QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS_Arquifes

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QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS

QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS MINUTA. ELABORADA EM 26/03/2020 POR RODOLFO PERES RODRIGUES. CNIFES - COORDENAÇÃO GERAL COD. AÇÃO

24 25 26 29 30

AÇÃO

Instaurar processo de discussão da transformação da Rede ARQUIFES em uma Associação, que tramite a partir dos eventos regionais Arquifes para deliberação no VII Enarquifes. Instaurar processo de definição da Rede ARQUIFES, que tramite a partir dos eventos regionais Arquifes para deliberação no VII Enarquifes, com o texto-base na forma do Anexo II. Definir que a Comissão Organizadora do VI Enarquifes realize a divulgação dos resultados do evento junto à instituições, órgãos e entidades de interesse. Aprovar que o Comitê Nacional de Arquivistas das IFES (CNIFES) elabore e apresente proposta de metodologia e minuta de regulamento do Enarquifes no evento previsto para 2021. Estabelecer que a organização do Enarquifes convide arquivistas para a apresentação de experiências de sucesso.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

24 25 26 29 30

CNIFES - SECRETARIA GERAL COD. AÇÃO

23

AÇÃO

Aprovar o Regimento do Comitê Nacional dos Arquivistas das IFES (CNIFES) na forma do Anexo I.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

23

CNIFES - COORDENAÇÃO DE GRUPOS DE TRABALHO

3/26/2020

1

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COD. AÇÃO

6 18 21

27

QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS

AÇÃO

Criar um Grupo de Trabalho denominado "Política Arquivística Institucional das IFES". Criar Grupo de Trabalho denominado "Memória Institucional das IFES". Criar um Grupo de Trabalho denominado "Capacitação em Tecnologia da Informação" com a finalidade de conhecer a necessidade de capacitação em Tecnologia da Informação para os Arquivistas das IFES e propor sugestões. Definir que as respostas aos instrumentos de coleta de dados elaborados pelos grupos de trabalho sejam compreendidas enquanto manifestação oficial da instituição, não personificada, e que isto esteja anunciado em seu conteúdo.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

6 18 21

27

CNIFES - COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO COD. AÇÃO

19 28

AÇÃO

Nota de Repúdio ao Decreto nº 9.991, de 28 de agosto de 2019 e aos prejuízos que ele implica ao comprometer a capacitação contínua necessária aos trabalhadores da área de arquivo. Publicar os trabalhos realizados em revista eletrônica.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

19 28

CNIFES - COORDENAÇÃO DE ARTICULAÇÃO COD. AÇÃO

20.1

20.2

3/26/2020

AÇÃO

Solicitação de esclarecimentos à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (EBSERH) que apresente a necessidade de contratação de arquivistas para os Hospitais Universitários das IFES. Solicitação de esclarecimentos à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (EBSERH) que questione as atividades que serão exercidas pelos Bibliotecários a serem contratados mediante o Concurso Público nº 01/2019 instaurado pelo Edital nº 4/2019 a fim de verificar a compatibilidade ao previsto na Lei que dispõe sobre a profissão de bibliotecário e na Lei que dispõe sobre a profissão de arquivista, para, se for houver irregularidade, apresentar pedido de retificação com apoio do Fórum Nacional de Associações de Arquivologia do Brasil (FNArq);

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

20

20

2

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QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS

GT - ACERVO ACADÊMICO COD. AÇÃO

1

2

7.1

8.1 8.2 8.3

AÇÃO

Reivindicar a supressão do Artigo 104 do Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, que impõe indiscriminadamente a conversão para meio digital de todos documentos que compõem o Acervo Acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) sem critérios arquivísticos e previsão de recursos. Exigir que o Ministério da Educação provenha financiamento específico para o tratamento e custódia dos arquivos das Instituições de Ensino Superior descredenciadas que estão depositados e sob responsabilidade das IFES. Recomendar a contribuição com a gestão, preservação, acesso e autenticidade do acervo acadêmico digital das IFES em consonância com o instrumentos normativos e orientações emanadas pelo Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos. Mapeamento, via Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC), das práticas de preservação digital dos sistemas em uso para gestão e armazenamento do Acervo Acadêmico e Diploma Digital. Realizar levantamento dos tipos documentais que compõe o Assentamento Individual do Aluno por IFES como subsídio às atividades trabalhos do GT Acervo Acadêmico. Sensibilização dos dirigentes das IFES sobre a relevância do Arquivo como setor estratégico da administração, no que tange à gestão dos documentos, que contribuem para o acesso à informação acadêmica e preservação da memória institucional.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

