, quantidade utilizada ou valor relevante, também deverá ser controlado por meio de relação-carga, e incorporado ao patrimônio da entidade.  Termo Patrimonial de Responsabilidade: documento que consolida a carga patrimonial e efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatário;  Controle físico: lançamento em sistema próprio (Manual ou Eletrônico) das características própria do bem – Identificação.

 Carga e Descarga na Administração Pública Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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 Carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário. O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro e apropriação dos custos.  Descarga - a transferência desta responsabilidade, que deverá, quando viável, ser precedida de exame do mesmo. ***** Cabe ao gestor patrimonial a elaboração e controle do termo patrimonial (o servidor consignatário tem responsabilidade pela guarda e uso do bem); o tombamento do bem, os inventários e os registros de movimentação (deslocamento do bem permanente) e transferência (movimentação do material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade). 3.3. Armazenagem A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequada mente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade. O armazenamento ocorre no almoxarifado local destinado à guarda de materiais, preservando a qualidade e a quantidade dos itens.  Cuidados na armazenagem:  Devem ser resguardados contra o furto ou roubo e protegidos contra a ação dos perigos e ameaças climáticas, bem como de animais;  Devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;  Na AP os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque.  Localização dos Materiais  Sistema de Estocagem Fixa: uma área especifica para cada tipo de material.  Sistema de Estocagem Livre: os materiais vão ocupando os espaços vazios disponíveis, junto aos pontos de utilização. **** O sistema de endereçamento ou codificação é utilizado para os dois sistemas, visando indicar o posicionamento do material.  Critérios de Estocagem  Armazenagem simples: materiais que não demandam cuidados especiais.

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 Armazenagem complexa: materiais que precisam de medidas especiais para guarda em razão da fragilidade, peso, forma ou volume, como materiais inflamáveis, explosivos, voláteis, radioativos, perecíveis.  Tipos de armazenagem  Por tamanho, peso e forma: de características físicas semelhantes, permite maior aproveitamento do espaço físico, mas demanda mais controle.  Por frequência de entrada e saída: não aproveita bem os espaços.  Por agrupamento ou complementaridade: materiais associados ou compatíveis, cuja frequência de solicitação é conjunta. Facilita a arrumação, mas dificulta o aproveitamento do espaço.  Especial: em razão do peso, forma, volume ou fragilidade (perecíveis - método PEPS).  Área externa: custos menores e aumento e espaço do almoxarifado.  Coberturas alternativas: como galpão fixo e móvel.

 Formas de arranjo de físico - lay-out Para a definição do lay-out é importante definir o material, volume, tempo de armazenagem, tipos de embalagens, necessidade de controle, uso de equipamentos e instrumentos.

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 Técnicas de Estocagem de Materiais  Carga unitária: acondiciona material visando ao manuseio, transporte e armazenamento como uma unidade, formada de um conjunto de materiais.  Caixas ou gavetas: materiais de pequenas dimensões.  Prateleiras: materiais de tamanhos diferentes.  Raques: peças longas e estreitas.  Empilhamento: em caixas.  Contêiner flexível: sólidos a granel e líquidos.  Containers: caixas fechadas para transporte intermodal.  Pallets: estrados para empilhamento de cargas unitárias, para aproveitamento do espaço vertical.  Engradados: para materiais frágeis ou irregulares.

 Embalagens As principais funções das embalagens são: contenção, proteção e comunicação. Possuem estreita ligação com todas as atividades de logística, como armazenagem, manuseio, movimentação e transporte.  Caixa de papelão: grande economia em relação à caixa de madeira.  Tambores: para líquidos, sólidos, pastosos, fluídos, granulados; muito resistente e de fácil recuperação.  Fardos: para redução de volumes.  Recipientes plásticos: para líquidos e materiais a granel.

 Requisição e Distribuição de Materiais na Administração Pública

As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos órgãos e entidades serão supridas exclusivamente pelo seu almoxarifado. São dois os processos de fornecimento:  Por Pressão: de uso facultativo, no qual se entrega o material ao usuário mediante tabelas de provisão, com épocas fixadas, independente de solicitação do usuário, envolvendo material de limpeza e conservação, material de expediente e de uso rotineiro e gêneros alimentícios. Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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 Por Requisição: processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usuário mediante apresentação de uma requisição (pedido de material) de uso interno no órgão ou entidade.  As requisições/fornecimentos deverão ser feitas de acordo com catálogo de material, em uso no órgão ou entidade. 3.4. Movimentação de Materiais A movimentação visa a obter um fluxo eficiente, atendendo aos critérios da adaptabilidade aos vários tipos de carga, utilização de transporte mecânico ou automatizado, aproveitando o espaço cúbico, minimizando as distâncias e respeitando o fluxo de operações.  Na AP a movimentação deverá ser realizada através de registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador) à vista de guia de transferência, nota de requisição ou de outros documentos de descarga.  Equipamentos  Veículos industriais:  Carretas;  Carrinhos (curtas distâncias no interior do almoxarifado);  Empilhadeiras (para transporte de pallets, para otimizar os espaços verticais);  Tratores e traillers.  Transportes Contínuos: como correias, esteiras, roletes transportadores;  Guindaste, Talhas (polias em série) e Elevadores: para manuseio em áreas restritas, de maneira constante e ininterrupta, normalmente de cargas pesadas;  Ponte de pórtico rolantes: vigas que correm sobre trilhos, para transporte pesado, em áreas restritas.  Contêineres e Estruturas de suporte: sem mobilidade própria, para suporte de outros equipamentos, como tanques, plataformas, estrados, pallets.  Transportes  Modal  Transporte rodoviário: tempo rápido de entrega, para pequenas e médias distancias;  Transporte ferroviário: para longas distâncias e para grande volume, com grande custo fixo operacional. 