1

2

7

8 8 8

GT - AFD COD. AÇÃO

9

3/26/2020

AÇÃO

Aprovar interlocução com as entidades sindicais que representam as categorias dos servidores públicos das IFES (Andes, Fasubra, ProIFES e SINASEFE) para discutir os problemas relacionados à implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD) e suas consequências aos direitos dos servidores com vistas à propor ações que contribuam para resguardá-los.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

9

3

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10 10.1

10.2

10.3 12.1 12.2 12.3 12.4

12.5 12.6 12.7 12.8 12.9

3/26/2020

QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS

Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a adequação dos sistemas de tramitação de processos eletrônicos aos requisitos do AFD. Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a adoção de Sistema de Gestão de Documentos em conjunto com solução de armazenamento, preservação e acesso que atenda a legislação arquivística. Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a implantação efetiva do processo eletrônico nas atividades de gestão de pessoas, em consonância com o Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015, de modo que o número de IFES que utilizam exclusivamente documentos nato digitais nos assentamentos funcionais digitais (AFD) seja ampliado. Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a obrigatoriedade de um arquivista nas comissões constituídas para implantação do AFD nas IFES. Escalonar os dados obtidos de forma a permitir a atribuição de um nível de aderência (satisfatório, razoável, insatisfatório) ao Programa do Assentamento Funcional Digital de cada uma das IFES e o relacionamento destes níveis ao número de assentamentos e quantidade servidores; Estudar a classificação do Assentamento Funcional dos Servidores; Pleitear junto ao Ministério da Economia a capacitação dos servidores das unidades de gestão de pessoas e de arquivo das IFES em AFD; Pleitear junto ao Ministério da Economia a determinação da remoção de documentos estranhos à relação de tipos documentais normatizada dos assentamentos funcionais em suporte papel na fase de preparação para digitalização; Pleitear junto ao Ministério da Economia a emissão de nota que recomende aos servidores a observação da tabela de documentos funcionais vigente na preparação dos assentamentos funcionais legados a serem digitalizadas para evitar que documentos com restrição de acesso, como atestados médicos e correlatos, sejam indevidamente incluídos no SIGEPE-AFD. Pleitear junto ao Ministério da Economia a implantação do Sistema Gestão de Serviços (SGS); Pleitear junto ao Ministério da Economia a inclusão de funcionalidade de geração de relatórios no Sistema de Gestão de Pessoas – Assentamento Funcional Digital (SIGEPE-AFD) que permita o controle das atividades desenvolvidas; Pleitear junto ao Ministério da Economia a normatização de tipos documentais que compõem o AFD; Pleitear junto ao Ministério da Economia emissão de ato normativo que disponha a obrigatoriedade de incluir um ou mais arquivistas nas comissões de implantação do AFD nas IFES;

10 10

10

10 12 12 12 12

12 12 12 12 12

4

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13 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7

QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS

Pleitear junto ao Ministério da Economia esclarecimentos sobre a Infraestrutura de Armazenamento do AFD no que se refere ao cumprimento das legislação e normas arquivísticas; Pleitear junto ao Ministério da Economia esclarecimentos sobre o número de IFES que concluíram a digitalização dos assentamentos funcionais legados; Pleitear junto ao Ministério da Economia esclarecimentos sobre possibilidade de aplicação de penalidade ao descumprimento do Projeto Assentamento Funcional Digital por parte de integrante do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (Sipec); Pleitear junto ao Ministério da Economia modificações na classificação de documentos incluídos no AFD; Pleitear junto ao Ministério da Economia o retorno das funções de organização, acesso e edição do SEIAFD; Pleitear junto ao Ministério da Economia participação da Rede ARQUIFES na discussão de melhorias do SIGEPE-AFD; Realizar avaliação da quantidade de servidores dedicados as atividades relacionadas ao AFD nas IFES; Realizar levantamento dos tipos documentais que compõem o AFD por IFES como subsídio às atividades do Grupo de Trabalho;

12 12 12 12 12 12 12 12

GT - CAPACITAÇÃO EM T.I. COD. AÇÃO

22.1 22.2 22.3 22.4

3/26/2020

AÇÃO

Análise da relação dos conteúdos programáticos dos cursos de bacharelado em Arquivologia e o mercado de trabalho; Aplicação de questionário que conste perguntas específicas sobre a temática "documentos digitais"; Estudo para recomendar a criação de disciplinas de preservação digital nos cursos de bacharelado em Arquivologia; Incluir questão sobre a infraestrutura dos cursos no que tange pesquisa e extensão no instrumento de coleta de dados utilizado pela ação "Identificar nos cursos de arquivologia do país disciplinas que atendam as demandas tecnológicas”.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

22 22 22 22

5

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QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS

GT - CLASSIFICAÇÃO COD. AÇÃO

3 4 5

AÇÃO

Aprovar a criação de grupo de arquivistas que proponha parceria com o Arquivo Nacional para revisar e atualizar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação Relativos às Atividade-fim das IFES. Aprovar a proposição de um método de classificação em uma perspectiva descentralizada que confira autonomia para as IFES. Pleitear junto às IFES e ao Arquivo Nacional autonomia para alteração e modificação dos instrumentos técnico às Comissões de Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD's).

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

3 4 5

GT - PEN COD. AÇÃO

11 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 14

AÇÃO

Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a aderência das IFES ao barramento de serviços do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN). Analisar os requisitos dos sistemas utilizados pelas IFES (SUAP, SIE, SIG/UFRN, SEI). Continuar o mapeamento da situação de implantação de sistemas de produção e tramitação de documentos digitais nas IFES. Estudar e propor formas de auxílio na aderência ao PEN. Incentivar as IFES a criar políticas arquivísticas que incluam a definição de procedimentos voltados à produção e tramitação de documentos digitais. Mapear procedimentos e decisões utilizados pelas IFES na formação dos tipos de documentos e processos no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN). Recomendar a pesquisa e o uso de vocabulários controlados e taxonomia em sistemas das IFES.

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

11 13 13 13 13 13 14

GT - POLÍTICA ARQUIVÍSTICA INSTITUCIONAL COD. AÇÃO

3/26/2020

AÇÃO

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

6

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7.2

QUADRO DE AÇÕES E GRUPOS RESPONSÁVEIS

Recomendar a contribuição com o fortalecimento da institucionalização de programas de gestão arquivística de documentos (analógicos e digitais), em especial, das atividades fim das IFES.

7

GT - RDC-ARQ COD. AÇÃO

15

16

17

3/26/2020

AÇÃO

Pleitear junto ao Arquivo Nacional e ao Fórum Nacional de Associações de Arquivologia do Brasil (FNArq) a oferta de cursos em Preservação Digital e Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis nas universidades, institutos federais ou em outras instituições em diferentes regiões do território nacional que permitam a ampla participação de arquivistas das IFES. Aprovar interlocução com a Associação Nacional Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior - Andifes e o Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica - Conif que apresente o Repositório Arquivístico Digital Confiável como ferramenta indispensável à proteção do direito à memória, do patrimônio histórico, e de direitos difusos e coletivos, contidos ou manifestados em acervos documentais digitais. Aprovar a continuidade da elaboração de carta de recomendação de implantação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis à Associação Nacional Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (Andifes) e ao Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (Conif).

PREVISTA NA RESOLUÇÃO Nº

15

16

17

7