Transporte aquaviário: transporte entre continentes, com tempo de entrega maior;



Transporte aeroviário: altos custos e pequenas quantidades.



Transporte dutoviário: custo baixo de transporte para óleos, gás e derivados.

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 Transporte combinado: É o transporte de carga de um veículo por meio de outro em um único carregamento ou veículo;  Transporte intermodal: É o deslocamento de carga através de vários meios de transporte, desde o ponto de origem, via um ou mais pontos de interligação, até o ponto final, utilizando diferentes operadores, cada um se responsabilizando pelo seu trecho.  Transporte multimodal: vários modos de transporte, com vários tipos de veículos, um conceito que coloca a responsabilidade das atividades de transporte sob um único operador, o qual gerencia e coordena o processo todo.  Cross Docking: os produtos com elevados índices de giro e de perecibilidade e que não são estocados, mas apenas cruzam o armazém indo direto aos pontos de venda, envolvendo ciclos rápidos de movimentação, sincronizados, nas diversas etapas.

3.5. Inventário É um instrumento de controle que visa:  A confirmação da existência física e verificação dos saldos de estoque nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes da organização, para verificar: 

Discrepâncias entre o estoque contábil e o estoque físico, inclusive em termos monetários, para realizar ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real.



A apuração do valor total do estoque (contábil), quando o inventário é realizado próximo ao encerramento do exercício fiscal.

 Demonstrar a situação dos materiais estocados e dos materiais permanentes no tocante ao saneamento dos estoques, necessidades de uso, reparos e manutenção. A recuperação dos bens somente ocorrerá se a despesa for de 50% do valor do bem no mercado. São formas de saneamento e desfazimento:     

Desfazimento: alienação - venda, permuta ou doação. Comodato: empréstimo por tempo determinado. Extravio, perda ou sinistro. Bens inativos ou ociosos: recuperação, reutilização ou cessão/doação. Bens antieconômicos e irrecuperáveis: deverão ser alienados (através de venda, permuta ou doação).

 A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado é realizada através dos resultados obtidos no levantamento físico.  Classificação dos Inventários Boa Viagem Rua Visconde de Jequitinhonha,76-Recife-PE Tel.81 – 3462-8989 – CEP: 51021-480

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 Inventários gerais ou periódicos: efetuados ao final do exercício fiscal, abrange a contagem de todos os itens de estoque, cujas informações são relacionadas no inventário analítico. No final do exercício fiscal é chamado de geral.  Inventários rotativos ou permanentes: realizado através de contagens programadas em determinado período, de todos os itens de determinada categoria. Não necessita de paralisação das atividades, abrangendo a contagem de todos os itens no período fiscal, de forma rotativa e contínua. **** As contagens dos itens da curva ABC não precisam que sejam realizadas de forma rotativa para todos os itens, podendo adotar esse critério somente para alguns itens.  Planejamento dos Inventários 1. Convocação das equipes de inventariantes (normalmente se prevê duas equipes, uma de reconhecedores, que fazem a primeira contagem e outra de revisores, para o cômputo dos itens); 2. Arrumação física; 3. Cartão de inventário: para o registro da contagem de cada item; 4. Cut-off para documentação e movimentação de materiais: mapa contendo notas fiscais, notas de entrada, requisição e devolução de materiais; 5. Atualização dos registros de estoque; 6. Contagem do estoque: cada item é contado duas vezes. Se o coordenador perceber que não está correto, deverá haver uma terceira contagem por outra equipe diferente; 7. Reconciliações e ajustes.  Inventário na Administração Pública  Tipos de Inventário:       

Anual; Inicial; De transferência de responsabilidade; De extinção ou transformação da UG; Eventual; Inventário Rotativo Inventário por Amostragens para o acervo de grande porte.

 No inventário analítico constará: 

Descrição padronizada;

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   

Número de registro; Valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação); Estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável); Outros elementos julgados necessários.

**** O bem móvel, cujo valor de aquisição ou custo de produção seja desconhecido, será avaliado tomando como referência o valor de outro semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conservação e a preço de mercado. **** Caso na contagem dos itens obtenha-se valores divergentes nas duas primeiras contagens, deverá se proceder a uma terceira contagem.  Baixa de Bem 

É a retirada contábil do acervo patrimonial, que faz com que o bem deixe de fazer parte do ativo imobilizado da organização.



O número patrimonial do bem baixado não poderá ser repassado a outro bem, servindo de controle dos itens patrimoniais desincorporados. Caso o bem seja reincorporado, o número é restituído ao mesmo bem.

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